Wpadł mi w ręce ostatni numer Krakowskiego Rocznika Archiwalnego (dostępny także tutaj:
http://www.mbc.malopolska.pl/dlibra/publication?id=56964&tab=3 )
Znalazł się w nim tekst p. Karoliny Zięby pt. "Dokumentacja osobowo-płacowa do celów emerytalnych. Wskazówki dotyczące poszukiwań". Mam trochę mieszane odczucia po jego lekturze. Przede wszystkim wydaje się, że jest on przeznaczony dla osób poszukujących takiej dokumentacji, a znalazł się - zamiast np. na stronie internetowej Archiwum - w roczniku, do którego pewnie rzadko zaglądają nawet sami archiwiści.
Jest w tym tekście sporo przydatnych informacji, generalnie momentami czuję się jakby ktoś opisywał część mojej pracy, wymaga on jednak kilku uzupełnień i sprostowań. Dobrze byłoby gdyby autorka konsekwentnie i prawidłowo posługiwała się terminologią oraz ją objaśniała - mamy dokumentację osobową i płacową (a nie "osobowo-płacową" czy "kadrową"), pracodawca wystawia zaświadczenie, a nie druk, akta osobowe mogą mieć kategorię B50 lub BE50, itd. Kilka stwierdzeń zaskakuje - np. wskazanie że "teoretycznie dokumentacja z poprzednich miejsc zatrudnienia powinna być każdorazowo przesyłana kolejnemu z aktualnych pracodawców". Naprawdę? Z czego to miałoby wynikać? Dalej: "Gdzie zatem można poszukiwać dokumentacji osobowo-płacowej? Miejsce przechowywania jest uzależnione od typu zakładu pracy oraz - w dużej mierze - od przynależności terytorialnej". Na pewno tak? Więc co robią w Milanówku akta firm krakowskich?
Jeśli chodzi o ważniejszych czy przykładowych przechowawców - organami założycielskimi mogą być np. Minister czy Prezydent Miasta Krakowa a nie obsługujące ich urzędy. Urząd Miasta Krakowa przechowuje akta "niektórych zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych" właśnie dlatego że Prezydent był dla nich organem założycielskim. Wykaz przechowawców dokumentacji zlikwidowanych placówek oświatowych jest dostępny na stronie internetowej Kuratorium Oświaty, szkoda że nie wskazano że prawo oświatowe nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą takich placówek organom prowadzącym, czyli najczęściej samorządom.
Co najmniej dziwne wydaje się że w tekście nawet nie wspomniano o rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych, ani o Marszałku Województwa jako organie prowadzącym rejestr. Nie ma też właściwie nic o komercyjnych przechowawcach.
Autorka - jak twierdzi - obala "popularne przekonanie, że akta osobowo-płacowe z terenu całej Polski (bądź ich dublety) są w jego posiadaniu." No cóż, mnie się trafiło ostatnio pismo dotyczące pracy w firmie z Czech
. Pracuję w archiwum zakładowym, które przebija ANK ilością konsultacji i odpowiedzi na zapytania dotyczące dokumentacji przechowywanej
w innych miejscach. Dane ze wspomnianej w tekście "Kartoteki" miejsc przechowywania prowadzonej przez ANK to częściowo także dane zbierane w naszym archiwum.
Taka anegdota - ZUS krakowski przyszłych emerytów, przed wykopaniem ich za drzwi żeby sami sobie szukali dokumentów, zaopatruje ich w wydrukowaną listę archiwów, gdzie ANK jest na pierwszym miejscu, my gdzieś dalej. Kiedyś jakaś pani z taką listą w dłoni pochwaliła się że przyszła z ZUS prosto do nas. Przytomnie zapytałem - dlaczego nie poszła najpierw do ANK, skoro to Archiwum jest na pierwszym miejscu? Odpowiedź:
bo pani w ZUSie mi poradziła żeby iść do was bo wy najlepiej informujecie 
. Ot, taki "komplement", który powoduje że coraz więcej czasu poświęcamy na robienie czegoś co w zasadzie nie powinno należeć do naszych obowiązków, jesteśmy tylko archiwum organu założycielskiego.
Obalić popularnych przekonań się nie da, trzeba po prostu wciąż tłumaczyć i wyjaśniać. Bo tego żeby to ZUS wskazywał przyszłym emerytom miejsca przechowywania akt konkretnych pracodawców to chyba nie ma się już co spodziewać.
