Jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna i kancelaryjna

[krecik78]

Witam.
Czy ktoś wie ile kosztuje opracowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej dla szkoły?

[szycha]

A czemu nie napisać samemu?

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych udostępnia przykładowe jrwa dla szkół

http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/klasy%204_6_NDAP_szko%C5%82y.pdf

a za podstawę instrukcji kancelaryjnej i archiwalne wziąć te wprowadzone rozporz. prezesa rady ministrów z 18 stycznia 2011 i odpowiednio je przerobić. No i w necie po wpisaniu instrukcja kancelaryjna dla szkół wyskakuje dużo interesujących rzeczy, więc po co przepłacać?

[MarcinP]

Komplet tych instrukcji u firm prywatnych kosztuje zwykle ok. 2500 - 3500 zł. Ceny znaleźć można w internecie. Zwykle jednostki same opracowują takie instrukcje i jrwa.

[gocha]

Witam,
wlasnie mam zaczac prace nad porzadkowaniem dokumentacji szkolnej, ktora 12 lat byla skladowana gdzies do szaf i nic poza tym, dodatkowo owa placowka posiada przestarzaly RWA i najlepiej byloby wprowadzic nowy z 2011 r. To moja pierwsza samodzielna praca zwiazana z porzadkowaniem, czas jaki zostal mi wyznaczony na ukonczenie jej to gora miesiac. A Bez dobrego RWA ani rusz. Zapewne powinnam najpierw wyslac dobry RWA do AP i czekac na zatwierdzenie. Czy ktos z ,,forumowiczow,, ma jakis pomysl co mam zrobic?

[MarcinP]

(...) placowka posiada przestarzaly RWA i najlepiej byloby wprowadzic nowy z 2011 r.

Wprowadzić z 2011 r.? Mamy 2012 r., więc wprowadzony nowy wykaz będzie z 2012 r. Nie ma żadnego "ogólnopolskiego" jrwa dla wszystkich szkół. Ani z 2011 r. ani z innych lat.

Czy ktos z ,,forumowiczow,, ma jakis pomysl co mam zrobic?

Należy opracować nową instrukcję kancelaryjną, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w funkcjonującej szkołe oraz opracować wykaz akt. Akty te należy wysłać do zaopiniowania właściwemu miejscowo archiwum państwowego. Po zatwierdzeniu przez AP będzie można je wprowadzić zarządzeniem dyrektora.

[evje]

Jeśli się mylę proszę mnie poprawić: dokumentację opracowuje się w oparciu o wykaz akt na podstawie którego narastała. A skoro szkoła ma stary wykaz akt, to należy opracować nowy i zgodnie z nim klasyfikować i kwalifikować dokumentację współcześnie w szkole powstającą. Stosowanie wykazu akt dla administracji z 2011 r. dla szkół jest moim zdaniem nieporozumieniem. Proponuję skorzystać z załącznika do Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. i z przykładowej klasyfikacji rzeczowej dla szkół zamieszczonej na stronie NDAP, a także wskazówek jak opracować dobry wykaz akt w postaci artykułów zamieszczonych na łamach "Archiwisty Polskiego". Życzę powodzenia i pozdrawiam.

[Rovan]

Z załącznika do rozp. z 2002 nie radzę korzystać. Obecnie w kwestii dokumentacji typowej (klasy 0-3) najlepiej wspomagać się przykładową klasyfikacją akt typowych stworzoną przez NDAP (z 15.12.2011). Razem z przykładową klasyfikacją dla szkół stanowią one solidną podstawę do przygotowania JRWA dla konkretnej placówki.

[evje]

Ja jednak bym tam zajrzała, zawsze jednak lepiej przeczytać za dużo, niż za mało:). Zaproponowana przez Zespół przy NDAP przykładowa klasyfikacja dokumentacji szkolnej obejmuje wykaz klas 4-6 oraz dodatkowe klasy od 0-3. Pytanie: Dodatkowe klasy do czego, do jakich innych klas, do których są one uzupełnieniem? Odpowiedź moim zdaniem kieruje właśnie do wspomnianego powyżej Rozporządzenia z 2002 r. Miłego dnia:)

[Rovan]

Dodatkowe klasy w zakresie 0-3 w jrwa dla szkół są uzupełnieniem do stworzonej przez NDAP przykładowej klasyfikacji (0-3) dla wszystkich podmiotów:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/zz2011_12_15_klasy%200_3_NDAP_na%20spotkaniu_ok_III%20wersja.pdf

[evje]

Bardzo dziękuję za zwrócenie uwagi na tę klasyfikację. Dla własnej ciekawości można porównać jedno i drugie.

[gocha]

dziekuje za pomoc:)mam jeszcze jedno pytanie czy AP ma obowiązek badź też moze kontrolować placówki szkolne?czy jest to w jakims rozporządzeniu?

[MarcinP]

Ma obowiązek, jeśli placówka taka znajduje się pod nadzorem archiwum państwowego i wytwarza materiały archiwalne. Natomiast placówkę szkolną kontrolować może organ prowadzący w ramach kontroli zarządczej. Kontrola może obejmować również przestrzeganie przepisów ustawy o archiwach.

[Rovan]

Natomiast zapisane jest to chociażby w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 28).