Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?

[Hanna Staszewska]

Hanna? Zbuntowani dyrektorzy... może wrócimy do pręgierzy - tylko za co?

Zofia, jak pewnie zauważyłaś, "zbuntowani" są w cudzysłowie
No dobra, niech będą "kontestujący"

Mam dziwne wrażenie, że większość użytkowników narzekających na AAN i brak możliwości robienia kwerendy w spokoju przez wiele lat przypominało sobie o istnieniu tego archiwum w okolicach 15 czerwca.

Oczywiście, bo wtedy kończy się rok akademicki i jest czas, żeby przyjechał np. z Poznania i spokojnie zrobić kwerendę. Co w tym dziwnego?

[Jarek]

Niestety, nie jest to takie proste zadanie, jak by się mogło wydawać, bo otoczka udostępniania wymaga już większej wiedzy i doświadczenia na tym polu...

To może nie całkiem na temat, ale uprzejmie dziękuję za tę "otoczkę udostępniania", postaram się to wykorzystać przy tworzeniu hasła dot. informacji naukowej w antysłowniku archiwalnym 
Przy okazji przypomnę inne hasło z tegoż antysłownika  :

Zjazdowe i pozjazdowe dyskusje podsunęły mi pomysł na kolejne hasło do antysłownika:
Pracownia naukowa - miejsce do udostępniania naukowcom akt opracowanych naukowo, realizowane przez archiwistów - naukowców. Nie mylić z czytelnią - czytelnia nie ma naukowych przerw na wietrzenie oraz naukowych dni bez udostępniania akt.  Poza tym czytelnia jest zupełnie nienaukowo obsługiwana przez panią z czytelni (por.: pani z czytelni). 

[Marek Gieroń]

To może nie całkiem na temat, ale uprzejmie dziękuję za tę "otoczkę udostępniania", postaram się to wykorzystać przy tworzeniu hasła dot. informacji naukowej w antysłowniku archiwalnym 

"Bo nie zna życia, kto nie służył w marynarce..."
Dodałbym do kompletu "otoczkę opracowania"i "otoczkę nadzoru".
Wyślijmy kogoś z opracowania na kontrolę. Skontrolować skontroluje, ale pewnie protokół będzie poprawiał parę razy.
Posadźmy nadzorcę w pracowni. Akta poda, ale czy udzieli pełnej i wyczerpującej informacji "mniej zaprawionemu w boju" korzystającemu - wątpię.
A kwerendziarz rok będzie opracowywał zespół, który opracowanie zrobi w miesiąc.
Każdy ma swoją robotę na której się zna, magazynier nie zrobi skanów, a skanerzysta zabłądzi w magazynie.
Jak słyszę że w pracowni to tylko akta trzeba podać mam ochotę zacytować jedną z bardziej znanych kwestii z "Psów" - tą o zabijaniu.

[Grzesiek]

Na koniec, nie wiem, jak ma kierownik zorganizować pracę i urlopy w oddziale liczącym 3 osoby, łącznie z nim.

Czy taki oddział ma sens?

Wiem, wiem, zaraz będzie, że to nie na temat ale chcę się do tego odnieść bo akurat znam tą sytuację, a czasem patrząc z poziomu Warszawy takie drobiazgi umykają...
Pewnie taki oddział nie ma sensu ale jest bo archiwum ze względów lokalowych rozdzielone jest fizycznie miedzy 5 budynków oddalonych od siebie. Wiem buduje się nowe ale to jeszcze potrwa. Wiem można by zrobić 1 oddział na 3 budynki ale jednak wygodniej jest jeśli osoba kierująca jest na miejscu. Pewnie można też przesunąć na czas urlopu osobę z innego oddziału i pewnie tak się da zrobić...

Osobiście uważam, że fajnie, że czytelnie będą otwarte (sam mam zamiar skorzystać ale ciekaw jestem też czy decyzja Naczelnej była poprzedzona jakąś dyskusją z dyrektorami czy po prostu narzucono zmianę?

[Marcin Kapała]

Pracuję w Archiwum, w którym od ponad 10 lat nie zamykamy pracowni naukowej w okresie urlopowym. Na początku były opory, wiadomo utarta praktyka i przyzwyczajenia robią swoje. Po 10 latach wszyscy się przyzwyczaili i nikogo to nie dziwi. Zamykanie pracowni jest wygodne i dobrze wspominam czasy, kiedy ruch w archiwum się uspokajał na jeden miesiąc. Prawda jest jednak taka, że takie przerwy mają się nijak do celu naszego istnienia, czyli do udostępniania dokumentacji. Zaproponuje mały eksperyment myślowy - jak się czujecie, kiedy idziecie do urzędu z ważną sprawą i nie możecie jej załatwić, bo urząd w danym dniu, np. miał skrócony czas pracy? Myślę, że tak właśnie czują się użytkownicy, którym zamyka się pracownię naukową na jeden miesiąc. Z jednej strony poprawiamy swój wizerunek organizując wystawy, prelekcje itp., z drugiej strony psujemy ten wizerunek zamykając pracownie naukowe w okresie wakacyjnym.

Mam niestety wrażenie, że to co zrobili niektórzy dyrektorzy AP-ów jest aktem rozmyślnego nieposłuszeństwa. Takie postępowanie nazywa się niesubordynacją. Jeśli tak jest w rzeczywistości, to moja konstatacja jest niestety smutna.

[sirsilis]

mam wrażenie że ndap chce podciągnąć statystyki bezkosztowo... chociaż w sumie to kierownik dostanie szybciej nagrodę, premie niż zwykły dostawca akt w PN/czytelni ...
może ndap niech da ludzi i pieniędzy i wtedy robi zmiany...

To może nie całkiem na temat, ale uprzejmie dziękuję za tę "otoczkę udostępniania", postaram się to wykorzystać przy tworzeniu hasła dot. informacji naukowej w antysłowniku archiwalnym 

"Bo nie zna życia, kto nie służył w marynarce..."
Dodałbym do kompletu "otoczkę opracowania"i "otoczkę nadzoru".
Wyślijmy kogoś z opracowania na kontrolę. Skontrolować skontroluje, ale pewnie protokół będzie poprawiał parę razy.
Posadźmy nadzorcę w pracowni. Akta poda, ale czy udzieli pełnej i wyczerpującej informacji "mniej zaprawionemu w boju" korzystającemu - wątpię.
A kwerendziarz rok będzie opracowywał zespół, który opracowanie zrobi w miesiąc.
Każdy ma swoją robotę na której się zna, magazynier nie zrobi skanów, a skanerzysta zabłądzi w magazynie.
Jak słyszę że w pracowni to tylko akta trzeba podać mam ochotę zacytować jedną z bardziej znanych kwestii z "Psów" - tą o zabijaniu.

podpisuję się pod tym

[Zombi]

Prawda jest jednak taka, że takie przerwy mają się nijak do celu naszego istnienia, czyli do udostępniania dokumentacji. Zaproponuje mały eksperyment myślowy - jak się czujecie, kiedy idziecie do urzędu z ważną sprawą i nie możecie jej załatwić, bo urząd w danym dniu, np. miał skrócony czas pracy? Myślę, że tak właśnie czują się użytkownicy, którym zamyka się pracownię naukową na jeden miesiąc. Z jednej strony poprawiamy swój wizerunek organizując wystawy, prelekcje itp., z drugiej strony psujemy ten wizerunek zamykając pracownie naukowe w okresie wakacyjnym.

Mam niestety wrażenie, że to co zrobili niektórzy dyrektorzy AP-ów jest aktem rozmyślnego nieposłuszeństwa. Takie postępowanie nazywa się niesubordynacją. Jeśli tak jest w rzeczywistości, to moja konstatacja jest niestety smutna.

Utożsamianie zamykania pracowni naukowych z zamykaniem urzędu jest naciągane i proszę nie używać takich argumentów. Przecież Archiwum jako urząd przez cały sierpień zawsze działało i zamierza działać. Wszystkie pisma są w terminie załatwiane, współpraca z innymi urzędami (wyszukiwanie dla nich akt) w pełni trwa, osoby, które przychodzą do Archiwum w sprawach urzędowych (tj. kwerendy własnościowe, sprawy sądowe, etc.) są obsługiwane przy biurkach (nawet zapoznają się z aktami jak jest potrzeba), nadzór przeprowadza zaplanowane kontrole, itd. Przerwa dotyczy tylko i wyłącznie funkcji udostępniania akt w czytelni, w praktyce tylko do celów naukowych i genealogicznych. Autorytet "urzędu", do którego widzę wielu z obecnych tutaj jest tak przywiązanych, nie cierpi na sierpniowej przerwie, bo dotyczy ona raczej funkcji Archiwum jako instytucji kultury. Większość z nich ma przerwy wakacyjne (np. w Biblioteka Jagiellońska).

Padło też pytanie, czy jest sens funkcjonowania oddziałów liczących po 3-4 pracowników. Oczywiście możliwa jest sytuacja, że w jednym województwie będzie tylko jedno archiwum, bez oddziałów zamiejscowych, ale pozostaje pytanie, czy to będzie rozwijanie czy raczej zwijanie naszego Państwa.

Damy radę zastosować się do zmiany, ale mamy wątpliwości, czy kłopoty które ona pociąga za sobą są jej warte.

[Aleksander Korolewicz]

Na koniec, nie wiem, jak ma kierownik zorganizować pracę i urlopy w oddziale liczącym 3 osoby, łącznie z nim.

Czy taki oddział ma sens?

Pewnie taki oddział nie ma sensu ale jest bo archiwum ze względów lokalowych rozdzielone jest fizycznie miedzy 5 budynków oddalonych od siebie. Wiem buduje się nowe ale to jeszcze potrwa. Wiem można by zrobić 1 oddział na 3 budynki ale jednak wygodniej jest jeśli osoba kierująca jest na miejscu. Pewnie można też przesunąć na czas urlopu osobę z innego oddziału i pewnie tak się da zrobić...

O ewentualnym "wakacyjnym" przejściu pracownika myślę nie od dziś, ale od końca maja. Oczywiście oddział wspomagający musi tak zorganizować własne kadry, by i sam mógł funkcjonować. Trzeba się liczyć z tym, że osoba ta (primo) nie będzie wykonywać kwerend czy innych prac dla macierzystego oddziału oraz (secundo) nie będzie znała zasobu oddziału, który ma reprezentować przed użytkownikiem i mu pomagać. Jeszcze gorzej - może nie być zorientowana w charakterze udostępnianego zasobu, co może mieć przykre konsekwencje, jeśli udostępniać będzie np. akta o charakterze własnościowym, a z tego typu sprawami nie miała do tej pory do czynienia. Gdybyśmy wiedzieli wcześniej, moglibylibyśmy się odpowiednio przygotować, wysyłając tego czy owego wybrańca na praktyki...
Dochodzi kłopot ze zorganizowaniem takiej pomocy oddziałom zamiejscowym, niezbyt z reguły licznym.
A teraz módlmy się, by nie doszły jakieś chorubska czy coś.

[zo_non.sense]

"Każdy ma swoją robotę na której się zna, magazynier nie zrobi skanów, a skanerzysta zabłądzi w magazynie.
Jak słyszę że w pracowni to tylko akta trzeba podać mam ochotę zacytować jedną z bardziej znanych kwestii z "Psów" - tą o zabijaniu."


Jestem Pana absolutną fanką - szacun za pełne zrozumienie tematu, Panie Marku

[Jarek]

Przerwa dotyczy tylko i wyłącznie funkcji udostępniania akt w czytelni, w praktyce tylko do celów naukowych i genealogicznych. Autorytet "urzędu", do którego widzę wielu z obecnych tutaj jest tak przywiązanych, nie cierpi na sierpniowej przerwie, bo dotyczy ona raczej funkcji Archiwum jako instytucji kultury. Większość z nich ma przerwy wakacyjne (np. w Biblioteka Jagiellońska).

Biblioteka uczelniana służy chyba prawie wyłącznie studentom i pracownikom uczelni, być może tam ta przerwa wakacyjna ma rzeczywiście jakieś uzasadnienie. Być może nawet nie ma sensu trzymać tam wtedy codziennie w gotowości do udostępniania dziesiątków pracowników dla podobnej liczby użytkowników.
Pamiętam Jagiellonkę sprzed ćwierć wieku, zaglądam tam teraz. To jest bardzo interesujące doświadczenie, archiwiści powinni przyglądać się zmianom zachodzącym w bibliotekach. Przede wszystkim - drastyczny spadek liczby odwiedzających, łączenie czytelni, widoczne szukanie nowych sposobów dotarcia do czytelników, uczenie korzystania z zasobów bibliotecznych (projekt Ars quaerendi) dbanie o czytelnika i standardowa życzliwość dla każdego kto sięga po książkę czy w ogóle odwiedza bibliotekę nie po to by tam spać czy grzebać w youtubie na bibliotecznych komputerach. Do tego internetowy katalog i zamawianie książek, projekty digitalizacyjne itd.
Pewnie rzeczywiście tak jest nieraz, że pracownicy uczelni chcieliby w wakacje zajrzeć do archiwów, jeśli to parwdziwe i zauważalne zjawisko to może warto to po prostu wykorzystać?

[Jarek]

To może nie całkiem na temat, ale uprzejmie dziękuję za tę "otoczkę udostępniania", postaram się to wykorzystać przy tworzeniu hasła dot. informacji naukowej w antysłowniku archiwalnym 

"Bo nie zna życia, kto nie służył w marynarce..."
Dodałbym do kompletu "otoczkę opracowania"i "otoczkę nadzoru".
Wyślijmy kogoś z opracowania na kontrolę. Skontrolować skontroluje, ale pewnie protokół będzie poprawiał parę razy.
Posadźmy nadzorcę w pracowni. Akta poda, ale czy udzieli pełnej i wyczerpującej informacji "mniej zaprawionemu w boju" korzystającemu - wątpię.
A kwerendziarz rok będzie opracowywał zespół, który opracowanie zrobi w miesiąc.
Każdy ma swoją robotę na której się zna, magazynier nie zrobi skanów, a skanerzysta zabłądzi w magazynie.
Jak słyszę że w pracowni to tylko akta trzeba podać mam ochotę zacytować jedną z bardziej znanych kwestii z "Psów" - tą o zabijaniu.

Bądźmy poważni, takie historyjki można opowiadać komuś kto nigdy nie pracował w archiwum, tu jesteśmy "między swemi". Jak rozumiem, te porównania pracy archiwisty na różnych "odcinkach" to jest bardziej domniemanie niż doświadczenie. Doświadczenie natomiast daje np. praca w małym archiwum państwowym lub w archiwum zakładowym. Tam trzeba robić wszystko - podobnie jak w za przeproszeniem Biedronce. Opracowania można nauczyć się w góra rok, robienia kwerend w miesiąc, skanowania pewnie w tydzień. Jeśli ktoś zabłądzi w magazynach to znaczy że są źle oznaczone.
Nie ma żadnych "otoczek", są różne zadania, potrzeby archiwów i nasze przyzwyczajenia.
Myślę że pracownik który opracowuje akta współczesne pomęczy się przy pierwszej i drugiej kontroli, a z trzecią poradzi sobie doskonale.
Pracownik czytelni/pracowni jest do podawania akt, proszę sobie popatrzeć na definicję archiwisty jako pracownika naukowego w PSA, gdzie tam jest mowa o udostępnianiu? To jest zadanie generalnie dla personelu pomocniczego archiwum, natomiast wykonuje je w praktyce ten kto je wykonuje. Informacji o zasobie może udzielać ktoś inny, może ta sama osoba ale to są dwa różne zadania.

Polecam artykuł Hartmuta Webera "SKORZYSTAJ Z KLUCZA I ZAGRAJ ROLĘ ? ARCHIWA W SPOŁECZEŃSTWIE INFORMACYJNYM I KSZTAŁCĄCYM SIĘ" z Archeiona z 2004 r. Oto fragment:

Ostatecznie, wobec istniejących trudności w korzystaniu z zasobu archiwów przedstawionych już wyżej, wydaje się sensowne dodanie czwartego celu wykorzystania Internetu do świadczenia usług archiwalnych, to jest informowania, w jaki sposób należy korzystać z zasobu archiwum. Uzupełnia on trzy już opisane poziomy prezentowania informacji: poziom informacji o archiwum, poziom informacji o dostępie do materiałów archiwalnych oraz poziom informacji o dostępie do kopii cyfrowych. Zarówno stosowne wprowadzenie ogólne na temat korzystania z archiwum, jak i programy treningowe w zakresie poruszania się w danym archiwum lub dotyczące przykładowego tematu badawczego, udostępnione w Internecie, powinny pomóc użytkownikowi, przed jego wizytą w archiwum, w przezwyciężeniu trudności i przeszkód w korzystaniu z zasobu archiwalnego.

Poziomy prezentowania informacji, programy treningowe ... Znam portal http://dawnepismo.ank.gov.pl/ , czy jest coś jeszcze? To nie musi być tylko w internecie. Czy ktoś kto przychodzi do archiwum może po prostu zamówić np. półgodzinną lekcję treningową przed skorzystaniem z akt?

[Hanna Staszewska]

Czy ktoś kto przychodzi do archiwum może po prostu zamówić np. półgodzinną lekcję treningową przed skorzystaniem z akt?

Kilka razy słyszałam, jak o możliwosci takiego przeszkolenia przed korzystaniem z akt w PN w archiwach brytyjskich mówił W. Stępniak. I nie sądzę, żeby wymagało to ekstra srodków. 

[Hanna Staszewska]

Wydawało mi się zawsze, że nic gorszego nie może spotkać użytkownika archiwow jesli chodzi o ich strony internetowe niż kontakt ze stroną AGAD (i piszę to ze smutkiem ), a tu bum: komunikat na stronie AP Toruń: http://www.torun.ap.gov.pl/index-show-godziny.html
Dyżury w pracowniach naukowych Archiwum będą organizowane wyłącznie po uprzednim zgłoszeniu użytkownika, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. W przypadku zgłaszania się użytkownika prosimy o podanie swojego imienia i nazwiska - zostanie ono odnotowane. W razie nie pojawienia się osoby zainteresowanej na umówionym dyżurze kolejne zgłoszenie nie bezie przyjmowane. W przypadku dyżurów zamówienia na akta muszą być złożone dzień wcześniej lub w dniu dyżuru do godziny 14.00. Rewersy złożone po godzinie 14.00 nie będą realizowane.
Jesli to ma odstrarszyć przed wizytą w archiwum, to być może jest to dobra strategia. Ale o to nam chodzi?
I czy takie pogróżki są w ogóle zgodne z przepisami NDAP? O "duchu" udostępniania, który ma być przyjazny, już nie wspomnę...

Czy jest na sali lekarz?

[Hubert Mazur]

Opracowania można nauczyć się w góra rok, robienia kwerend w miesiąc, skanowania pewnie w tydzień.

Trochę więcej pokory

[Hubert Mazur]

W niezwykle przemyślanym i trafionym pod względem czasowym w punkt pomyśle o likwidacji przerw wakacyjnych jeszcze jeden wątek jest istotny. My w oddziale udostępniania od miesiąca informujemy korespondencyjnie potencjalnych użytkowników pracowni naukowej o letnim (lipiec i sierpień) czasie pracy czytelni. Nagła zmiana decyzji wprowadza chaos informacyjny i stawia archiwistów w nienajlepszym świetle, skoro udzielają informacji nieprawdziwych bądź nieaktualnych