protokoły - liczba spraw

[rogger]

Witam!
Oto moja wątpliwość:
W segregatorze mam 87 protokołów z posiedzeń pełnomocników z okresu 3 lat.
Czy w spisie spraw, mam wymieniać każdy z osobna protokół, czy wystarczy napisać, ogólnie pod jedną pozycją "Protokoły.... 87 sztuk".
Z góry dziękuję za podpowiedź

[stany]

       Jeżeli protokoły dot. jednej sprawy , to  w spisie spraw  wpisujemy w jednej pozycji, a ilość niby gdzie chcesz wpisać ? i po co, nie ma takiej rubryki do rejestracji ilości pism. Jeżeli jedna sprawa to jedna teczka - trzyletnia, a gdy oddzielne sprawy to np 3 teczki oddzielnie dla każdego roku.

[Rovan]

Jeżeli jedna sprawa to jedna teczka - trzyletnia

Zgadza się, z tym, ze dla każdego roku osobny spis spraw (por. IK z 18.01.2011).

[Dory]

Z tego, co piszecie, wynika, że należy przygotować spis spraw. W Archiwum PAN, któremu podlega moja jednostka, powiedziano mi, że jeśli aktom na bieżąco nie były nadawane znaki spraw i w związku z tym nie było spisu spraw, nie należy go dołączać tak jakby na siłę, gdyż to są zaszłości, akta sprzed 3 lat. Trochę mnie zdziwiło to, że jednak załączacie spis spraw. Z drugiej strony jeśli nie przygotuje się tego spisu, jak można znaleźć jakiś konkretny protokół? Na czuja? Trochę to nielogiczne.
U siebie mam mnóstwo akt kat. A z lat 70., 80. i 90., które na wariata były archiwizowane, został przygotowany spis spraw (no bo kat. A musi mieć spis spraw), ale ten spis tak naprawdę nie odzwierciedla praktyki - nie był uzupełniany na bieżąco.
Jestem w kropce...

[marcia]

Uważam, że jeśli pierwotnie nie został utworzony spis spraw, to teraz nie ma sensu go na siłę tworzyć. Pracownikom, którzy mają taki problem, odradzam tworzenie spisów, bo i tak nie wiadomo czy wszystko zostanie dobrze odzwierciedlone.

[Dory]

Też tak uważam. I potwierdza to opinia z Archiwum PAN.

[Archiwista33]

Faktycznie, jeśli na bieżąco nie był tworzony spis spraw, to wstecz się go nie tworzy, ale pozostaje problem, jak przeszukiwać taką teczkę. Rozwiązaniem jest sporządzenie spisu zawartości. Dla protokołów można stworzyć coś w rodzaju tabelki, w której można zawrzeć przydatne informacje takie jak nr protokołu, data posiedzenia, tematyka i np. nr strony, na której rozpoczyna się protokół, jeśli oczywiście teczka zostanie spaginowana.

[Archiwista33]

Dodam jeszcze, że oczywiście każdy protokół wówczas w spis zawartości teczki wpisuje się oddzielnie. A gdyby spis spraw był tworzony na bieżąco, to oczywiście każdy protokół byłby odrębną sprawą. Zgodnie z zasadami, jak to już zostało tu napisane, na każdy rok zakładany byłby odrębny spis spraw.