Dokumentacja archiwalna w składnicy akt

[Początkujący archiwista]

Cześć, od niedawna pracuje, jako archiwista, w OPS niebędącym pod nadzorem archiwalnym i nie tworzącym materiałów archiwalnych. Niedawno dostałem do opracowania i przyjęcia do składnicy akt teczki z dokumentami wytworzonymi ponad 10 lat temu. Okazało się, że niektóre znajdujące się w nich dokumenty mają znaki spraw nadane, według obowiązującego w tamtym czasie wykazu akt i mają symbol 0912 oraz kategorie arch. A. Natomiast wg obecnie obowiązującego u nas wykazu mają symbol 0814 i kategorie B-25. Tamten nieaktualny wykaz akt był skopiowany z wykazu akt używanego w tamtym okresie w urzędzie miasta i nie wiadomo czy był zatwierdzony przez Archiwum Państwowe. Do czasu rozpoczęcia przeze mnie pracy wszystkie teczki przekazane do składnicy były opisywane wg najnowszego wykazu akt, niezależnie kiedy były założone i nikt się nie przejmował, że dokumenty w nich zawarte mają  znaki spraw ze starych wykazów akt. Czy oznaczyć teczki symbolem i kategorią wg starego czy nowego wykazu akt? Czy może napisać dwa znaki teczki ten obowiązujący w czasie wytworzenia dokumentacji i ten, który jest dziś oraz kategorie archiwalną o wartości wyższej? Dodam jeszcze, że w naszej instrukcji kancelaryjnej nie ma ani słowa o materiałach archiwalnych

[EwelinaP]

Ja bym wpisała na teczce oba znaki spraw, ale kategorię B-25. Możesz także wystąpić z wnioskiem o zajęcie stanowiska w tej sprawie do ap. Będzie czarno na białym, co i jak.

[sto]

Ze swojego (również niedługiego) doświadczenia wiem, że AP traktuje czasem część dokumentacji w SA jako materiały archiwalne nawet, jeżeli jednostka nie jest objęta nadzorem. Więc po prostu dopytaj u źródła.

[Początkujący archiwista]

Witam. W Archiwum Państwowym powiedzieli mi żeby nadawać kategorie archiwalną na podstawie obecnie używanego wykazu akt bo podobno stary wykaz używany w naszej instytucji w latach 2003-2008 nie był zatwierdzony przez Archiwum Państwowe, a tylko wprowadzony do stosowania zarządzeniem naszego Dyrektora