Archiwizacja kopii zagubionych dokumentów

[krzysiekp]

Witam,
dokonuje analizy "odnalezionej" ostatnio dokumentacji przechowywanej w tradycyjnym biurku wieloletniego pracownika. Znajdują się tam kopie dokumentacji np. kronik, ksiąg pamiątkowych, czyli materiałów archiwalnych, których oryginały nigdy nie trafiły do zasobu archiwum (brak oczywiście informacji gdzie one mogą się znajdować). Czy w takim przypadku istnieje podstawa przyjecie do zasobu archiwum odnalezionych kopii tych dokumentów?

[Rovan]

Tak. W sytuacji gdy oryginały zaginęły, powinny zostać zastąpione przez kopie, skoro takie istnieją.

[Barsa]

Jeżeli się odnajdą to po prostu zgłoszenie do AP i ekspertyza... także nie ma co się martwić, że zostaniesz z dwiema kronikami itd.

[krzysiekp]

Dzięki za odpowiedź.

[krzysiekp]

Dobry wieczór,
wznawiam temat poniewaz muszę tłumaczyć się, ze przyjąłem do zasobu archiwum kpie dokumentacji (inny dokument niż w temacie wątku) Prosze o podpowiedz w jaki sposob merytorycznie mam bronic sie, ze w taki sposób postąpiłem skoro wiedziałem, ze w teczce akt jest kopia dokumentu a nie oryginał. W Instrukcji Kancelaryjnej nie mam zapisu dotyczącego opisanej sytuacji.

[Barsa]

Lecz przed kim Ty się masz tłumaczyć? Za nieuprawnione zniszczenie to są kary i "tłumaczenia się"... takie coś o czym piszesz, choć bardzo mało napisałeś, to jest żadne uchybienie.

Pytanie podstawowe, dlaczego to zrobiłeś? Tak naprawdę jako powód można podać choćby to, że nie byłeś pewny, że czy zachował się oryginał... albo, że na kopiach były jakieś zapiski, których nie było na oryginałach.

Nie przejmuj się też, mogę Cię zapewnić, że w wielu urzędach, tych centralnych widziałem kopie, kopi w archiwum i nikt z tego powodu nieprzyjemności, co najwyżej problem z miejscem. Chyba, że ktoś szuka na Ciebie czegoś i mocno kombinuje co tu znaleźć ale naprawdę z tymi kopiami to żaden argument. Archiwista zakładowy też może podejmować dużo autonomicznych decyzji. Oczywiście zgodnie z przepisami (je też można różnie interpretować), ale tak samo jak księgowa może trzymać sobie 3 kopie faktur w różnych segregatorach, to Ty też możesz robić podobne rzeczy, choć nie namawiam do tego

[krzysiekp]

Problem pojawił się ponieważ sad zażądał wydania oryginałów lub ewentualnie poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii jako materiał
w postępowaniu.
W moim przypadku było tak jak napisałeś, ze w momencie archiwizacji aktotworca nie był wstanie odnaleźć oryginałów i po konsultacjach ze mną podjąłem taka decyzje.

[Rovan]

Skoro oryginały nigdy nie trafiły do archiwum, to nie jest Twój problem. Ty odpowiadasz za dokumenty na stanie AZ.
Niech się tłumaczy kierownik komórki, która te oryginały zagubiła.

[krzysiekp]

Dzięki, przyjmę taka linie obrony.
Pozdrawiam

[Barsa]

Jesteś też koordynatorem czynności kancelaryjnych? Jeżeli tak to "problem" jednak Cię dotyka i w sumie na takie okoliczności warto mieć "dupokryjki", że prosiłeś działy w swoim urzędzie, żeby zdawały dokumenty jak przewiduje IK. Oczywiście to jest głównie ich problem, że tak nie było, ale też koordynator powinien "opiekować się" tym właściwym obiegiem dokumentów.
W tym przypadku po przyjęciu kopii najlepiej byłoby sporządzić notatkę służbową dlaczego tak się stało i co się stało/mogło się stać z oryginałami. Wtedy już jesteś w 100% kryty.

Osobiście nie lubię tych całych notatek, maili wysyłanych tylko po to, żeby mieć podkładkę, że coś się zrobiło, ale cóż taka specyfika pracy w urzędach.