teczka akt osobowych studenta - koplikacje

[krzysiekp]

witam
do archiwum trafiła teczka studenta, który nie ukończył studiów (skreślenie). Przyjmując tą teczkę nie wiedziałem, że student ten odwołał się od decyzji i udało mu się wywalczyć ponowne przyjęcie w poczet studentów. Dziekanat przekazując mi  teczki rocznika tez nie wziął tego odwołania pod uwagę. Teraz twierdzą, że teczka musi do nich wrócić i być kontynuowana ale jest już na stanie archiwum. Jak wybrnąć z tej sytuacji. Proszę o warianty rozwiązań

[Rovan]

Należy przeprowadzić procedurę wycofania dokumentacji ze stanu AZ. Powinna być ona opisana w instrukcji archiwalnej Twojej uczelni. Jeśli w IA brak odpowiednich zapisów proponuje wzorować sie na instrukcji dla JST (rozp. PRM z 18.01.2011):

"Rozdział 8
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 35. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

§ 36. 1. Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:
1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania;
2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co
najmniej:
a) datę wycofania,
b) numer protokołu,
c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,
d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,
e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

§ 37. 1. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega
na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.
3. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2."

[krzysiekp]

dzięki Rovan. Powiedz proszę gdzie ten protokół powinien być przechowywany i co z nim zrobić gdy teczka zostanie już zwrócona. Zwrócona teczka np. po dwóch latach otrzymuje nową sygnaturę?

[Rovan]

Protokół wycofania akt stanowi część ewidencji archiwum zakładowego i powinien byc przechowywany wraz z tą ewidencją. Ja mam założoną osobną teczkę na te protokoły (raptem 2  ). Podobnie jak reszta ewidencji AZ protokół jest dokumentem kat. A.
Tak, akta wycofane z AZ gdy ponownie do niego trafią zostaną przekazane na nowym spisie z/o i otrzymają nową sygnaturę.

[krzysiekp]

Tzn.  że do tej teczki można dokładać dokumenty zatem wróci do archiwum z inna ilością stron i dat skrajnych? Czy wówczas można zrobić nowa okładkę czy skreślać stare dane i obok wpisać nowe ?

[Rovan]

Oczywiście, ze mozna dokładać dokumenty. Akta wycofane z AZ uzyskuja ponownie status otwartej sprawy, w ramach której moze powstawac dalsza dokumentacja. Zdajac je (ponownie) do AZ mozna wyposazyc je w nową okładkę (moim zdaniem jest to rozwiazanie lepsze/bardziej czytelne) anizeli kreślenie starych dat skrajnych i sygnatur.