Nagrania sesji

[nikodem.b]

Witam!

Króciutkie pytania do specjalistów i praktyków:
czy nagrania (audialne, audiowizualne) sesji rady gminy/miasta należy zakwalifikować do kategorii A, jeżeli z każdego posiedzenia sporządza się protokoły, a czasami stenogramy - w postaci tradycyjnej (papierowej)?
Czy posiadacie wypracowane metody, procedury postępowania z takimi nagraniami: oznaczanie, przechowywanie, zabezpieczanie?
Czy któreś z archiwów państwowych wyraziło zainteresowanie takimi materiałami?

Pozdrawiam w Nowym Roku
NIKodem

[Jamaika]

Czy nagrania (audialne, audiowizualne) sesji rady gminy/miasta należy zakwalifikować do kategorii A, jeżeli z każdego posiedzenia sporządza się protokoły, a czasami stenogramy - w postaci tradycyjnej (papierowej)?

Nie jestem specjalistą ani praktykiem, ale może to się przyda:
http://www.forum.archiwistyka.pl/viewtopic.php?t=1111
http://www.archiwum.krakow.pl/Przyklady-kwalifikacji-dokumentacji-1-33.html
Na resztę pytań niech odpowiedzą inni.
Pozdrawiam w Nowy Roku.

[Jarek]

Coś mi się zdaje że trudno tu będzie o głosy specjalistów i praktyków 
Ja też się do nich w tej materii nie zaliczam, ale chciałbym zwrócić uwagę na stronę formalno-przepisową czyli zapis w obecnym jrwa dla gmin - dla klasy 0002 nie ma wewnętrznego zróżnicowania kategorii archiwalnej. Nagrania nie są przy tym wymienione jako rodzaj dokumentacji w ramach tej klasy, ale tam stoi "między innymi", czyli nie jest to katalog zamknięty. Ergo - jeśli przyporządkowujemy te nagrania tej klasie to jest to kategoria A.

pozdrawiam

[evje]

Luźne przemyślenia teoretyczne skłaniają mnie do tego aby uznać to także za kategorię A.
Wydaje mi się, że chociaż jest to zapis tego samego wydarzenia jedynie w innej formie, na innym nośniku to nagrania audiowizualne lub chociażby dźwiękowe utrwalają także i inne, nie dające się zapisać na papierze rzeczy np. wygląd osób, ich głos, a także atmosferę, panującą podczas sesji. Z historycznego punktu widzenia takie nagranie jest zatem nieocenione. Nie znaczy to jednak, że zastąpi protokół z obrad na piśmie. Ten z kolei zawiera szereg ustaleń formalnych (np. statystykę głosowań), o których trudno zorientować się z jakiegokolwiek nagrania.

Również pozdrawiam noworocznie.

[MarcinP]

Dokumentacja nie musi być papierową, aby mieć kat. A. Dokumentacja może być właśnie audiowizualna. Nagrania sesji rad gmin, rad powiatowych etc. to bez wątpienia materiały archiwalne.

[muniekdm]

Kategoria nie zależy od formy dokumentacji. Jeśli będzie dokument elektroniczny, nagranie audio, wideo etc. który będzie dotyczył sprawy, która według RWA ma kat A to będzie on miał kategorię A. Proste.
Póki co jednak w urzędach istnieje poważny problem z przechowywaniem nagrań czy innych dokumentów elektronicznych. Wiadomo też, że w urzędach wiele spraw się dubluje. Stosuje się formę elektroniczną i papierową, więc będzie tradycyjny zapis sesji i będzie nagranie tej sasji należące do kat. A. A gdyby tak zrezygnować z formy papierowej. 

[MarcinP]

Kategoria nie zależy od formy dokumentacji. Jeśli będzie dokument elektroniczny, nagranie audio, wideo etc. który będzie dotyczył sprawy, która według RWA ma kat A to będzie on miał kategorię A. Proste.

Przecież nigdzie nie napisałem, że kategoria archiwalna zależy od rodzaju dokumentacji 

[luke]

Jarek już pisał o stronie formalno-prawnej (0002 - Sesje rady gminy - A  - między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały). Rejestrację audialną lub audiowizualną sesji rady gminy, niezależnie od protokołu z jej posiedzenia, zakwalifikowałbym jako mat. arch., klasa j.w.
Nikodem.b pytał również o metody opracowania:

Czy posiadacie wypracowane metody, procedury postępowania z takimi nagraniami: oznaczanie, przechowywanie, zabezpieczanie? Czy któreś z archiwów państwowych wyraziło zainteresowanie takimi materiałami?

Ponieważ jak widać specjalistów brak na forum  , proponuję kontakt z Oddziałem Filmów i Nagrań Dźwiękowych Narodowego Archiwum Cyfrowego, który zgodnie z regulaminem organizacyjnym zajmuje się, m,in.

przygotowywaniem opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z audiowizualnymi materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowywania w archiwach państwowych, oraz w innych podmiotach

ODDZIAŁ FILMÓW I NAGRAŃ DŹWIĘKOWYCH
tel. 0-22/572-16-16
NARODOWE ARCHIWUM CYFROWE
ul. Hankiewicza 1
02-103 Warszawa
tel. 0-22/572-16-00, 822-49-34, 823-26-41, 822-25-32, 824-04-59
fax 0-22/572-16-24
www.nac.gov.pl
nac@nac.gov.pl

Bez wątpienia celowy jest kontakt z Departamentem Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, który z kolei, wśród swoich zadań wymienia

poradnictwo metodyczne oraz udzielanie konsultacji w sprawach postępowania z dokumentacją;

oraz

inicjowanie oraz współpraca w zakresie opracowywania zasad i pomocy metodycznych i edukacyjnych odnośnie wartościowania dokumentacji, jej opracowywania lub ewidencjonowania w archiwach zakładowych, składnicach akt, jednostkach z powierzonym zasobem archiwalnym oraz w bibliotekach i muzeach, które gromadzą i przechowują państwowy zasób archiwalny;

. Jak sądzę konsultacji, np. w postaci e-maila można udzielić również w tej sprawie.
Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego
telefon (22) 565-46-35
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP)
ul. Rakowiecka 2D
02-517 Warszawa
telefon (22) 565-46-00, fax 565-46-14
www.archiwa.gov.pl
ndap@archiwa.gov.pl

W ramach dyskusji proponuję lekturę artykułu, pt. Od lipca w sądach nagrania video zastąpią papier?
http://www.nowemedia.org.pl/joomla/index.php/akty-prawne/item/823-od-lipca-w-s%C4%85dach-nagrania-video-zast%C4%85pi%C4%85-papier?
gdzie czytamy,

Nie do końca. Elementy pisemnego protokołu zostaną. Na przykład wpisywane będą do niego postanowienia sądu wydane w trakcie rozprawy. Jednak cały przebieg rozprawy ma być nagrywany. Przynajmniej z dwóch kamer (widok ogólny i osoba przy mównicy). Urzędowa transkrypcja takiego zapisu do formy tekstowej ma być wyjątkiem. Elektronicznym protokołem jest bowiem co do zasady samo nagranie.

i jeszcze

Strona będzie mogła dostać kopię nagrania. Nie znajdziemy jednak potem filmu z rozprawy na YouTUBE (o czym już pisałem). Strony będą bowiem mogły otrzymać "do domu" wyłącznie cyfrowy zapis audio. Chodzi o m. in. ochronę danych osobowych. Jednocześnie będzie można przeglądać cyfrowe nagrania na miejscu, w budynku sądu.

Dodam jeszcze, że zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z dnia 22 marca 2004 r.)
Rozdział 8
Warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych
...
§ 29. 1. Przekazanie akt do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.
2. Potwierdzenia odbioru z pomocniczego zbioru dokumentów w sprawach rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym są przekazywane do zniszczenia bez zgody, o której mowa w ust. 1, po prawomocnym zakończeniu postępowania przez sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze lub po upływie roku od przekazania sprawy przez ten sąd, chyba że zostały włączone do akt
sprawy.
3. Jeżeli sporządzono protokół posiedzenia jawnego za pomocą urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk, dopuszcza się zniszczenie zapisu obrazu bez zgody, o której mowa w ust. 1, po uprawomocnieniu się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, a w przypadku sprawy, w której przysługuje skarga kasacyjna, po upływie terminu do jej wniesienia, natomiast jeśli skarga została złożona - po zakończeniu
postępowania wywołanego jej wniesieniem. W takim przypadku pozostawia się w systemie teleinformatycznym wyłącznie zapis dźwięku.
4. Do zniszczenia zapisu obrazu przepisy § 27 stosuje się odpowiednio.
5. Jeżeli akta sprawy zaliczono do kategorii A, przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się.
Ciekawe czym kierował się autor zapisu o kasowaniu obrazu i pozostawianiu jedynie zapisu dźwiękowego (pojemnością zasobów dyskowych?) 
Podsumowując ten przydługi post, warto przypomnieć: Jeżeli akta sprawy (niewątpliwie rejestracja audiowizualna sesji rady gminy akta sprawy stanowi) zakwalifikowano do materiałów archiwalnych nie można tych materiałów brakować. Osobną kwestią pozostaje ich opracowanie. Czekamy na opinię specjalistów (ja niestety również nie jestem specjalistą w tej dziedzinie
pozdrawiam

[MarcinP]

Ja nagrania z sesji rady powiatu przyjmuję kadencyjnie na informatycznych nośnikach danych zgodnie z obowiązującą mnie instrukcją kancelaryjną z 2011 r. Ot cała filozofia... 

[Kajka]

Mnie intryguje sposób zabezpieczenia tych materiałów pod względem technicznym. Czy nagrania są na płytach CD i w teczkach aktowych (sic!) Czy też sa jako odrębne pozycje na spisie nośników. Czy archiwa mają zdiagnozowano problem i znają skalę dokumentacji audio, video na taśmach i innych nośnikach. Żeby się później nie okazało, ze materiały archiwalne są niemożliwe do odczytania ze względu na uszkodzenie nośnika lub brak narzędzia czy oprogramowanie do jego odtworzenia.

[bela]

Ja pakuję w koperty i układam w osobnym pudełku. Robię spis a w nim umieszczam informację z którym spisem i pozycją jest nośnik powiązany. Kategoria A - jak protokoły. Zdaje się, że płyty powinno się sprawdzać co 5 lat. Sprawdziłam stare nagrania i są ok, ale zamierzam je zgrać na pewniejszy nośnik