Inwentaryzacja zasobu w archiwum zakładowym

[atriza]

Witam wszystkich
W moim urzędzie na przestrzeni lat archiwum zakładowe prowadziło kilka różnych komórek organizacyjnych. Przejęcie tego zadania zawsze następowało na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego (pomieszczenia, klucze, dokumentacja itp.), ale nigdy nie była przeprowadzana kompletna inwentaryzacja zasobu. Od ok. roku prowadzeniem archiwum zajmuje się moja komórka, a od kilku miesięcy trwa inwentaryzacja, która jest już na ukończeniu.
W związku z tym mam pytanie do osób bardziej doświadczonych "archiwalnie" i które miały do czynienia z inwentaryzacją zasobu w archiwum zakładowym: czy orientujecie się może jak powinien wyglądać protokół z takiej inwentaryzacji? Oczywiście, co było do przewidzenia, pewnej ilości teczek brakuje, a zamierzenie jest takie, aby w protokole znalazła się lista brakujących teczek na zasadzie tarczy obronnej dla mojej komórki - bo taki stan przejęliśmy i to nie nasza wina, że czegoś brakuje - na wypadek, gdyby ktoś kiedyś wnikał w przyczyny braków, które moim zdaniem nie bardzo są już możliwe do ustalenia, bo brakujące teczki są z lat 70-80tych.
Pozdrawiam serdecznie i będę wdzięczna za jakiekolwiek wskazówki

[kalon]

Ja zrobiłam taką "inwentaryzacje" sama,
postanowiłam wykorzystać spis dokumentacji do przekazania do AP.
Przerobiłam go troszkę i wpisywałam pozycje, których nie mam fizycznie, a istnieją na spisach.
Sporządziłam notatkę służbową i mam w swoich dokumentach jako podkład przy kontroli.
Jak prawdziwa inwentaryzacja powinna wyglądać nie wiem dokładnie ponieważ moja to bardziej jako zabezpieczenie dla mnie.

[MarcinP]

Ja rozpocząłem skontrum i... utknąłem. Na razie nie mam czasu na kontynuowanie, bo zajmuję się jeszcze innym rzeczami, a w archiwum jest w sumie 400 mb akt... Tak więc może dopiero w przyszłym roku skończę
Co do formy, to zrobiłem własną autorską tabelę z kolumnami, w których odznaczam, czy teczka jest, czy jej nie ma, jaki symbol klasyfikacyjny widnieje na okładce, a jaki powinien widnieć (czasem zdarzają się rozbieżności) oraz uwagami (informacje np. o wypożyczeniu danej jednostki). Problem jest głównie taki, że w starszych spisach zdawczo-odbiorczych spisywano wiązki... a nie teczki. Tak więc jedna teczka w spisie zdawczo-odbiorczym oznacza u mnie jedną wiązkę. A wiązce teczek może być... 20! Każda dotycząca innej sprawy. Ba! Czasem nawet dotycząca innego hasła klasyfikacyjnego. Przy okazji przeprowadzania skontrum staram się więc "prostować" te zaszłości... Pozdr.!

[Rovan]

Ja przeprowadziłem skontrum przy okazji wymiany regałów na przesuwne. Co do protokołu, powinien zawierac następujace elementy:
protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;
2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;
3) podpisy członków komisji skontrowej

[kalon]

Tak też mówi rozdział 6 instrukcji archiwalnej wg nowego rozporządzenia z 2011 r.,
dokładnie o skontrum
Jednak ja bym chętnego do komisji nie znalazła ponieważ archiwum, każdy unika szerokim łukiem chyba, że czegoś potrzebuje