przejmowanie akt po likwidacji poradni

[archum89]

W mojej Gminie istnieje poradnia psychologiczno- pedagogiczna. Ma ona swoją składnicę akt. W tym roku będzie ona przez nas likwidowana, żadna jednostka nie przejmuje jej zadań. Oczywiście nie wytwarza dokumentacji kat. A lub Be, lecz tylko B. I teraz mam pytanie, my jako urząd miejski powinniśmy przejąć całą ta dokumentację prawda?

[inka]

jeśli jest to wasza jednostka organizacyjna to tak. Zajrzyj do par. 5 instrukcji archiwalnej z 2011 r. - do zadań a.z. należy przejmowanie dokumentacji "niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność
ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był
odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego"

[archum89]

No ok, fajnie. Ale pomóżcie mi gdzie mogę znaleźć wskazówki dot. przejęcia tych akt...

[waleryczek]

Dokumentacja powinna zostać przejęta przez organ założycielski/ jednostkę nadrzędną/ następce prawnego. Jeśli jednym z nich jest to gmina, to dokumentacja, na podstawie ewidencji, trafia do zasobu jej archiwum zakładowego i jest tam przechowywana jako dokumentacja obca.

[MarcinP]

Dokumentację obcą przejętą po zlikwidowanych jednostkach trzyma się osobno na regałach w archiwum zakładowym i przyjmuje na odrębnie numerowanych spisach zdawczo-odbiorczych.

[szycha]

przyjmuje na odrębnie numerowanych spisach zdawczo-odbiorczych.

A dla czego na odrębnie numerowanych spisach?  w takim wypadku byłyby teczki o identycznych sygnaturach, co pracy nie ułatwi

[Rovan]

Przejęta dokumentacja staje się częścią zasobu sukcesora i powinna zostać ujęta w jego ewidencji na normalnych spisach zdawczo-odbiorczych (ciągła numeracja wynikająca z wykazu spisów).
Nie ma mowy o żadnym odrębnym numerowaniu spisów. Prowadziłoby to do zdublowania numerów spisów oraz sygnatur.

[MarcinP]

Ano właśnie dlatego na osobnych spisach, ponieważ jest to dokumentacja obca. Nie własna. I racja - sygnatury są zdublowane. Ale dokumentację obcą trzymam osobno. Prowadzę odrębny wykaz spisów dla dokumentacji obcej. Osobny jest również dla odziedziczonej. A osobny dla akt własnych. Tak więc w sumie są 3 wykazy spisów.

[MarcinP]

Hmm... odrębne spisy były prowadzone przez kilkanaście lat w ten sposób i nigdy AP nie czyniło żadnej uwagi do tego w trakcie kontroli. Zasięgnę jednak języka w AP, albo poszukam w literaturze, bo już sam zwątpiłem...

[inka]

Przejęta dokumentacja staje się częścią zasobu sukcesora i powinna zostać ujęta w jego ewidencji na normalnych spisach zdawczo-odbiorczych (ciągła numeracja wynikająca z wykazu spisów).
Nie ma mowy o żadnym odrębnym numerowaniu spisów. Prowadziłoby to do zdublowania numerów spisów oraz sygnatur.

Zgadzam się. Zresztą instrukcja archiwalna z 2011 r. wprowadza do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych rubrykę, w którą można wpisać zlikwidowaną samorządową jednostkę organizacyjną (par. 17, pkt.2, lit. d)

[MarcinP]

Racja... A więc będę musiał włączyć spisy zdawczo-odbiorcze, które błędnie ewidencjonowano przez prawie 14 lat do właściwej ewidencji... 

[MarcinP]

Uff, jednak nie będę musiał tego robić. Moje AP jest zdania, że ewidencja ta powinna być prowadzona oddzielnie.

[Rovan]

Problem w tym, że brak jest w tej kwestii jasnej interpretacji przepisów, w literaturze przedmiotu również można spotkać odmienne opinie. Stąd też poszczególne AP mogą do tego różne podchodzić. Dodatkową komplikacją może byc kwestia, czy mamy do czynienia z sukcesja czynna czy bierną?

[MarcinP]

U mnie zawsze to była sukcesja bierna.