Zamawianie akt przez Internet

[crash0]

Gdzieś w sieci znalazłem swojego czasu (nie mogę sobie za nic w świecie przypomnieć kraju i adresu strony) możliwość zamawiania materiałów przez Internet. Funkcjonowało to w taki sposób, ze takie zamówienia mogli składać czytelnicy, którzy chociaż raz odwiedzili archiwum i otrzymali swój nr identyfikacyjny, który podczas zamówienia wpisywali.
Zamówienia można było składać danego dnia, a następnego czekały gotowe w archiwum, wszystko było wypełniane elektronicznie, nanoszone zapewne an odpowiednie formularze, a archiwum ew. drukowało pobrane dane. Pamiętam, że tam był limit na te materiały (chyba max 3-4 sztuki na dany dzień) i że jeszcze można było sobie wybrać przedział czasowy (następnego dnia), w którym chciało się przyjść i owe materiały przeglądać. Jeżeli dane materiały zamawiało się późno po południu to termin ten automatycznie wskakiwał nie na następny dzień, ale dwa dni później.

Nie wiem w jaki sposób było to skorelowane z tradycyjnym systemem udostępniania. Czy to nie ciekawy pomysł? Może i w Polsce coś takiego przyjąć?

[Hanna Staszewska]

To są bardzo fajne funkcjonalności (stosowane już przecież w bibliotekach), tak więc należy mieć nadzieję, że doczekamy się takiego systemu również w archiwach. Tym bardziej, że obowiązujące u nas Zarządzenie Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych zaleca stosowanie "platformy cyfrowej" w procesie udostępniania od 1 czerwca 2014 r., czyli już bardzo niedługo.
Jak rozumiem, trwają jakieś prace nad ową "platformą", bo termin się zbliża...
Czy ktoś coś wie w tej materii?

[Marek Gieroń]

Nie wiem w jaki sposób było to skorelowane z tradycyjnym systemem udostępniania. Czy to nie ciekawy pomysł? Może i w Polsce coś takiego przyjąć?

Ależ coś takiego jest i działa. Przynajmniej u nas. Zamawianie w pracowni jest przez komputery, user nie widzi na oczy rewersu, magazynierzy już dawno zapomnieli o zeszycie w którym wpisywali wypożyczone jednostki, podobnie pracownia. http://rzeszow.ap.gov.pl/empeka/instrukcja.pdf link do bardzo starej instrukcji, w tej chwili to jest dużo bardziej rozbudowane. Toruń widział, może się wypowiedzieć. Jedyny warunek to min. 80% zasobu w "izie". Przy wielkościach poniżej skórka nie jest warta wyprawki.
Swego czasu zrobiliśmy zamawianie przez internet "skorelowane" z tradycyjnym zamawianiem w pracowni, przetestowaliśmy, działało. http://rzeszow.ap.gov.pl/empeka/koza.pdf tu krótki opis a tu http://rzeszow.ap.gov.pl/empeka/koza.zip obrazki. Projekt trafił "do szuflady", nikt nie wykazał najmniejszego zainteresowania, nadal toczono zażarte spory o różnicę między "poszytem" a "aktami przeszytymi".

To są bardzo fajne funkcjonalności (stosowane już przecież w bibliotekach), tak więc należy mieć nadzieję, że doczekamy się takiego systemu również w archiwach.

No i oplułem monitor!

Tym bardziej, że obowiązujące u nas Zarządzenie Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych zaleca stosowanie "platformy cyfrowej" w procesie udostępniania od 1 czerwca 2014 r., czyli już bardzo niedługo.
Jak rozumiem, trwają jakieś prace nad ową "platformą", bo termin się zbliża...

Zazdroszczę. Naprawdę. Chciałbym jeszcze tak idealistycznie patrzeć na otaczającą mnie rzeczywistość.

[Robert]

Toruń widział, a Włocławek też testował. Sprawozdanie jest w Archiwiście Polskim nr 3/2012. Nie zdążył jednak wdrożyć, bo niektórzy się przenieśli  Nadal uważam, że Włocławek może sobie życie ułatwić, nawet jeśli tych ok 80% zasobu w IZA nie ma. Rozpocząłem trochę inaczej. W wyniku analizy potrzeb użytkowników (ostatnie 5-8 lat) zdecydowaliśmy, że do IZA przepisane zostały inwentarze zespołów, z których użytkownicy najczęściej korzystają (korzystali). Sukcesywnie przepisywane byłyby kolejne.
EMPEU -mamy w dwóch "wersjach" - z odrębnymi modułami dla pracowni i magazynu, a także ze scalonymi modułami pracownia/magazyn - gdzie archiwista pełni jednocześnie zadania magazyniera. Mogę potwierdzić, że całość całkiem sprawnie funkcjonuje chroniąc należycie dane użytkowników.

Specyfikacja modułu do ZoSIA została opracowana. Dalszych planów niestety nie znam.
   

[Marek Gieroń]

Specyfikacja modułu do ZoSIA została opracowana. Dalszych planów niestety nie znam.
   

Ktokolwiek widział, ktokolwiek wie....
A swoja drogą tak się zastanawiam... czy ja chcę "ZoSIE"...

[Maciej Zdunek]

Specyfikacja modułu do ZoSIA została opracowana. Dalszych planów niestety nie znam.
   

Ktokolwiek widział, ktokolwiek wie....

Specyfikacja jest u mnie.
Chętnie podejmiemy się realizacji, jeśli będzie taka wola...

A swoja drogą tak się zastanawiam... czy ja chcę "ZoSIE"...

A to dlaczego, jeśli można zapytać?

[Marek Gieroń]

Specyfikacja jest u mnie.
Chętnie podejmiemy się realizacji, jeśli będzie taka wola...

Piszę się na testera.

A to dlaczego, jeśli można zapytać?

1. Czekanie. Na wszystko. Na wdrożenie. Chcieliśmy dawno temu, teraz nam przeszło. Bo jeśli mielibyśmy Zosię to na funkcjonalności które mamy od 2007 roku czekalibyśmy do dziś. I doczekalibyśmy się wtedy, kiedy <cytat> będzie taka wola</cytat>.
2. Funkcjonalności. Drobna poprawka, która jest potrzebna lokalnie (bo taka specyfika) - vide pkt 1.
3. Użytkowanie. Jakiś czas temu wypełniałem ankietę na temat "Szukaj w Archiwach". Może podobna na temat ZoSI? Idę o zakład że sporo uwag by się zebrało.
Generalnie to współczuję. Nie jest łatwo stworzyć coś, co będzie pasowało wszystkim, bo zawsze się znajdzie jakiś malkontent co mu się nie spodoba "poszyt" zamiast "akta przeszyte".

[Rafał Rufus Magryś]

Podzielam stanowisko.
Na wszystko czekanie.
Na słownik archiwalny.
Na decyzje w sprawie ZoSIA.
Rozumiem, że cnotą jest cierpliwość i że w archiwach czas wolniej płynie lecz zachęcam decydentów do działania a nie rozmywania decyzji w gremiach, radach i komitetach.
I jestem pełen podziwu dla ludzi którzy rozwijają ZoSIA mimo zupełnie przeciwnego prądu, kibicuję im i będę ich wspierał.

Pozdrawiam,

[Ewa33]

Z postu p. Magrysia wynika, że decyzja musi być jedynie słuszna, a jak nie to jest to rozmywanie...
No cóż każdy kocha swoje dziecko nawet jak jest niepełnosprawne.
Skoro w archiwach czas wolno płynie to jak płynie gdzie indziej.... I czy tam "gdzie indziej" nie ma żadnych rad, komisji i zespołów, tylko wola decydentów

A skąd przekonanie że są przeciwne prądy?
A może archiwa w Polsce chcą czegoś lepszego niż ZoSIA, zwłaszcza jak się weźmie pod uwagę ile lat nad tym systemem pracowano i co jest w efekcie. Szczególnie boli jak się widzi że w innych państwach są bardziej funkcjonalne systemy a my wciąż mamy system niespełniający nawet podstawowych funkcji w zarządzaniu zasobem archiwalnym, tylko go prezentujący (jedynie opisy archiwalne).

[Rafał Rufus Magryś]

LOL...
No cóż odnosząc się do porównań rodzicielskich - ja to przynajmniej mam co kochać ...

A skąd przekonanie aby mówić w imieniu wszystkich archiwów? Np. w imieniu Poznania czy Lublina? A może w imieniu Majdanka, Kozłówki etc.? Tych co mają i sobie ZoSIA chwalą? A nawet proponują innym? Skąd zainteresowanie tylu uniwersytetów w Polsce?

Patrzę na to z "innego miejsca" - miejsca gdzie w kilka miesięcy powstała: specyfikacja, projekt techniczny a nawet prototyp działających usług dla CAŁEJ POLSKI dla 16 tys. urzędników i wszystkich obywateli - a nie dla "marnej grupy" poniżej ok. 1000 osób.
(aha i jest też rada programu, komitety sterujące projektów etc.)

Tak, mamy większe zasoby i to jest jedno lecz brak "komitetyzacji" i jasne, sprawne decyzje to drugie.

A może tak naprawdę Archiwa boli to co napisał Marek Gieroń? To, że nic się nie dzieje?

"zwłaszcza jak się weźmie pod uwagę ile lat (...) pracowano i co jest w efekcie."

to może wymieńmy na co np. ja czekam:

Słownik archiwalny, ustawa archiwalna, podwyżki dla archiwistów ("gdzie indziej" zrobiliśmy zwiększenie budżetu płacowego w zeszłym roku w 4 tygodnie), nowelizacja przepisów metodycznych, programy europejskie na szerszą skalę... - to tylko część listy.
Naczelny Dyrektor osobiście obiecał mi powołanie Komitetu Sterującego ZoSIA i decyzje jakieś... niech policzę... 4 miesiące temu bo spotkaliśmy się, żeby porozmawiać jak mogę go wspierać będąc "gdzie indziej". Wciąż czekam...

Czy wobec tego tego cierpliwość aby wysiadywać na kilkunastogodzinnych spotkaniach bez konkluzji wciąż jest cnotą?

Pozdrawiam,

P.S. Tak zgadza się tam "gdzie indziej" jest dużo prościej.

[nikodem.b]

Jak podaje niezależny Instytut Fabrykowania Alternatywnych Rzeczywistości, gdyby wybory na Naczelnego Dyrektora odbyły się dzisiaj, Rafał Rufus Magryś mógłby liczyć na 58% oddanych głosów, podczas gdy Ewa33 zaledwie na 9%. Inni respondenci opowiedzieli się za kimś innym, przebywającym "gdzie indziej". Badanie przeprowadzono na grupie jak najbardziej reprezentatywnej...

[Rafał Rufus Magryś]

LOL po raz drugi...
Niezmiernie mnie cieszy, że nawet nikodem.b uwielbia się tej rzeczywistości 'zanurzać' pisząc swoje posty.

Pozdrawiam,

P.S. Ostrzegam przed trollowaniem

[Marek Gieroń]

A może archiwa w Polsce chcą czegoś lepszego niż ZoSIA, zwłaszcza jak się weźmie pod uwagę ile lat nad tym systemem pracowano i co jest w efekcie.

Amen! Oczywiście, że Archiwa chcą CZEGOŚ LEPSZEGO niż Zosia, pytanie tylko JAK mają wyrazić swoją opinię na temat? Pooglądać sobie ładne prezentacje w .ppt? Pisać petycje? Strajk włoski? Udostępnijcie wersje beta, poczytajcie opinie, ludzi w Archiwach którym się jeszcze chce to testować paru się znajdzie (niestety coraz mniej, czego jestem żywym przykładem).
Rafale, pewnie nie pamiętasz naszej rozmowy na początku tworzenia Zosi, powiedziałeś, że w ciągu roku będzie działać w całej sieci. Pukałem się w głowę. I co? Ano właśnie... przestałem pukać się w głowę i zaczęliśmy robić porządki na własnym podwórku. Mamy "PUMĘ" (dawne EMPEU), mamy "AKCESJĘ", niewykluczone, że zmajstrujemy coś, co zastąpi RAP bo ten po ostatnich rewolucjach można sobie w buty wsadzić.

Szczególnie boli jak się widzi że w innych państwach są bardziej funkcjonalne systemy a my wciąż mamy system niespełniający nawet podstawowych funkcji w zarządzaniu zasobem archiwalnym, tylko go prezentujący (jedynie opisy archiwalne).

Ale to kosztuje Pani szanowna.
I parafrazując Bareję - "To jest system na miarę naszych możliwości"

[Marek Gieroń]

A skąd przekonanie aby mówić w imieniu wszystkich archiwów? Np. w imieniu Poznania czy Lublina? A może w imieniu Majdanka, Kozłówki etc.? Tych co mają i sobie ZoSIA chwalą? A nawet proponują innym? Skąd zainteresowanie tylu uniwersytetów w Polsce?

Coś przespałem? To system dla Archiwów czy Uniwerków miał być?

[Maciej Zdunek]

Amen! Oczywiście, że Archiwa chcą CZEGOŚ LEPSZEGO niż Zosia, pytanie tylko JAK mają wyrazić swoją opinię na temat? Pooglądać sobie ładne prezentacje w .ppt?

Czy wypowiada się Pan w imieniu wszystkich archiwów?
Czy na pewno wiedzą, że chcą czegoś lepszego niż ZoSIA? Aby to wiedzieć, wypadałoby poznać ten system.

I nie trzeba do tego oglądać prezentacji w ppt. W listopadzie i grudniu ubiegłego roku na szkoleniach dla archiwistów z archiwów, która miały prezentować swoje zbiory na Szukaj w Archiwach, a w związku z tym musiały wdrożyć w ograniczonym zakresie system ZoSIA podkreślałem, że można wykorzystać dostęp do systemu, aby mu się przyjrzeć i potestować. Założyć sobie jeden testowy zespół, przydzielić role, powpisywać jednostki. I Pan również na takim szkoleniu był, i archiwum w Rzeszowie również taki dostęp ma. Nie zauważyłem jednak zainteresowania, także z Pańskiej strony. Dlaczego?
Ponadto z systemem można się zapoznać na warsztatach, organizowanych do tej pory 2 razy. Można dotknąć, przeklikać, zapoznać się z praktyczną pracą w systemie. Najbliższa okazja na zjeździe iFAR w Szczecinie - zapraszam!
Dodam, że większość archiwów dostęp do ZoSIA ma, łącznie jest to 28 archiwów.
Zazwyczaj niestety "zainteresowanie" ogranicza się do krytyki lub stwierdzenia, że ktoś to ponoć widział i że jest do niczego. Wielka szkoda, moim zdaniem lepiej się samemu przekonać.

Ale to kosztuje Pani szanowna.
I parafrazując Bareję - "To jest system na miarę naszych możliwości"

Pieniądze to nie wszystko, najpierw trzeba wiedzieć czego się chce i umieć to wyspecyfikować. I Barei bym do tego nie mieszał.

Coś przespałem? To system dla Archiwów czy Uniwerków miał być?

No cóż. Jeśli system ma być zintegrowany, to chyba nic złego, że archiwalia będą opisywane w ten sam sposób, według tych samych standardów, a opisy znajdą się w jednym miejscu w sieci (jeśli te instytucje wyrażą takie zainteresowanie). Ponadto na uniwersytetach system będzie wspomagać proces dydaktyczny na zajęciach z archiwistyki - też nie widze nic złego w tym, że studenci będą mieli okazję zapoznać się z nowoczesnymi narzędziami informatycznymi, a nie tylko klasycznymi kartami inwentarzowymi lub bazami Accessowymi. Oczywiście też wolałbym wdrażać go przede wszystkim w archiwach państwowych, jednak nie ja podejmuję tą decyzję, a Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Wersja 1.0 ZoSIA była wydana w 2010 r. i jeśli proces wdrażania w archiwach państwowych zacząłby się wtedy, to teraz pewnie bylibyśmy przy jego końcu...

Ale generalnie: rozumiem rozgoryczenie niektórych archiwistów bo mam tak samo.