Spółka a nadzór archiwum

[lukas_drill]

Witam forumowiczów i chciałbym poprosić o poradę, chociaż i tak będę musiał skontaktować się z AP, ale przedtem ktoś może coś mi podpowie;)

Będę miał do opracowania dokumentację Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej. Nic nigdy z dokumentami nie było tam robione, nigdy żadna kontrola archiwum nie miała miejsca, nie mają żadnych instrukcji, jrwa - nic.
Chcą zorganizować archiwum (czy to zakładowe, czy składnicę - zobaczymy zapewne za niedługo...).

Do roku 1961 był to Zakład Gospodarki Komunalnej, bezpośrednio finansowany przez budżet miasta.
Z dniem 1 stycznia 1962  roku na podstawie uchwały Prezydium Miejskiej Rady Narodowej utworzono Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej. Na przestrzeni lat przedsiębiorstwo przechodziło wiele reorganizacji, w wyniku których zmieniał się zarówno zakres jak i obszar działań.
Od roku 1997 Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej funkcjonuje jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która powstała w wyniku przekształcenia Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej w spółkę prawa handlowego, na podstawie Uchwały Zarządu Miasta.
Właścicielem spółki zostało miasto, posiadające 100% udziałów.

Od 1997 roku władze spółki to:Zgromadzenie Wspólników, Rada Nadzorcza i Zarząd Spółki.

No i teraz pytanie: w takiej sytuacji prawnej (czy jak to określić inaczej) to MPGK podlega pod nadzór AP, czy powinien mieć instrukcje archiwalną i kancelaryjną, jrwa, archiwum zakładowe?
Mnie się wydaje, że do tego 1997 r powinien dysponować składnicą akt (raczej kat. A tam nie mają, ale to sprawdzę w najbliższym czasie), natomiast po 1997 i przekształceniu w spółkę, to już nie wiem. Bo niby jakaś spółka, ale w 100% właścicielem jest miasto...
Nie znam się na sprawach prawnych i z pewnością pomoc AP będzie konieczna, ale może jakieś sugestie Państwa pozwolą mi rozeznać temat bliżej. Za co z góry dziekuję
pozdrawiam

[Rovan]

Jeśli spółka jest w 100% własnością miasta, to jest jak najbardziej podpada pod UNZA i powinna mieć uzgodnione z AP normatywy.

[PatMaj]

Jestem archiwistą (w zasadzie konstruuję przepisy kancelaryjno-archiwalne i organizuję archiwum zakładowe) w samorządowej jednostce organizacyjnej posiadającej osobowość prawną, czyt. samorządowa spółka handlowa - 100% własności województwa. AP oczywiście powołało nas pod nadzór, ale nie musi - podobno w tym zakresie panuje rozbieżność między praktyką różnych AP, np. w Krakowie wszystkie urzędy skarbowe są pod nadzorem, w Poznaniu żaden.

[lukas_drill]

Dzięki za odpowiedzi!
Czyli reasumując: całość dokumentacji należy podzielić na okresy:
1. Do 1961
2. 1961-1997
3. po 1997 do teraz

Punkty 1 i 2 do uporządkowania i ew brakowania czy przekazania do AP lub jeśli coś ma wciąż być przechowywane to do AZ w Gminie (lub przechowywane na miejscu), natomiast po 1997 (czyli już jako spółka), do konsultacji z AP i prawdopodobnie pod nadzór - czyli normatywy itp.?
dobrze myślę?

[Rovan]

@PatMAj - Urzędy skarbowe jako instytucje państwowe z mocy ustawy podlegają pod nadzór AP (art. 5 i 6 UNZA)
Nie mylisz przypadkiem nadzoru z uznaniem aktotwórcy za wytwarzającego materiały archiwalne?
To, ze jakaś jednostka nie wytwarza dokumentacji kat. A, nie oznacza, że nie podlega pod nadzór AP w zakresie uzgadniania normatywów czy uzyskiwania zgody na brakowanie. Przepisy nie rozróżniają pod tym względem aktotwórców wytwarzających materiały archiwalne i nie wytwarzających tychże.

[PatMaj]

Rovan - w istocie to miałam na myśli, źle się wyraziłam. Więc gwoli szczegółu - moja spółka samorządowa (utworzona w 2009 r., funkcjonująca od 2011 r.) podlega pod nadzór i została powołana jako jednostka, która wytwarza materiały archiwalne.

[Bolek]

RovanUrzędu skarbowe, kiedyś mogły być pod nadzorem archiwów państwowych. Obecnie już wypadły bo nie stanowią samodzielnych jednostek po tych wszystkich przekształceniach w administracji skarbowej i celnej. Archiwa, muszą tylko ściągnąć do siebie dokumentację kategorii A z tego okresu (o ile już tego nie zrobiły).
PatMaj - to, ze jesteście spółką samorządową nie znaczy, że jeszcze jesteście pod nadzorem archiwum państwowego. Wysyłanie do archiwów wniosków o zgodę na brakowanie dokumentacji jeszcze o tym nie świadczy. Nie świadczy również o tym uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Te dwie czynności wynikają poprostu z przepisów.
Po pierwsze zorientuj się, czy dostaliście decyzję o wzięciu pod nadzór ze strony archiwum państwowego. Jeśli w zakładzie nikt nic na ten temat nie wie zadzwoń do właściwego archiwum.

[Rovan]

to, ze jesteście spółką samorządową nie znaczy, że jeszcze jesteście pod nadzorem archiwum państwowego. Wysyłanie do archiwów wniosków o zgodę na brakowanie dokumentacji jeszcze o tym nie świadczy. Nie świadczy również o tym uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Te dwie czynności wynikają poprostu z przepisów.

Wymienione przez Ciebie czynności są elementem nadzoru archiwalnego.
Wiem, że pojęcie to jako nie zdefiniowane w przepisach może być różnie rozumiane, jednak zwykle nie ogranicza się go tylko do jednostek wytwarzających materiały archiwalne.
Przykładowo Archiwum Narodowe w Krakowie jako element nadzoru archiwalnego wymienia min. ekspertyzy w składnicach akt, wyrażanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz opiniowanie i uzgadnianie normatywów.

Tak więc moim zdaniem można mówić o nadzorze archiwalnym również w stosunku do państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie wytwarzających materiałów archiwalnych.

[Bolek]

ja bym się może skłonił do terminu czynności nadzorcze znanego z budżetu zadaniowego. Bardziej by tu pasował.

[PatMaj]

Tak, dzięki moim staraniom przeprowadzona została Ekspertyza mająca określić cechy Spółki i jej działalności. Wynikiem tego było wydanie decyzji o uznaniu Spółki za jednostkę wytwarzającą MATERIAŁY ARCHIWALNE

[PatMaj]

Tak, dzięki moim staraniom przeprowadzona została Ekspertyza mająca określić cechy Spółki i jej działalności. Wynikiem tego było wydanie decyzji o uznaniu Spółki za jednostkę wytwarzającą MATERIAŁY ARCHIWALNE; zresztą o jednostce, która wytwarza materiały archiwalne pisałam już wyżej :

Rovan - w istocie to miałam na myśli, źle się wyraziłam. Więc gwoli szczegółu - moja spółka samorządowa (utworzona w 2009 r., funkcjonująca od 2011 r.) podlega pod nadzór i została powołana jako jednostka, która wytwarza materiały archiwalne.

[Bolek]

Czyli po takiej ekspertyzie możecie spodziewać się, że zostaniecie objęci nadzorem archiwum państwowego.

[Barsa]

Mam bardzo podobną sytuacje, chyba nawet lata się zgadzają... Tylko jest jedno "ale" do powyższych postów. "Moje" ZGK jest spółka z o. o. i tak widnieje w KRS-ach, jak robiłem kiedyś tam OSIR to tam było wprost "Samorządowa jednostka organizacyjna" i wtedy ok podlega AP, ale czy naprawdę spółka prawa handlowego podlega pod AP? To, że jedynym udziałowcem jest miasto chyba niczego nie przesądzą, bo z tego co poszperałem w necie to nie znaczy to, że jest jednocześnie gminą, miejska czy samorządową jednostką organizacyjną.

[Rovan]

Znam kilka spółek z o. o. o 100% udziale gmin. Wszystkie podlegają pod AP.