Pieczęc wpływu

[archum89]

Mam pytanie do innych archiwistów zakładowych. Otóż pracuję w Urzędzie, gdzie jestem archiwistą zakładowym- jestem po studiach archiwistyki i nie mogę zgodzić się z opinią AP. Jako organ nadzorujący kontroluję szkoły i przedszkola w mojej gminie w zakresie archiwistyki i zarządzania dokumentacją. I mam pewien problem m.in przedszkole w mojej gminie wysłało do zaopiniowania instrukcję kancelaryjną, jrwa. I AP poinformowało ich iż muszą zmienić pieczęć wpływu ponieważ nie ma tam miejsca na wpisanie znaku sprawy. Ale jak to?? Przecież zgodnie z Rozporządzeniem PRM z dn. 18 stycznia 2011 r Instrukcja kancelaryjna, rozdział 1 par. 7 pkt 6 pieczęć wpływu to- "odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę pkt kancelaryjnego,datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rej przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników". Wszystkie te wymagania mają zamieszczone na pieczątce, ale żadnej tu mowy o miejscu na wpisanie znaku sprawy?!  My jako urząd znak sprawy nadajemy długopisem na 1 stronie wniosku w lewym górnym rogu, a nie w obrębie pieczęci. I kto tu ma rację jak być powinno? AP czy Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów..... Dziwna sytuacja

[archiwistka90]

Pamiętaj, że Ciebie ta instrukcja nie obowiązuje, tylko ta, którą napisaliście. Jaki zapis zawarliście w nowej instrukcji? Macie coś o pieczęci wpływu? Odkąd pracuję i studiuję, nigdy nie słyszałam, żeby na pieczęci wpływu był umieszczany znak sprawy. Ba - co w takim razie w przypadku systemu dziennikowego? AP w Toruniu już od dłuższego czasu "wymyśla" - chociażby opisywany przeze mnie przykład JRWA dla szkół...

[inka]

Wydaje mi się, iż pomysł wpisywania numeru sprawy w obrębie pieczęci wpływu wynika z uchylonego już rozporządzenia z 22.12.1999 ws. IK dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 112, poz.1319 z dn. 31.12.1999) ? par. 17, ust. 4.

Przedszkola nie obowiązuje instrukcja z 2011 r., jeśli nie chcą umieszczać znaku sprawy w ramach pieczęci wpływu to niech zrobią zapis w IK, że znak sprawy należy wpisywać w lewym górnym rogu pisma.

A jeśli AP nadal będzie się upierać przy znaku sprawy w obrębie pieczęci wpływu to wydaje mi się, że też będzie miało rację, gdyż jak sam napisałeś

"odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę pkt kancelaryjnego,datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rej przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników

[MarcinP]

Ja się spotkałem z prezentami, na których umieszczano pole do wpisywania znaków spraw, jednakże to dość stara praktyka. Może prościej byłoby zrobić zapis w instrukcji kancelaryjnej ustanawiający zasadę, że znak sprawy wpisuje się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie - analogicznie, jak ma to miejsce w instrukcji kancelaryjnej z 18 I 2011 r...  Myślę, że rozwiązałoby to problem, a AP takie wyjaśnienie powinno zaakceptować.

[Jarek]

Dla uporządkowania dyskusji - przedszkola nie obowiązuje rozporządzenie z 2011 r., co nie przeszkadza jednak w przyjęciu sposobu postępowani w nim określonego. Są dwie możliwości - albo wpisywanie znaku sprawy w obrębie pieczęci wpływu albo u góry strony, żadnej z nich nie można uznac za wyłącznie prawidłową, stąd żądanie ap wydaje się cokolwiek dziwne. Jedynym co takie żądanie usprawiedliwia jest to że pewnie w samym ap taki sposób znakowania się stosuje - co jednak nie znaczy że inne instytucje też tak muszą.

[muniekdm]

Ja mam takie pytanie dotyczące opatrywania pieczątką wpływu rachunków i faktur. Z tego co się orientuję nie odciska sie pieczątki wpływu na rachunkach, fakturach etc. Jednakże w komórkach organizacyjnych wymagają, aby pracownicy opatrywali te dokumenty pieczątką wpływu. Jak to z tym jest?

[MarcinP]

Na dokumentacji wpływającej powinna być odciśnięta pieczęć wpływu.

[Rovan]

Oczywiście, że równiez i na fakturach nanosi sie identyfikator wpływu (czy to w formie pieczęci, czy np. kodu kreskowego). Nie są mi znane żadne przepisy, które wyłączłyby fakturyy i rachunki z tego obowiązku.

[Ewa33]

Te pomysły na nienanoszenie pieczęci wpływu wzięły się ze złej interpretacji przepisów instrukcji kancelaryjnych z 1998 i 1999 r. W rozdziale o rejestracji spraw było napisane, że nie rejestruje się m.in. faktur i rachunków. Oczywiście chodziło o nierejestrowanie jako spraw. Tymczasem wszyscy odczytywali to że się nie rejestruje nawet jako wpływu, mimo że w rozdziale o przyjmowaniu wpływów było napisanie że się rejestruje wszystko co wpływa.
No cóż odczytywanie przepisów prawa przez niektórych pozostawia czasami wiele do życzenia. Wiele złego zrobili też tak zwani "wykładowcy", a raczej "pseudowykładowcy" na szkoleniach.
Podsumowując rejestruje się wszystko co wpływa, no chyba że są to reklamy, czy spam

[stany]

Dokładnie tak jak pisze Ewa o rejestracji wpływu, np. przeczytamy o tym  w IK dla organów powiatu z 1998r. rozdz. VII.

[muniekdm]

No właśnie w naszej IK jest zapis, że nie odciska się pieczęci wpływu na rachunkach. Byłem bardzo ciekawy źródła takiego zapisu.

[Jarek]

Te pomysły na nienanoszenie pieczęci wpływu wzięły się ze złej interpretacji przepisów instrukcji kancelaryjnych z 1998 i 1999 r. W rozdziale o rejestracji spraw było napisane, że nie rejestruje się m.in. faktur i rachunków. Oczywiście chodziło o nierejestrowanie jako spraw. Tymczasem wszyscy odczytywali to że się nie rejestruje nawet jako wpływu, mimo że w rozdziale o przyjmowaniu wpływów było napisanie że się rejestruje wszystko co wpływa.
No cóż odczytywanie przepisów prawa przez niektórych pozostawia czasami wiele do życzenia. Wiele złego zrobili też tak zwani "wykładowcy", a raczej "pseudowykładowcy" na szkoleniach.
Podsumowując rejestruje się wszystko co wpływa, no chyba że są to reklamy, czy spam

Współczesne instrukcje kancelaryjne zwykle nie zostawiają wątpliwości co do konieczności rejestracji wszystkich wpływów i zwłaszcza w dobie systemó elektronicznych trudno wyobrazić sobei by mogło być inaczej. Może jednak też warto zaznaczyć że trochę inaczej wygląda to w literaturze fachowej. W publikacji z r. 1965 (Organizacja pracy kancelaryjnej, I. Radtke, Poznań 1965), opisującej rozwój systemów kancelaryjnych w perspektywie historycznej, nie dziwi stwierdzenie: "Rejestracja zaś pism jest ograniczona do do minimum. W kancelarii głównej (...) rejestruje się jedynie wpływy najważniejsze, jak np. pisma od władz zwierzchnich, skargi i wnioski." Ale w nawet w całkiem nowym podręczniku "Kancelaria i archiwum zakładowe" (wydanie z 2001 r.) jeden z autorów wysnuwa taki wniosek: "Reasumując należy stwierdzić, iż żaden z zaprezentowanych celów rejestracji nie daje przekonywującego uzasadnienia dla codziennego ewidencjonowania w dzienniku kilkuset lub kilku tysięcy pism tylko dlatego, aby umożliwić kontrolę osób odpowiedzialnych za ich załatwienie."