Kompletowanie źle zaklasyfikowanej dokumentacji

[Dory]

Mam taki problem. Z teczek, które od jakiegoś czasu przeglądam, wydzieliłam dokumenty, które ewidentnie nie pasują do opisu teczki (np. w "inne sprawy administracyjne" komórki o symbolu AA były dokumenty dotyczące działalności naukowej, o znakach DN, NB, czyli komórek Dyrektor i Zastępca ds. Naukowych. Ok, wydzieliłam, chcę przyjąć ponownie na stan archiwum. Dokumenty, które teraz przerabiam, pochodzą z czasu (lata 70.), kiedy nie obowiązywał jeszcze wykaz akt - wtedy stosowany był system dziennikowy, czyli mam np. znak 1503/DN/1974. Załóżmy, że to pismo zaczyna sprawę, potem jednak mam pisma (dotyczące tej samej sprawy) o znaku NB, czyli już inna komórka, lub w ogóle bez symbolu (tylko np. 1566/1974). Jak to połączyć, skoro symbole komórek są różne, czyli w efekcie nawet nie dałoby się utworzyć teczki, bo niby z jakim symbolem komórki?
Czy ktoś miał podobny problem?
Pracuję w instytucie naukowym pod nadzorem Archiwum PAN.
 

[Dory]

Nikt nie wie, co z tym pasztetem zrobić? Stoję w miejscu, bo nie wiem, jak postępować. Pracownik archiwum nadzorującego przez dłuższy czas będzie nieosiągalny, więc nie mam kogo spytać...

[Rovan]

W tej sytuacji proponuje zwracać uwagę nie tyle na oznaczenie komórki na pismach, co na przynależność dokumentacji do akt danej sprawy. Sprawy pogrupować zgodnie z aktualnym JRWA (skoro w momencie ich powstawania żaden nie obowiązywał), teczki rzeczowe oznaczyć symbolem komórki, która wszczynała dane sprawy (nawet jeśli na późnoejszym etapie w ich realizacji brały udział również inne komórki).

[Dory]

W tej sytuacji proponuje zwracać uwagę nie tyle na oznaczenie komórki na pismach, co na przynależność dokumentacji do akt danej sprawy.

Ok, tylko tak można nad tym zapanować.

Sprawy pogrupować zgodnie z aktualnym JRWA (skoro w momencie ich powstawania żaden nie obowiązywał),

Ok, tylko że zapisy w aktualnym JRWA mogą nie przystawać do rzeczywistości sprzed 30 lat ze względu na inny system, inne zwyczaje... Tak mi się wydaje. Może być z tym problem. A może kierować się zapisami, o ile się da, wykazu akt z 1978 r., czyli tego pierwszego, bardziej przystającego do rzeczywistości?

teczki rzeczowe oznaczyć symbolem komórki, która wszczynała dane sprawy (nawet jeśli na późniejszym etapie w ich realizacji brały udział również inne komórki).

W porządku. Problem w tym, że chyba są też takie przypadki, gdzie pierwsze pismo w sprawie nie ma w ogóle oznaczenia komórki org. Pod pismem jest tylko podpis Dyrektora lub Zastępcy ds. Naukowych lub jeszcze inny. Chyba nie można tak do końca kierować się tym, kto podpisał dane pismo? Gdzieś czytałam, że wtedy najlepiej wybadać, jaki był zakres obowiązków danych komórek i próbować dopasować. Ale tak można się wywieść w pole... Bo przecież mogę się mylić i źle przyporządkować... Help Takie mam fajne kwiatki...

[regalus01]

Garść luźnych przemyśleń:
- skontaktuj się z archiwum, które nadzoruje twój instytut, być może oni udziela ci wskazówek
- zastanów się jaki sens ma archiwizacja dokumentacji sprzed 30 lat. Czy nie lepiej wpisać ją w spisie brakowania i zwrócić się do właściwego AP o zgodę na brakowanie.
- skoro masz podejrzenia, ze jest to wartościowa dokumentacja, poproś o pomoc pracowników, którzy zajmują się podobnymi sprawami, niech oni ustalą wartość akt
- pozostaw układ wewnątrz teczki bez zmian, w końcu to też jakiś dowód na istniejący przed laty system obiegu dokumentacji w instytucie,
- w RP istnieją być może instytuty o podobnym profilu, posiadające archiwa, a ich archiwiści mogą udzielić odpowiednich wskazówek.

[Grzesiek]

W mojej instrukcji archiwalnej (oraz kilku innych, które znam) jest zapis: "sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem archiwum państwowego, jeżeli dokumentacja nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym." Dlatego pomysł by skontaktować się z właściwym archiwum państwowym przed przystąpieniem do prac jest jak najbardziej na miejscu.

[Jarek]

Skąd w ogóle pomysł że masz w tym grzebać, dzielić akta i potem je łączyć wedle własnego widzimisię?

[Dory]

Skąd w ogóle pomysł że masz w tym grzebać, dzielić akta i potem je łączyć wedle własnego widzimisię?

Jak inaczej miałabym oddać coś do brakowania, zostawiwszy np. listy płac w teczce "Inne sprawy administracyjne"? Takie kwiatki też miałam.
W teczce, którą dzisiaj przeglądam i która nosi tytuł "Współpraca z zagranicą. Ogólne" o znaku akt PL-50, kat. B10 (PL - komórka poprzedzająca obecny Sekretariat Naukowy), zostały powkładane dokumenty z dekretacją NB (Zastępca ds. Naukowych), znakiem AG (Główny Księgowy), DN (Kierownik Zakładu), zarządzenia wewnętrzne (podkreślone Do wiadomości: Główny Księgowy). Nie wydaje ci się, że nie mogę tak po prostu tego przekazać do zniszczenia, skoro znaki kompletnie się nie pokrywają, a ten, kto to robił, miał chyba cholerne klapki na oczach i chyba nie miał pojęcia, co robi?
Archiwista ma tylko m.in. przyjmować dokumentację, kierować do zniszczenia itd. Tak, wiem, wiem, tyle że to teoria. U mnie jest tyle nieprawidłowości, że nie można tego tak zostawić.
Zresztą swego czasu miałam pytanie do pracownika archiwum nadzorującego dotyczące akt kompletnie niepasujących do danej grupy rzeczowej. Nie widział przeszkód, by wydzielać to, co nie pasuje, i przyjmować na nowo z dobrym znakiem akt.

[Jarek]

Ja rozumiem dobre intencje, ale: jak sama stwierdzasz dokumentacja powstawała w systemie dziennikowym, i zdaje się że przeprowadzasz jej brakowanie. Na jakiej podstawie dokonujesz kwalifikacji tej dokumentacji? Czy rozumiesz zasadę poszanowania przynależności kancelaryjnej dokumentacji?

[Dory]

Ja rozumiem dobre intencje, ale: jak sama stwierdzasz dokumentacja powstawała w systemie dziennikowym, i zdaje się że przeprowadzasz jej brakowanie. Na jakiej podstawie dokonujesz kwalifikacji tej dokumentacji? Czy rozumiesz zasadę poszanowania przynależności kancelaryjnej dokumentacji?

Ok, już mniej więcej wiem, co robić. Przepraszam, że się uniosłam, ale w obliczu ignorancji i bezmyślności mojego poprzednika jestem bezradna.
Dochodzę do wniosku, że kursy archiwalnej to tylko wstęp do prawdziwej przygody archiwalnej - tylko w pracy w archiwum można spotkać różne przypadki i zagwozdki, jak postępować. Niełatwy kawałek chleba, ale ciekawy.
Dzięki za odzew