Porzadkowanie umów handlowych

[Katarzyna86]

Witam
Mam do uporządkowania umowy handlowe, jest ich dość dużo, około 1300 dostawców. Archiwum którym mam się zająć posiada w swoim zasobie tylko umowy handlowe. Zastanawiam się nad właściwym ich ułożeniem - alfabetycznie, na podstawie rodzaju umów np umowy główne, aneksy, porozumienia , kategoriami np żywienie. Firma ta posiada elektroniczny obieg dokumentów. Idea jest taka ażeby wszystkie dokumenty zostały zeskanowane i wprowadzone do systemu. Cały czas jest napływ nowych dokumentów, to archiwum rozrasta się dość szybko. Prosiłabym o wszelkie wskazówki, będę bardzo wdzięczna za jakąkolwiek pomoc....

[Dory]

Ja z kolei mam problem. Sekretariat chce przekazać do archiwum akta po dwóch byłych dyrektorach. Co jest normalne w mojej jednostce, nie stosowano wykazu akt, dokumenty nie mają znaków spraw ani nawet symboli komórki organizacyjnej.
Wśród papierów jest m.in. list (rozesłany do kilku adresatów, ich nazwiska są dopisane ołówkiem) dotyczący zamiaru utworzenia laboratorium. Wiadomo, kto jest nadawcą, ale list nie jest podpisany. Zakładam, że jest to wydruk e-maila albo załącznik, któż to może wiedzieć. Oczywiście po tym e-mailu ani śladu. Co mam z takimi kwiatkami robić? Czy to zachować, skoro list nie został uwierzytelniony podpisem? Z drugiej strony dotyczy ważnej kwestii - utworzenia laboratorium. Bój jeden raczy wiedzieć Jedyne wyjście, jakie widzę, to zostawić to do ekspertyzy archiwum nadzorującego (które i tak będzie za jakiś czas przeprowadzać ekspertyzę wobec innych akt).
Niestety mam więcej takich niewiadomych...
Też macie takie zagwozdki?

[Grzesiek]

Skoro Sekretariat chce przekazać to porządkuje w taki sposób jak uważa za słuszny, zachowuje to co jest istotne itd... Ty ewentualnie możesz im podpowiedzieć i wspierać

[Dory]

Ha, niby tak. Dziewczyna z sekretariatu powiedziała, że wg niej taki papier nie ma wartości archiwalnej (bez podpisu, zapewne kopia itd.). Ok, też tak myślę, ale mamy to zniszczyć, tak po prostu? Póki co nie znalazłam tego samego dokumentu z podpisem. Z drugiej strony nie można chyba tego potraktować jako kat. A, bo taki dokument nie jest uwierzytelniony, więc co to za dowód...? Nie mam pojęcia, co robić z takimi rzeczami Zostawić do ekspertyzy?

[Grzesiek]

Nie wiem w jakiej instytucji (firmie?) pracujesz ale raczej rzadko jest tak, że coś można zniszczyć "tak po prostu". Jeśli dokumentację można zaliczyć do Bc to też musi być ujęte w procedurę brakowania w sposób właściwy dla danej jednostki... Z drugiej strony chyba nie ma sensu przesadzać i "zostawiać" wszystkiego do ekspertyzy archiwalnej. Zasadniczo takie kłopoty zawsze się zdarzają ale trudno je rozwiązywać w oderwaniu od sytuacji prawnej konkretnej jednostki.

[Dory]

Pracuję w instytucie PAN-u. Ok, dzięki za odpowiedź.