Zamawianie akt przez Internet

[sirsilis]

wszystko jest na stronie Naczelnej Dyrekcji...

[Bogusława Deryło]

Ja też nie mogę znaleźć tego zarządzenia - mógłby kolega wskazać, gdzie dokładnie ono jest zamieszczone?

[Kajka]

Prawdopodobnie nie opublikowali... Jedyna zmiana to przesunięcie terminu, a treść pierwotnego zarządzenia w sprawie udostępniania jest tu http://archiwa.gov.pl/images/stories/zarzadzenie%20nr%204.pdf

[Hanna Staszewska]

Ta nowelizacja to Zarządzenie NDAP nr 10 z 28 maja 2014 r. zmieniające zarządzenie nr 4 z 1 lutego 2013 r.
 ust. 2 (cyt.)
"Archiwum państwowe obowiązane jest zamieścić na swojej stronie internetowej formularz obsługiwany w systemie teleinformatycznym, służący do zamawiania drogą elektroniczną tradycyjnych materiałów archiwalnych, z których użytkownik będzie korzystał w przeznaczonym do tego pomieszczeniu archiwum. Ta forma komunikacji powinna zapewnić użytkownikowi możliwość podjęcia pracy niezwłocznie po przybyciu do archiwum, bez oczekiwania na realizację zamówienia. należy jednak zachować możliwość składania zamówień również w miejscu korzystania z materiałów archiwalnych".

W zał. treść.

[GAP1]

Super zapis dla użytkowników archiwów, tylko chyba kompletnie nierealny. Przynajmniej tak mi się wydaje, czy jakieś AP wdrożyło już taką procedurę udostępniania archiwaliów?

[Rovan]

Dlaczego nierealny? Nie wiem, czy jakieś AP juz to wdrożyło, ale skoro biblioteki mogą stosować taki sposób to dlaczego nie Archiwa Państwowe?

[crash0]

oj 
wdrożyło 
chociażby AP Poznań... póki co w formie edytowalnego formularza w PDF który można przesłać za pomocą poczty elektronicznej, ale docelowo będzie to wyglądać nieco inaczej przy nowej odsłonie serwisu będzie możliwość zamawiania także do Oddziałów

a tak naprawdę liczymy  że pomoże nam tutaj NAC przy nowej wersji SWA, że w przyszłości pojawi się możliwość zamawiania poprzez ten serwis

[Kajka]

W innych archiwach też funkcjonuje możliwość pobrania ze strony internetowej formularza rewersu i przesłanie go na adres mailowy Pracowni Naukowej. W AP Warszawa w Pracowni Naukowej obsługiwanej przez Wieloosobowe Stanowisko ds. Działalności Archiwalnej w Milanówku ok 80-90% zamówień na akta jest realizowanych w ten sposób. Jeżeli ewidencja nie jest dostępna online użytkownik uzgadnia telefonicznie sygnatury z obsługą pracowni, uzgadnia termin udostępnienia (rewersy są realizowane zgodnie z kolejnością wpływu, a np na akta partyjne luźne, które trzeba spaginować i oznakować wymagają więcej czasu na przygotowanie)  przesyła zgłoszenie użytkownika i rewersy na maila. Pojawia się w PN, podaje nazwisko, podpisuje zgłoszenie własnoręcznym podpisem (sam wydruk z maila nie jest dokumentem pozwalającym wydać akta), dostaje akta do ręki. Czas pobytu w archiwum ogranicza się do 1,5 - 2 h i jest w całości przeznaczony na lekturę akt zamiast całego dnia albo kilku wizyt w sytuacji gdy użytkownik zamawia akta wymagające przygotowania. 

[Kajka]

Na naradzie dyrektorów Wojciech Woźniak zapowiadał nowe funkcjonalności serwisu Szukaj w Archiwach
minn zdalne zamawianie akt do Pracowni Naukowych, więc funkcjonalność jak najbardziej realna
"Planowane w najbliższym czasie są zmiany w procesie publikacji materiałów archiwalnych na portalu
szukajwarchiwach.pl, których celem ma być skrócenie czasu pomiędzy wytworzeniem kopii cyfrowej
a jej publikacją w Internecie. Ponadto pod koniec roku wprowadzone zostaną funkcjonalności
serwisu związane z realizacją idei archiwum partycypacyjnego, które zaoferują użytkownikom
archiwum możliwość aktywnego udziału w kształtowaniu treści portalu poprzez komentowanie,
tagowanie i rozpoznawanie zamieszczonych w serwisie materiałów. Możliwość utworzenia
w systemie konta użytkownika pozwoli również na kształtowanie społeczności użytkowników wokół
serwisu a w kolejnym kroku na wprowadzenie możliwości zdalnego zamawiania materiałów
archiwalnych do pracowni naukowych."  http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/narada.pdf

[Kajka]

Problem z zamawianiem akt przez internet jest innego rodzaju a mianowicie niedostateczna ilość ewidencji dostępnej online Wspominał o tym prof. W. Chorążyczewski na Sympozjum naukowym ?Komputeryzacja i digitalizacja w archiwach", Olsztyn 27?28 października 2014 r., sygnalizował "...populistyczny wymiar digitalizacji. Dla badaczy zaś ważniejsze jest prawidłowe opisanie całego zasobu, łącznie z zamieszczeniem w Interencie opisów wszystkich jednostek archiwalnych, niż zamieszczanie wybranych skanów (wg W. Chorążyczewskiego archiwa powinny digitalizować tylko to, co użytkownik zamawia). Efektem niedostatecznego opisania zasobu jest jego nikłe wykorzystanie na poziomie zaledwie kilku procent."
Tyle w temacie. Użytkownik, żeby zamówić zdalnie materiały musi wiedzieć jakie. Archiwiści nie zawsze mają możliwość podania sygnatur telefonicznie, a w przypadku bardziej skomplikowanych poszukiwań jest to wręcz niemożliwe. Użytkownicy są często bardzo niemile zaskoczeni gdy w celu ustalenia sygnatur proponuje im się przeglądanie spisów papierowych... Na Sympozjum w Olsztynie "Dyr. A. Biernat zapowiedział odejście od papierowych pomocy archiwalnych na rzecz cyfrowych, przy zachowaniu warunków ich bezpiecznego przechowywania. Wszystkie te zmiany należy rozpatrywać w kontekście nowego rodzaju użytkowników, którzy pojawili się ostatnio w archiwach: są często jednorazowi, nieznający struktury zasobu, mający inne nawyki i potrzeby informacyjne. Zwrócono też uwagę, że archiwa będą też musiały przygotować się do wdrożenia nowych rozwiązań, związanych z wchodzącą w życie w 2015 r. Dyrektywą europejską dotyczącą re-use. Dyr. A. Biernat przy okazji wyraził sceptycyzm co do możliwości i konieczności wprowadzania standardów opisu archiwalnego, bo doświadczenia dotychczasowe pokazują, że nieustandaryzowane dane z polskich archiwów są już publikowane w Internecie, a jako bardziej potrzebny wskazał natomiast wspólny punkt dostępu do danych. Wyzwaniami tymi będą zajmować się archiwiści cyfrowi, obejmujący tę część dziedziny archiwalnej, jaką jest archiwistyka cyfrowa (A. Biernat przywołał tu definicję W. Woźniaka). "
Więcej na temat tego sympozjum może powiedzieć Hanna Straszewska, która miała okazję w nim uczestniczyć i jest autorką relacji. http://www.archiwa.net/index.php?option=com_content&view=article&id=657:polska-sympozjum-naukowe-komputeryzacja-i-digitalizacja-w-archiwachq-olsztyn-2728-padziernika-2014-r-&catid=72:wydarzenia-w-kraju&Itemid=33

[Marek Gieroń]

Problem z zamawianiem akt przez internet jest innego rodzaju a mianowicie niedostateczna ilość ewidencji dostępnej online <ciach>
Użytkownik, żeby zamówić zdalnie materiały musi wiedzieć jakie. Archiwiści nie zawsze mają możliwość podania sygnatur telefonicznie, a w przypadku bardziej skomplikowanych poszukiwań jest to wręcz niemożliwe.

Zatem udostępnianie pdfa edytowalnego jest psu na budę, bo niby co ma wpisać użytkownik w zamówienie jeśli nie zna sygnatur i NIGDZIE poza pracownią naukową nie może ich znaleźć?
Vide dyskusja tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.0.html

[Hanna Staszewska]

Oczywiście, że są to tylko półśrodki, bo dopóki wszystkie archiwa nie będą prezentowały swoich danych za pośrednictwem jednej platformy, dającej możliwość zamawiania przez Internet (tak jak w bibliotekach) będziemy mieć to co mamy
czyli parę archiwów na SWA, resztę na archiwa.gov.pl .
Z tym że wiele archiwów, gdzie nie wdrożono ZoSIA, ma inwentarze w dwóch miejscach: 1) na SWA - jeśli mają tam skany, i2) te bez skanów na archiwa.gov.pl.
Kiedyś musiałam to tłumaczyć użytkownikowi na dyżurze w pracowni naukowej i "wymiękłam"
W tych okolicznościach jakie mamy, osobiście nie wierzę w scalenie w najbliższym czasie danych archiwów państwowych w jednym miejscu.
Tak więc pozostają rozmaite półśrodki i protezy...
Z zarządzenia nr 10 wynika, że już od maja tego roku wszystkie archiwa powinny mieć na swoich stronach aplikację z możliwością zamawiania materiałów archiwalnych przez Internet. Minęło trochę czasu i co? Czy archiwa wywiązały się? Nie chce mi się oglądać wszystkich stron apów (niektóre są dosyć okropne), ale tam gdzie zajrzałam, tego nie ma. Może ktoś z NDAP powinien się zainteresować i "pogonić" opornych...
Taki elektroniczny rewers bardzo ułatwia życie, nasi użytkownicy korzystają z tej opcji masowo...
Pozdrawiam

[Marek Gieroń]

I robimy jak w wojsku - sztuka dla sztuki.
AP w .... robi aplikacje dzięki której użytkownik będzie mógł zamówić akta, a jedyna dostępna ewidencja do zasobu jest w postaci papierowej w Pracowni. Formalnie wszystko ok.
"Nie mamy pana płaszcza i co pan nam zrobi?"
Takie rzeczy tylko w AP.
A pogonić owszem, ale raczej do wklepania danych do Izy/Zosi/czegokolwiek.
Kulawe, niepełne, jest "poszyt" zamiast "akta przeszyte"... co z tego? Jest informacja i korzystający będą wdzięczni za nr sygnatury, tytuł (nawet niepełny) i datację. Reszta mówiąc brzydkim językiem naszych czasów ich "grzeje".

[Kajka]

I robimy jak w wojsku - sztuka dla sztuki.
AP w .... robi aplikacje dzięki której użytkownik będzie mógł zamówić akta, a jedyna dostępna ewidencja do zasobu jest w postaci papierowej w Pracowni. Formalnie wszystko ok.
"Nie mamy pana płaszcza i co pan nam zrobi?"
Takie rzeczy tylko w AP.
A pogonić owszem, ale raczej do wklepania danych do Izy/Zosi/czegokolwiek.
Kulawe, niepełne, jest "poszyt" zamiast "akta przeszyte"... co z tego? Jest informacja i korzystający będą wdzięczni za nr sygnatury, tytuł (nawet niepełny) i datację. Reszta mówiąc brzydkim językiem naszych czasów ich "grzeje".

Podpisuję się obiema rękami. Też wielokrotnie słyszałam, że przecież są spisy papierowe i jest ok. Właśnie jest nie ok bo użytkownicy nie chcą tracić czasu na przesiadywanie w PN i lekturę spisów. Uważam że należy wpisać całą ewidencję jaką ap posiadają do baz elektronicznych. Ewidencja jest niepełna? Tytuły nieprecyzyjne? Użytkownik zamówi 10 teczek, żeby dotrzeć do tej właściwej? Na pewno zajmie mu to mniej czasu niż wyszukiwanie informacji w spisach papierowych, ręczne wypełnianie rewersu (pismem nieczytelnym do odszyfrowania którego dyżurny będzie potrzebował pomocy użytkownika) oczekiwanie na akta (jeśli luźne i nieprzygotowane to trochę to potrwa). Jeżeli banki, czy komercyjne firmy zajmujące się przechowalnictwem dokumentacji, są w stanie zatrudnić w ramach outsorcingu, armię osób do wprowadzania danych to dlaczego nie mogą tego zrobić archiwa? W AP Lublin na praktykach studenckich i stażach do głównych zadań należy wprowadzanie danych do ZoSIA i ilość ewidencji w wersji elektronicznej stale rośnie. Można? Można. Nie potrafię zrozumieć dlaczego archiwiści z takim nabożeństwem celebrują opracowanie. Ponadto zadziwia mnie fakt, ze często opracowywane są nie te zespoły które cieszą się największym zainteresowaniem użytkowników, lecz zespoły o znikomym zainteresowaniu jak np Gminne Rady Narodowe.  Opracowanie jest ważne temu nie zaprzeczam ale uważam, że należało by się nim zająć po wprowadzeniu całości posiadanej ewidencji do baz elektronicznych.

[Marek Gieroń]

W AP Lublin na praktykach studenckich i stażach do głównych zadań należy wprowadzanie danych do ZoSIA i ilość ewidencji w wersji elektronicznej stale rośnie. Można? Można.

W Rzeszowie załatwiliśmy to w 2007/2008 r. rękami stażystów. Nabytki załatwia nam "Akcesja" wypełniana rekami archiwistów zakładowych.

Nie potrafię zrozumieć dlaczego archiwiści z takim nabożeństwem celebrują opracowanie. Ponadto zadziwia mnie fakt, ze często opracowywane są nie te zespoły które cieszą się największym zainteresowaniem użytkowników, lecz zespoły o znikomym zainteresowaniu jak np Gminne Rady Narodowe. 

A więc to nie tylko lokalny problem...