Przekazywanie nośników ze składu do archiwum

[MarcinP]

W §47 pkt 1 jest mowa ogólnie o przesyłkach elektronicznych, a więc, gdy wpływa jakiś dokument wyłącznie w formie elektronicznej, wówczas - jak rozumiem - należy ten dokument wydrukować i zapisać na jakimś informatycznym nośniku danych (np. na płycie CD). Pismo (wydruk przesyłki w formie elektronicznej) wraz z nośnikiem przekazać należy do składu informatycznych nośników danych, a stamtąd pracownik odpowiedniej komórki nośnik z wydrukiem może wypożyczyć. Nośnik z wydrukiem oddaje się z powrotem do składu po zakończeniu sprawy.

[szerka]

Do słów Marcina - nic dodać, nic ująć . Każdy urząd i instytucja objęta rozp. z 18 stycznia, w systemie EZD i tradycyjnym, ma obowiązek prowadzić SIND. A czy prowadzi, to inne zagadnienie...

[MarcinP]

Dodałbym jednak, że wymóg zapisywania przesyłek elektronicznych wpływających na nośniki danych dotyczy tylko tych wymienionych w §47 pkt 1, a więc tych, których nie można wydrukować w pełnej postaci. Wymóg ten nie dotyczy wszystkich przesyłek, jak wcześniej napisałem.

[tola33]

Witam,
a ja mam jeszcze trochę inny problem,
kwestię składu nośników rozwiązujemy umownie tzn. jest przyjęte że każda komórka ma swój skład nośników u siebie, a w rzeczywistości nośniki - oznaczone numerem wpływu do urzędu już w kancelarii, bezpośrednio markerem na nośnikach  - przechowywane są razem z aktami sprawy.
Po zakończeniu sprawy i odczekaniu dwóch lat, nośniki oddziela się od dokumentacji papierowej i na podstawie osobnego spisu dla nośników informatycznych przekazuje do archiwum zakładowego (oznaczenie nośnika to numer nadany w kancelarii).
I teraz tak: jak wszystko jest skopiowane do systemu wspomagającego nasz system tradycyjny, to wiem że takie nośniki mają kat. Bc i po zaliczeniu całej procedury brakowania można zniszczyć.
A jeżeli zawartość nośnika z powodu specyficznego formatu nie została przeniesiona do systemu a nośnik jest częścią sprawy o kat. A, to czy nośnik też ma kat. A
Dodatkowo jeżeli w AZ należy kontrolować nośnik co 5 lat, a zawartość jak już wspomniałam ma dziwny format i zabezpieczenia które zezwalają na wgląd ale nie zezwalą na drukowanie lub przekopiowanie na inny nośnik, jak należy postąpić w przypadku płyt CD które dłużej nić 10 lat nie pożyją, a co dopiero całą wieczność
Może ktoś ma podobny problem  .

[Rovan]

Jeśli dane na nośniku są częścią akt sprawy zakwalifikowanych do kat. A, to oczywiście również mają kat. A (zakładając, że nie zostały skopiowane do systemu).
Odnośnie kopiowania - nawet jeśli płyta jest zabezpieczona przed kopiowaniem, takie zabezpieczenia można obejść (np. ripując płytkę). Proponuję zgłosić się z tym problemem do informatyków w Twoim urzędzie.

[inka]

witam, chciałabym wznowić wątek. Gdy przyjmujecie informatyczne nośniki danych do archiwum zakładowego to rejestrujecie spis zdawczo-odbiorczy nośników w tym samym wykazie co akta, czy trzeba założyć dla nich osobny wykaz?

[MarcinP]

Należy rejestrować jako kolejny spis. Aktotwórca jest przecież ten sam.

[inka]

dzięki za szybką odpowiedź

[GAP1]

A jak powinien wyglądać spis zdawczo-odbiorczy nośników elektronicznych?

[MarcinP]

Na stronie nr 1 niniejszego wątku znajduje się przykładowy wzór spisu do pobrania.

[Rovan]

Ponadto wszystkie niezbedne elementy takiego spisu wymienione zostału w instrukcji archiwalnej stanowiacej załącznik do rozp. PRM z 18.01.2011

[krzysiekp]

Witam
zauważyłem, że w znacznej części uczelni spis IND stanowi załącznik do spisu zdawczo-odbiorczego tradycyjnych teczek akt spraw. Załącznik ten zawiera takie kolumny jak: 
1. Pozycja w spisie zdawczo ? odbiorczym  teczki akt spraw, do której przyporządkowany był nośnik
2.Znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik
oraz informacje zgodne z wymogami rozporządzenia z 2011 (typ nośnika, numer seryjny)
Czy takie rozwiązanie można uznać za prawidłowe ?

[Jarek]

Myślę że to rozwiązanie powinni ocenić badacze naukowo zajmujący się archiwistyką - ocenić pod względem formalnym i merytorycznym, w oparciu o prowadzone badania naukowe.

[Jarek]

No dobra, żarty na bok.
Żeby takie rozwiązanie można uznać za prawidłowe, powinno być zgodne z zapisami instrukcji kancelaryjnej. Czy tak jest?

[krzysiekp]

Taki schemat postępowania zapisany jest w IA. W uczelniach wyższych wobec braku resortowych przepisów widać wyraźnie próby usystematyzowania tego zagadnienia dlatego proszę o wskazówki od osób, które w EZD mają już kilkuletnie doświadczenie.