Kategoria posiedzeń Rady Naukowej (wersja cyfrowa)

[Dory]

Pytanie do pracowników archiwum w instytutach naukowych: jak kwalifikujecie posiedzenia Rady Naukowej w wersji na taśmie magnetofonowej i na płycie CD (ewentualnie pendrive)? Mam ileś nagrań z kilku ostatnich lat, musze je przyjąć do archiwum. Posiedzenia w wersji papierowej to oczywiście kat. A. A jak jest z nagraniami? Z nagrań powstawał protokół; siłą rzeczy takie nagranie zawiera coś więcej niż to, co jest na papierze, a zatem nie jest to tylko materiał pomocniczy i dlatego nagrania też powinny mieć kat. A, tym bardziej że będą zdawane razem z protokołami?

[Jamaika]

Tak samo ja tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2324.0.html

[Rovan]

Forma w jakiej dokumentacja została utrwalona nie ma wpływu na jej klasyfikacje i kwalifikację archiwalną.

[Dory]

Dzięki za link, wiele rozjaśnił, a zwłaszcza ten fragment wypowiedzi evje:

Luźne przemyślenia teoretyczne skłaniają mnie do tego aby uznać to także za kategorię A.
Wydaje mi się, że chociaż jest to zapis tego samego wydarzenia jedynie w innej formie, na innym nośniku to nagrania audiowizualne lub chociażby dźwiękowe utrwalają także i inne, nie dające się zapisać na papierze rzeczy np. wygląd osób, ich głos, a także atmosferę, panującą podczas sesji. Z historycznego punktu widzenia takie nagranie jest zatem nieocenione. Nie znaczy to jednak, że zastąpi protokół z obrad na piśmie. Ten z kolei zawiera szereg ustaleń formalnych (np. statystykę głosowań), o których trudno zorientować się z jakiegokolwiek nagrania.

Również pozdrawiam noworocznie.

[MarcinP]

Radziłbym nagrania z kaset magnetofonowych przekopiować na nośniki optyczne DVD i dopiero te nośniki przyjąć na stan archiwum. Są trwalsze i nie rozmagnesują się, a dostęp do materiałów zapisanych na takich nośnikach jest szybszy i łatwiejszy. (Sam przekopiowałem nagrania z ok. 90 kaset na płyty DVD i... na stan archiwum zamiast przyjmować 90 jednostek przyjąłem... 2 płyty DVD z nagraniami z całej kadencji).

[Rovan]

Marcinie, a samych kaset, których zawartość skopiowałeś nie przyjąłeś do AZ? Nie jestem do końca pewien, czy z z formalno-prawnego punktu widzenia takie postępowanie jest prawidłowe. Jednak oryginalny nośnik stanowiły kasety magnetofonowe, zaś na DVD mamy kopie (wprawdzie identyczne z oryginałem ale jednak). Instrukcja kancelaryjna z 18.01.2011 wręcz nakazuje tworzenie co 5 lat kopii bezpieczeństwa, ale mają one stanowić egzemplarz dodatkowy obok oryginału nagrania, a nie go zastępować.

[MarcinP]

Ależ ja będę wykonywać co najmniej raz na pięć lat kopie nośników przyjętych na stan archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną. Przyjmowanie kaset, które już nie były w najlepszym stanie (dźwięk miejscami był zniekształcony i zaszumiony) byłoby działaniem bezsensownym. Za kilka lat trzeba by było wszczynać procedurę wycofania nośników magnetycznych za zgodą AP z zasobu archiwum zakładowego jako nieprzydatnych. Zwracam uwagę, że nośnik jest tylko materiałem, na którym przechowujemy dokumentację. To dokumentacja zapisana na nośniku podlega wartościowaniu, kwalifikowaniu i ochronie. Trudno mówić w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej o jej oryginalności. Ważniejszą jest tu kwestia wiarygodności danych zapisanych na nośnikach. Obecnie nagrania z sesji są zapisywane na pendrivach, ale tych pendrivów też przecież nie będę przyjmować do archiwum (chociaż teoretycznie mógłbym przyjąć każdą sesję nagraną na osobnym pendrivie ). Następnie nagrane sesje są kopiowane z pendriva na dysk komputera. I dopiero z dysku komputera po zakończeniu kadencji całość zostania zapisana na płytach CD lub DVD i w tej formie będzie przekazana do archiwum zakładowego.

[Jarek]

(Sam przekopiowałem nagrania z ok. 90 kaset na płyty DVD i... na stan archiwum zamiast przyjmować 90 jednostek przyjąłem... 2 płyty DVD z nagraniami z całej kadencji).

Ja w takich sytuacjach polecam spróbowanie odpowiedzenia sobie na pytanie: "A jak wytłumaczę się z tego przed prokuraturą?". Bo w razie jakichkolwiek problemów może trzeba będzie tłumaczyć kto co skopiował, na jakiej podstawie i dlaczego, i co stało sie z oryginałem. To jest oczywiście przezorność na wyrost, ale to zawsze fajnie prostuje zasady jakich mamy się trzymać.

Przyjmowanie kaset, które już nie były w najlepszym stanie (dźwięk miejscami był zniekształcony i zaszumiony) byłoby działaniem bezsensownym. Za kilka lat trzeba by było wszczynać procedurę wycofania nośników magnetycznych za zgodą AP z zasobu archiwum zakładowego jako nieprzydatnych. Zwracam uwagę, że nośnik jest tylko materiałem, na którym przechowujemy dokumentację. To dokumentacja zapisana na nośniku podlega wartościowaniu, kwalifikowaniu i ochronie. Trudno mówić w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej o jej oryginalności.

Ja sam mam sporo prywatnych nawet kilkunastoletnich kaset magnetofonowych, które mają się całkiem dobrze i jak sądzę jeszcze następnych kilkanaście lat tak będzie 
Rzeczywiście, w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej trudno mówić o oryginalności - tyle że w tym wypadku oryginałem jest taśma magnetyczna. Przeniesienie zapisu na nośnik elektroniczny i ewentualna kasacja taśm powinna się odbywać w sposób sformalizowany, czyli w procedurze brakowania.

[MarcinP]

Te kasety też mam, ale formalnie nie przyjmowałem ich na stan AZ.