projekty unijne - dok. finansowa

[krzysiekp]

witam
czy wszystkie dokumenty finansowo-księgowe związane z realizacja danego projektu muszą być oddzielnie archiwizowane?. Listy płac np. osób zatrudnionych w realizacje projektu wydaje się logiczne ale jak rozwiązać np. sprawę dok. księgowych (wyciągi, raporty kasowe)? Zgodnie z przepisami są przechowywane przez 6 lat ale sam projekt może być realizowany dłużej lub dla celów kontrolnych i tak należy je dłużej przechowywać. Czy już na etapie powstawania powinny być rejestrowane, gromadzone oddzielnie?

[Jamaika]

http://www.wrotamalopolski.pl/root_BIP/BIP_w_Malopolsce/gminy/root_Poronin/podmiotowe/Wojt/Zarzadzenia/2012/201202.htm
Opierając się na tym wywnioskowałem

Czy wszystkie dokumenty finansowo-księgowe związane z realizacja danego projektu muszą być oddzielnie archiwizowane?

Dowody księgowe projektu gromadzi się oddzielnie w teczkach (segregatorach) w kolejności zapisów w ewidencji księgowej. Dowody księgowe winne być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Wszelkie dokumenty dotyczące operacji gospodarczych powinny być objęte księgowością. Dowody księgowe po zadekretowaniu podlegają numeracji kolejnym numerem. Dowody księguje się chronologicznie. Oprócz w/w elementów opis dowodu księgowego musi zawierać następujące elementy:

- zwięzły opis czego dany dowód dotyczy,
- numer i datę wystawienia danego dokumentu,
- kwotę, w tym kwotę wydatku kwalifikowanego,
- numer i data umowy będącej podstawą realizacji projektu,
- wskazanie zadania, którego dotyczy, w tym wyszczególnienie cross-financingu
i kosztów personelu

...jak rozwiązać np. sprawę dok. księgowych (wyciągi, raporty kasowe)?

Zasady ewidencji księgowej, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe winny być przechowywane w sposób należyty i chronione przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem lub nierozważnym zaprzepaszczeniem.
Rodzaje dokumentów księgowych.
Podstawą dokonania operacji gospodarczej są :

1)        faktury ? rachunki, faktury korygujące, noty księgowe,
2)        polecenie wyjazdu służbowego - delegacja,
3)        listy płac,(dowód księgowy)
4)        wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenie zaliczek,
5)        dokumenty bankowe,
6)        dokumenty wewnętrzne,

[krzysiekp]

dzięki  Jamaika! 

[krzysiekp]

witam
czy teczki z dokumentami związanymi z zamówieniami publicznymi w ramach danego projektu mogą trafić do archiwum po 2 latach czy dopiero po zakończeniu projektu?

[stany]

Po  zakończeniu projektu przechowujemy dwa lata w komórce organizacyjnej, a potem do archiwum.

[archiwistka90]

a ile w archiwum? Dziś jedna z pracownic zapytała mnie, czy to nie jest tak, że zamówienie puybliczne jest częścią całej dokumentacji sprawy związanej z dofinansowaniem z UE. Załóżmy - UE dofinansowuje wybudowanie sali gimnastycznej, my w innym referacie, jako osobna sprawa robimy zamówienie na opracowanie dokumentacji projektowej budowy sali. Czy wówczas całość zamówienia publicznego stanowi część sprawy z dofinansowaniem UE?
Dokumentacja zamówień publicznych ma kategorię B5.
Wg tego, co mówią pracownicy u mnie, dokumentacja dot. dofinansowania inwestycji z UE ma kat. A.
Niestety, nie mogłam znaleźć takiego zapisu w JRWA, w umowie też jest wskazane, że dokumentację się trzyma przez lat 10.
Już się pogubiłam - jak się robi u was?
Dodam, że profilaktycznie dokumentację zamówień publicznych związanych z dofinansowaniem UE trzymamy dłużej.

[Rovan]

Po pierwsze - musisz zaktualizować JRWA (skoro jak twierdzisdz brak w nim odpowiednich zapisów). Proponuje wesprzec się tutaj Przykładowym JRWA dla klas 0-3 przygotowanym przez NDAP (wersja z 15.12.2011)
Pamiętajmy, że dokumentacja projektów UE dzieli sie na kilka części
Dokumentacja finansowa i przetargowa projektów UE ma kat. B10 lub BE10.
(dla projektów finansowanych ze srodków na lata 2007-2013 musi być przechowywanaco najmniej do końca 2020 r.)
Kat. A ma dokumentacja merytoryczna i ogólna projektów UE.

[archiwistka90]

Ja podlegam pod JRWA z 18 stycznia - wobec tego dokumentacja przetargowa to kat. B10? ewentualnie BE10?

[Rovan]

Dokumentacja przetargowa B10 (ale nie krócej niz do końca 2020 r.)

W  JRWA dla JST kat. A ma klasa 04 - "Programy i projekty współfinansowane ze środków zewn. w tym UE", w której mieści sie dokumentacja ogólna i merytoryczna projektów. Dokumentacja przetargowa ląduje w klasie właściwej dla zamówiń publicznych, zaś finansowa w klasie 3053 - "Obsługa finansowa funduszy ze środków zagran. w tym UE" (okres przechowywania min. 5 lat, chyba że odrębne umowy i przepisy stanowią inaczej). dok. finansowa projektów finansowanych ze środków na lata 2007-2013 musi byc przechowywana co najmniej do końca 2020 r.

[Dory]

<dok. finansowa projektów finansowanych ze środków na lata 2007-2013 musi byc przechowywana co najmniej do końca 2020 r.>
A nie do końca 2019? Rozliczenie następuje w 2014 r., okres przechowywania (5 lat) liczony jest od początku 2015 r.

[Rovan]

Data 31.12.2020 to wymóg unijny. Wynika on bezpośrednio z zapisów artykułów 89 i 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006.

[stany]

Tak jest jak pisze Rovan

[Rovan]

(...) okres przechowywania (5 lat) liczony jest od początku 2015 r.

5 lat to minimalny okres przechowywania tej dokumentacji o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, a w tym przypadku stanowią (w/w rozporządzenie).

Przy okazji chciałbym zauważyć, że o ile w JRWA dla JST z 18.01.2011 jako minimalny okres przechowywania dokumentacji finansowej projektów UE podano 5 lat, to w przykładowym wykazie dla klas 0-3 przygotowanym przez NDAP ta dokumentacja ma kat. B10.