skontrum

archiwistka90 · Listopad 12, 2012,

Witajcie. Przejęłam niedawno az, więc zrobiłam na początek skontrum (jst - gmina).
Wyszło mi wiele interesujących rzeczy, szczerze to mnóstwo pracy przede mną. W związku z tym chciałabym zadać kilka pytań:

1. Niektóre ze spisów są sporządzone ręcznie - chciałabym je przepisać, bo są to spisy z lat 80-tych i są w opłakanym stanie, już prawie nic na nich nie widać. Co zrobić z oryginałem skoro i tak się nie nadaje do użytku?

Podobnie jest ze spisami z-o dotyczącymi materiałów archiwalnych - są sporządzone błędnie, teczki też są źle oznaczone, niektóre mają sygnaturę np. 9/20-26 (i taka sama sygnaturana 7 teczkach). Też - przepisać spis, a co z oryginałem? czy podmienić spis z-o? Czy stary zachować jako podkładkę?
2. Mam całą masę niezewidencjonowanej w az dokumentacji z lat 60-tych przejętej z innej jednostki (kiedyś połączone było miasto i gmina). Część z nich na pewno będzie A, reszta B50 i BE50. Niestety nie posiadają symboli klasyfikacyjnych. Uzupełniać je w oparciu o ówczesne JRWA czy zrobić spis z natury?
Proszę o porady

MarcinP · Listopad 13, 2012,

1. oryginalne spisy zdawczo-odbiorcze zachować; utworzyć nowe spisy zachowując ten sam numer spisu, jaki posiadał oryginał; pozycja na nowym spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadać pozycji ujętej na starym spisie; na nowo utworzonym spisie jednostki opisać prawidłowym hasłem klasyfikacyjnym i symbolem (błędny symbol podać można w nawiasie z tym, że należy podać informację, który symbol jest prawidłowy); dokumentację przekwalifikować zgodnie z § 6 ust. 3 rozp. PRM z 2011 r. i wytycznymi NDAP; błędne sygnatury poprawić na prawidłowe po przełożeniu materiałów archiwalnych do teczek bezkwasowych;
2. symbole i hasła klasyfikacyjne nadaje się takie, jakie obowiązywały w czasie, gdy dokumentacja powstawała - wyjątek stanowią kategorie archiwalne (patrz: § 6 ust. 3 rozp. PRM z 2011 r.); materiały archiwalne należy uporządkować zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami (spaginować, usunąć elementy metalowe, plastikowe, uporządkować chronologicznie tak, jak porządkuje się materiały archiwalne etc.);
3. w sprawie spisów zdawczo-odbiorczych radziłbym zasięgnąć jeszcze porady w AP

brosandi · Listopad 13, 2012,

Ze wszystkim się zgadzam - hasła są nadane poprawnie, problem jest z sygnaturami, które są błędne z powodu źle sporządzonego spisu. Akta kat.A zawierały kilka a nawet kilkanaście teczek pod jedną pozycją. Spis 76 wyglądał mniej więcej tak:

1-7 0001 Sesje rady gminy
8-18 0002 Uchwały Rady Gminy

Co więcej, zakładając, że pierwsza poz. liczyła 8 teczek, każdą z tych teczek oznaczano sygnaturą 76/1-7. Wówczas, aby to poprawić muszę zmienić sygnatury i układ teczek.

MarcinP · Listopad 14, 2012,

Gdzie jest napisane, że nie można ujmować kilku teczek z dokumentacją kat. A pod jedną pozycją spisu?

Przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego każda teczka powinna być osobno wyszczególniona. A źle napisane sygnatury można po prostu poprawić.

archiwistka90 · Listopad 22, 2012,

No własnie nie jest nigdzie napisane, ale moje AP (Toruń) tak zaleciło w wystąpieniu pokontrolnym.

MarcinP · Listopad 22, 2012,

Ja się spotkałem z prezentami, na których umieszczano pole do wpisywania znaków spraw, jednakże to dość stara praktyka. Może prościej byłoby zrobić zapis w instrukcji kancelaryjnej ustanawiający zasadę, że znak sprawy wpisuje się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie - analogicznie, jak ma to miejsce w instrukcji kancelaryjnej z 18 I 2011 r...

Myślę, że rozwiązałoby to problem, a AP takie wyjaśnienie powinno zaakceptować.

MarcinP · Listopad 22, 2012,

Moja uwaga była nie do tego wątku... Dziwne, że tutaj to wskoczyło...

MarcinP · Listopad 22, 2012,

Cytat: ewalew90 w Listopad 22, 2012,
No własnie nie jest nigdzie napisane, ale moje AP (Toruń) tak zaleciło w wystąpieniu pokontrolnym.

I słusznie - odtąd każdą nowo przyjmowaną teczkę z materiałami archiwalnymi umieszczaj na osobnej pozycji. Ale zauważ, że zalecenie AP nie dotyczy akt już przyjętych, tylko tych, które będziesz przyjmować. Prawda?

archiwistka90 · Listopad 23, 2012,

No właśnie nie, dotyczy akt znajdujących się w archiwum. Jest napisane, że mamy poprawić błędnie sporządzone spisy zdawczo-odbiorcze akt znajdujących się w az. Co prawda, to jest stare zalecenie, sprzed kilku lat. Ja archiwum przejęłam i zadzwoniłam do ap aby o to zapytać. I tam potwierdzili - przepisać stare spisy, poprawić sygnatury.

MarcinP · Listopad 23, 2012,

Ja miałem identyczny problem, ale moje AP stanęło na takim stanowisku, jak zaprezentowałem

archiwistka90 · Listopad 23, 2012,

ech, moje jest takie uparte, że nie da się z nimi rozmawiać, zwłaszcza z jednym panem

archiwistka90 · Listopad 27, 2012,

Moi drodzy, mam jedno pytanie. W moim az zalegała dokumentacja, która kiedyś została nam przekazana przez inny urząd. Spisy z tamtego Urzedu były zrobione źle, nie oddawały tego, co właściwie w teczkach się znajduje. No i nigdy nie zostały przyjęte na stan naszego az. Postanowiłam wobec tego przyjąć dokumentację do naszego az na podstawie spisu z-o. Stąd moje pytanie - jaką mam wpisać komórkę organizacyjną? Moją? Nie na wszystkich teczkach są hasła z jrwa, jak je uzupełnić? Posiada ktoś jrwa dla gmin z lat 50-90?

metricisRegninotarii · Listopad 27, 2012,

Cytat: ewalew90 w Listopad 27, 2012,
Posiada ktoś jrwa dla gmin z lat 50-90?

O ile się nie mylę, daleko szukać nie trzeba ==> http://www.ifar.pl/index.php/topic,1907.0.html

archiwistka90 · Listopad 28, 2012,

Tak, już to znalazłam, dziękuję. A co z resztą moich pytań? Pomóżcie proszę.

Aktualności:

skontrum