Jaka klasa rzeczowa? - umowy na dostarczenie mediów i inne

[kecajax]

Witam.

Archiwum zakładowe urzędu w którym od niedawna pracuję funkcjonuje na podstawie rozporządzenia z 18 stycznia 2011 roku. Korzystam z załącznika 2 do tego rozporządzenia - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki. Cały czas zapoznaje się z Rzeczowym wykazem akt. Proszę wskazać czy poprawnie zaklasyfikowałem poniższe dokumenty (przedstawię nazwę dokumentu i symbol z JRWA wraz z opisem).
1. Umowy na dostawę mediów zawartych miedzy urzędem a dostawcami mediów -> 2512 - Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń - kat. B5 (korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energie elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.)
2. Umowy na dostarczenie materiałów budowlanych na potrzeby nieruchomości urzędu -> 2510 - przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń
3. Umowy na przeprowadzenie szkolenia dla pracowników (to jest raczej sprawa kadr, ale warto wiedzieć jak prawidłowo "opisać teczkę") -> 2402 - szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach - kat. BE10 lub 2403 - dokształcanie pracowników - kat. B5
4. Umowy na przeprowadzenie audytu przez firmę zewnętrzną -> 1712 - kontrole wewnętrzne w podmiocie - kat. A
5. Umowy o zamieszczenie reklamy w mediach -> zamierzam to sklasyfikować pod którymś z symboli klasy 05 Reprezentacja i promowanie gminy - lecz dokładnie nie wiem pod którym.

Proszę o podanie propozycji. Wasze uwagi i podpowiedzi na pewno ułatwią i przyspieszą mi pracę.

Pozdrawiam

[Rovan]

Jedna uwaga - jeśli umowa została zawarta w drodze postępowania w trybie zamówień publicznych, wówczas należy ją klasyfikować pod 272.

[Dory]

Co do ostatniego punktu - może 056 - Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych oraz ich rozpowszechnianie?

[kecajax]

Te umowy nie są związane z postępowaniem w trybie zamówień publicznych, ale ta klasa będzie mi przydatna w przyszłości.
Klasa 05 - to jest prawdopodobnie to. Jutro bardziej się wczytam w RWA i zdecyduje jak sklasyfikować umowy związane z reklamami.
Dziękuje Wam za pomoc. Rozumiem, że pozostałe umowy są dobrze sklasyfikowane? 

[MarcinP]

 Umowy na przeprowadzenie audytu przez firmę zewnętrzną -> 1712 - kontrole wewnętrzne w podmiocie - kat. A

Ja bym nie traktował audyt jako kontrolę, bo to audyt przecież kontrolą nie jest. A poza tym należy postawić pytanie, czy umowa o przeprowadzenie audytu powinna być traktowana jako materiał archiwalny. Mam wątpliwość...
Jeszcze dodam, że są takie hasła i symbole, jak:
215 - Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

[szycha]

są też takie klasy jak

014       Systemy zarządzania jakością
        0144   Audyty jakości zewnętrzne   A
        0145   Audyty jakości wewnętrzne   A

albo
172       Audyt   
    1720   Bieżące akta audytu   A
    1721   Stałe akta audytu   A

[niki0]

Witam

Pod jaki symbol w wykazie z 10 marca 2003r. dla organów gmin.. przyporządkować Umowy na dostawę mediów, które zawarte są między urzędem a dostawcami mediów ??

[niki0]

Widzę że nikt nie ma pomysłu. To może łatwiej będzie w kwestii umów na zawieranych na usługi telekomunikacyjne, internet. Czy w instrukcji z 2003 r. można je podciągnąć pod 5612 Eksploatacja sprzętu ??. W instrukcji z 2011r. takie umowy są podpinane pod 2635 - Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej.



Będę wdzięczna za jakąkolwiek sugestie w tej materii.

[MarcinP]

Co rozumiesz pod pojęciem dostawy mediów. Co to za wykaz dla organów gmin z 2003 r.? Organy gmin posługują się przecież wykazem stanowiącym załącznik do rozporządzenia PRM z 2011 r.

[niki0]

Głównie chodzi mi o umowy na dostawy internetu czy usług telekomunikacyjnych. A wykaz z 2003 r. to ten co obowiązywał do wejścia nowej instrukcji z 2011 r. i jak się archiwizuje dokumenty z lat przed 2011 r. to trzeba bazować na tej instrukcji z 2003 r.

[MarcinP]

Głównie chodzi mi o umowy na dostawy internetu czy usług telekomunikacyjnych. A wykaz z 2003 r. to ten co obowiązywał do wejścia nowej instrukcji z 2011 r. i jak się archiwizuje dokumenty z lat przed 2011 r. to trzeba bazować na tej instrukcji z 2003 r.

Przed wejściem w życie rozporządzenia z 2011 r. obowiązywało rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), które określało również konstrukcję i treść wykazu akt. W 2003 r. - i później w 2006 r. - miały miejsce jedynie nowelizacje ww. aktu.
Proponuję 2630 - "Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich", kat. B5.

[niki0]

Może źle się wyraziłam i napisać "chodzi mi o jrwa z 1999 r. znowelizowany w 2003 r. i w 2006 r.". Posiadam umowy na dostawy internetu lub usług teleinformatycznych oraz umowy np. z Tauronem na wynajem slupu linii niskiego napięcia. Są to umowy z lat 2007 - 2010. W związku z tym poszukuje symboli pasujących do tej tematyki z jrwa z tego czasu czyli instrukcji z 1999 r znowelizowanej w 2003 i 2006 r.

Będę wdzięczna za pomoc

[MarcinP]

W jrwa z 1999 r. łączność jest pod symbolem 56, ale w ramach następnych klas rzeczowych trudno znaleźć hasło odpowiadające tego rodzaju zamówieniom na świadczenie usług telekomunikacyjnych. W wykazie akt mamy jeszcze hasło:
"Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnych"; symbol: 2017 - kat. B5; jednakże hasło to dotyczy etapu eksploatacji, a nie umowy na świadczenie tych usług, czy udzielenia zamówienia. Wydaje się, że należy przyporządkować dokumentację związaną z udzieleniem zamówienia i zawarciem umowy pod hasło:
"Dokumentacja zamówień publicznych", symbol: 341, kat. B5
albo
"Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych", symbol: 342, kat. B10.
W odniesieniu do symbolu 342 nie należy się przejmować sformułowaniem "w wyniku postępowanie w trybie zamówień publicznych", ponieważ nie ma takiego trybu. Jest to błąd ustawodawcy - w tę teczkę można pakować wszelkie zamówienia publiczne.

[niki0]

Dziękuje za podpowiedz.
Myślałam o tych umowach zawieranych w trybie zamówień publicznych. Tylko to sformułowanie " tryb zamówień publicznych " mnie blokował. Ale jak mogę pod ten symbol te wszystkie umowy wrzucić to dobrze.

[Eremmmita]

Dobry wieczór,
Chciałabym wrócić do tematu i zapytać Kolegów i Koleżanki czy następujące postępowanie będzie prawidlowe:

Pracownik składa wniosek zakupowy do Działu Zamówień Publicznych. Dział zakłada sprawę i przeprowadza postępowanie przetargowe. Postępowanie kończy się zawarciem umowy. Umowa jest częścią postępowania, stąd opatrzona jest znakiem sprawy danego postępowania. Nastepnie zostaje odłożona do zbioru z rejestrem - nie trzymamy wszystkiego w jednej teczce. Na tym etapie Dział zamówień kończy swoją pracę.
Następnie zaczyna się realizacja umowy w komórce organizacyjnej. Rozumiem, że zgodnie z powyższym całą realizację umowy klasyfikujemy w odpowiedniej klasie merytorycznej?
np.
A) przetarg na remont - realizacja remontu trafia pod 2510 - Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń.
B) przetarg na materiały biurowe - realizacja zamówień cyklicznych trafia pod 2601 - Zaopatrzenie materiałowe


(Jesteśmy jednostką mającą obowiązek stosowania PZP)