Erasmus-dokumentacja

[krzysiekp]

witam
Uczelnia przystąpiła do programu wymiany studentów i pracowników i w związku z tym zaczęto wytwarzać nowe dokumenty. Czy ktoś z forum ma doświadczenie w archiwizacji tego typu dok. (okresy przechowywania, zasady obiegu i kompletowani teczek). Z analizy JRWA innych uczelni dostrzegam duża rozbieżność w tej kwestii.

[Jamaika]

Dokumentacja z procesu rekrutacji:
http://bwz.uni.lodz.pl/llp-erasmus-praktyki/zasady/zasady-rekrutacji-i-wyjazdow-na-praktyki-20112012
Dokumentacja z procesu rekrutacji musi zawierać:
a) Wykaz wszystkich kandydatów, którzy złożyli dokumenty (zalecany plik Excela) wraz z Formularzami zgłoszenia na studia za granicą wszystkich kandydatów,
b) Protokół z prac Komisji Kwalifikacyjnej.
Wynikiem procesu rekrutacji powinien być Protokół z prac Komisji Kwalifikacyjnej obejmujący:
a) listę studentów zakwalifikowanych na wyjazdy,
b) listę studentów rezerwowych mających szansę na wyjazdy w wymienionych w protokole okolicznościach,
c) listę studentów niezakwalifikowanych na wyjazdy z uzasadnieniem,
d) zasady rekrutacji, proces oceny i selekcji kandydatów.

Dokumentacja z pobytu na uczelni partnerskiej:
http://ekspercibolonscy.org.pl/sites/ekspercibolonscy.org.pl/files/jnowakowska_archiwizacja_dokumentow_160412.pdf
Dokumentacja z pobytu na uczelni partnerskiej powinna jeszcze zawierać:
a) bilety, zwłaszcza międzynarodowe, gdyż BPM zobowiązane jest je przechowywać jako jeden z dowodów przez okres 5 lat.

Mogą być uczelnie, które mają swoje szczegółowe przepisy. 

[krzysiekp]

dziękuje Jamaika. Podane linki dużo mi wyjaśniły w tej kwestii.

[krzysiekp]

witam
Jamaika orientujesz się, czy te wszystkie dokumenty z przebiegu praktyki odkłada się po ich rozliczeniu do TAP pracownika lub TAO studenta ?. Z rekrutacji do teczki osobowej włożyłbym jedynie decyzję o zakwalifikowaniu, reszta z rekrutacji jako B5. Nie wiem dlaczego często w regulacjach wewn. jest napisane, że Biuro Erasmusa przechowuje dokumenty przez 5 lat a następnie przekazuje do archiwum gdzie już wcześniej przecież trafiła teczka np. studenta? Według mnie jeżeli te dokumenty mają byc przechowywane w teczce danego beneficjenta to należy je dołączyć przed przekazaniem do AZ. Bilety do rozliczenia też nie wkładałbym do teczki beneficjenta ale to moje rozważania na "gorąco". 

[Jamaika]

Jamaika orientujesz się, czy te wszystkie dokumenty z przebiegu praktyki odkłada się po ich rozliczeniu do TAP pracownika lub TAO studenta ? Z rekrutacji do teczki osobowej włożyłbym jedynie decyzję o zakwalifikowaniu, reszta z rekrutacji jako B5.

Jak będziesz chciał przeczytać ostatnią stronę prezentacji pdf po 5 latach do TAP lub TAO wkładamy:
LA, umowę i wykaz zaliczeń

Nie wiem dlaczego często w regulacjach wewn. jest napisane, że Biuro Erasmusa przechowuje dokumenty przez 5 lat a następnie przekazuje do archiwum gdzie już wcześniej przecież trafiła teczka np. studenta?

Chyba nie czytałeś prezentacji. Jakie Biuro Erasmusa?
Wszystkie wymienione w prezentacji dokumenty są przekazywane do Biura Współpracy z Zagranicą i tam są przechowywane przez 5 lat.

Bilety do rozliczenia też nie wkładałbym do teczki beneficjenta ale to moje rozważania na "gorąco".

Bilety napisałem na wyrost, by nie zapomnieć ich wysłać. Bo inaczej nie będzie zwrotu pieniędzy i tyle.
Bilety są przekazywane do Biura Programów Międzynarodowych (BPM), które je przechowuje i nie powinno ich odsyłać.

Aha. Pełna dokumentacja przeprowadzonej rekrutacji będzie przechowywana w uczelni przez okres pięciu lat.(B5)

1.Wypełniony Formularz zgłoszeniowy
2.Formularz porozumienia o programie zajęć (Teaching programme) uzgodniony z uczelnią partnerską.
3.Dokument przedstawiający dorobek naukowy kandydata za okres 3 lat poprzedzających termin wyjazdu do uczelni partnerskiej.
4.Wyniki rekrutacji.

[Jamaika]

Ah mój błąd.
2.Formularz porozumienia o programie zajęć (Teaching programme) uzgodniony z uczelnią partnerską(inaczej LA) wraz z punktacją ECTS.(50lat)

[krzysiekp]

termin Biuro Erasmusa, użyłem bo tak na mojej uczelni nazywa się komórka org. zajmująca tymi sprawami. 5 letni okres może być u mnie problemem bo do az dziekanaty i kadry przekazują teczki po roku od zwolnienia, promocji. Nie mogę zatem do teczki będącej już ujętej na spisie zdawczo-odbiorczym dokładać dokumentów.

[Jamaika]

...do az dziekanaty i kadry przekazują teczki po roku od zwolnienia, promocji.

Nie rozumiem, co masz na myśli. Chodzi o ERAZMUSA czy chodzi o zaliczenia studentów po roku. 
Ja przedstawiłem oficjalną wersje. I podkreśliłem, że każda uczelnia może mieć trochę inne uzgodnienia.
A jakie dokumenty są wkładane po roku u ciebie?

[krzysiekp]

chodzi mi oczywiście o erasmusa. Do teczki studenta na bieżąco są wkładane dok. zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z 2011 r. Jeżeli student w ramach erasmusa pojedzie np. na 4 roku to jego teczka trafi do mnie za dwa lata czyli po jego zakończeniu studiów a przecież 5 letni okres przechowywania dokumentów w Biurze Współpracy z zagranicą jeszcze wtedy nie minie.

[Jamaika]

Instrukcje kancelaryjne
http://www.bip.pw.edu.pl/var/pw/storage/original/application/27f72ab9dc09b40155fed22b84e1d993.pdf
http://bip.biuletyn.info.pl/php/pobierz.php3?bip=bip_uniwr&id_dzi=0&id_zal=4484&id_dok=3220

Co wyczytałem z instrukcji kancelaryjnych?
Dla każdego studenta i słuchacza studiów prowadzi się oddzielna teczkę obejmującą:
- kwestionariusz osobowy, protokół z egzaminu wstępnego, karty egzaminacyjne, egzemplarz pracy dyplomowej (magisterskiej, licencjackiej), oceny pracy, protokół egzaminu dyplomowego (magisterskiego, licencjackiego), odpis dyplomu, potwierdzenie
odbioru dokumentów, kartę obiegowa, kartę zobowiązań, podania o urlop związany ze
studiami, powtarzanie, przerwę w studiach, wznowienie studiów; skreślenia (nie anulowane);
- dokumenty związane za studiami w ramach Programu Mobilność Studentów (MOST) i w ramach programu Socrates - Erasmus (formularze zgłoszeniowe, porozumienia o programie zajęć, wykazy zaliczeń);
- akta studentów, którzy zrezygnowali ze studiów w trakcie pierwszego semestru i nie przystąpili do sesji egzaminacyjnej - kat. B3
Więc nie ma osobnych teczek.

Masz rację nie czeka się 5 lat. Teczka osobowa jest uzupełniana po przyjeździe. (czytaj od pkt. 16-19)
http://wm.utp.edu.pl/index.php?option=com_content&task=section&id=10&Itemid=66
16.
Po powrocie z zagranicy, studenci składają w Dziale Współpracy Międzynarodowej u koordynatora uczelnianego oraz w dziekanacie swego wydziału dokument stwierdzający stan uzyskanych zaliczeń i egzaminów wraz z informacją o liczbie uzyskanych punktów kredytowych ECTS. Na podstawie tych dokumentów prodziekan ds. dydaktycznych i studenckich ustala zaliczenie lub nie zaliczenie danego semestru:
- w przypadku zgodności zaliczeń i egzaminów z ustaleniami przyjętymi przed wyjazdem, zostają one przepisane w sposób administracyjny do indeksu i całej dokumentacji obowiązkowej do przechowywania w teczce osobowej studenta,
- w razie wystąpienia różnic lub braku wszystkich zaliczeń czy egzaminów w stosunku do decyzji podjętej przed wyjazdem prodziekan ds. dydaktycznych i studenckich podejmuje nową decyzję zgodną z regulaminem studiów w UTP, ustalając nowe warunki i terminy ewentualnego uzupełnienia powstałych zaległości z danego semestru lub o skierowaniu na powtarzanie semestru.

17.
Studenci zobowiązani są złożyć sprawozdanie z pobytu za granicą w wersji elektronicznej wg instrukcji, która stanowi załącznik do umowy podpisanej pomiędzy uczelnią a studentem. (BE50)
Umowy i sprawozdania z zagranicznych wyjazdów pracowników (A)

18.
Po otrzymaniu zaliczenia semestru zrealizowanego za granicą student ma prawo ubiegać się o krajowe stypendium socjalne lub za wyniki w nauce wg zasad określonych przez prorektora ds. dydaktycznych i studenckich. (B10)
Dokumentacja będąca podstawą wypłat dla studentów z programu SOKRATES-ERASMUS (B10)

19.
Całość dokumentacji związanej z pobytem studentów w uczelniach zagranicznych przechowywana jest u koordynatora uczelnianego oraz w teczkach osobowych studentów w odpowiednich dziekanatach. Studenci (BE50), pracownicy(A)

Co robić z dokumentami po pięciu latach z Biura Współpracy z Zagranicą? Po prostu nie wiem.

[krzysiekp]

dziękuje za obszerne wyjaśnienie.

[krzysiekp]

witam
po dłuższym okresie wznawiam wątek gdyż pojawiły się nowe zagadnienia związane z tematem. Czy dla studentów z innych uczelni przybywających do uczelni w naszym kraju zakłada się teczki według zasad dot. studentów krajowych. Dokumenty są oczywiście inne (wyłącznie wymagane przez przepisy programu LLP w języku angielskim) i nie wiem również jak opisać taką teczkę (kieunek studiów, okres studiowania it.) bo tak naprawdę to oni są prawnie studentami zagranicznej uczelni a tu odbywają np. praktykę, staż itp. Jaką kategorie archiwalną nadać tym teczkom i jak je opisać.
Proszę o pomoc zwłaszcza archiwistów z archiwów wyższych Uczelni
Pozdrawiam

[crash0]

Trochę szukałem, lecz trudno znaleźć informacje dot. tego problemu
--
PWST Kraków
Międzynarodowe programy studenckie   BE5   Bc   np.: SOKRATES, ERASMUS. Do kategorii A kwalifikuje się programy, opinie, sprawozdania, itp., a do kategorii B5 ? dokumentację obsługi administracyjno-technicznej

JRWA PWSZ Piła
Międzynarodowe wymiany studentów   B10    Bc

i tyle...
czekam na głos kogoś z Wyższej Uczelni