Pozwolę sobie ...trudno, może się narażę, albo archiwistom, albo użytkownikom... jakoś to przełknę
Na początek może zapytam o jakich zaległościach mówimy, bo nie załapałem? Faktycznie istotna jest tutaj organizacja pracy, zarówno ze strony dyrektora/kierownika, jak i też samych pracowników. Druga sprawa to urlopy. W tym przypadku oczywiście nigdy nie było i nie będzie tak, że cały urząd urlopuje się w tym samym czasie, jak słusznie zauważył p.Korolewicz, gdyż pewne obowiązki rozkładają się na tych, co w pracy pozostali.
Wg mnie to kwestia kadr (etatów) i dopiero organizacji pracy, szczególnie w "małych" archiwach i przede wszystkim oddziałach.
Może się mylę, ale odnoszę wrażenie, że duże archiwa, przede wszystkim centralne, pewnie udźwignęłyby odwiedziny użytkowników przez cały rok (oczywiście z wyłączeniem dni wolnych od pracy). Pytanie tylko, kto pełni dyżur w pracowni, czy ta osoba (osoby) mają jeszcze inne obowiązki i czy w razie potrzeby do pracowni przesuwani są archiwiści z innych komórek, a także jak wygląda sytuacja z magazynierami?
Z własnych doświadczeń. Inaczej przedstawia się sytuacja w archiwach małych i oddziałach, gdzie liczba załatwianych kwerend wciąż rośnie (przeważnie genealogicznych i niekoniecznie "na jeden dzień"), rośnie liczba użytkowników, a tym samym rośnie liczba udostępnianych materiałów archiwalnych. Pracując w oddziale przez dobrych kilka lat z ciekawością przyglądałem się tej sytuacji. Każdego roku liczby przedstawione w sprawozdaniach były większe. Stan fizyczny akt systematycznie się pogarszał. Proszę mi wierzyć, lub nie - to można sprawdzić - ostatnie lata to prawie 23500 udostępnionych j.a. w ciągu roku tylko w oddziale. Pracownię obsługiwałem sam, mając w obowiązkach także opracowanie (równie istotne), ewidencję, popularyzację, opiekę nad siecią informatyczną, sprzętem i bazami danych, załatwianie kwerend (poza genealogicznymi), szeroko rozumianą realizację zamówień łącznie z dostarczeniem akt z magazynu i udzielaniem informacji. Nawet sam sobie pod biurkiem od czasu do czasu zamiatałem. Do tego średnia dzienna liczba udostępnionych j.a. oscylowała w granicach 200-250. Miesiąc lipiec każdego roku był gorący. Nie tylko ze względu na temperaturę na zewnątrz, ale też w pracowni. Zdarzyło się, że ok 4000 j.a. udostępniłem. Nadmieniam, że co najmniej dwa lata zajęła mi ewidencja, metraż i generalnie opis mikrofilmów tak, aby wreszcie można było je udostępniać.
Pozostali pracownicy? Oddział liczył 9 etatów z czego 2 osoby w nadzorze, 1 konserwator (nota bene z funkcją 'magazyniera' - osoba ta odkładała zwroty na półki w magazynie, bo najzwyczajniej nie nadążałem. Ta osoba z kolei nie nadążała z zabezpieczaniem m.a. i 'naprawą' uszkodzeń mechanicznych m.a.), 1 osoba z tzw. obsługi, reszta pracowników merytorycznych - obłożona zapytaniami i kwerendami genealogicznymi (ogółem w setkach można liczyć), ewidencją i jak wystarczyło czasu także opracowaniem. Do tego 1 osoba obsługiwała kancelarię. Nadmieniam, że
nie mieliśmy etatu 'sekretarki', magazyniera.
Od lat urlop brałem wyłącznie w czasie kiedy nie funkcjonowała pracownia. W najbardziej ciężkich miesiącach letnich czerwiec-lipiec na placu boju (w pracowni) pozostawałem w zasadzie sam. Od czasu do czasu byli praktykanci, stażyści czy wolontariusze, ale jak to ludzie - jedni mają ochotę się angażować, wspomagać i przez to czerpać wiedzę, inni niestety nie i z przykrością mówię, że był to dla mnie dodatkowy ciężar.
Sierpniowy urlop to był też w jakiejś części mój wybór. Ewidencję w zakresie udostępniania - jaka jest, swoje zdanie wyraziłem i chyba wszyscy już je znają - cierpliwie prowadziłem na bieżąco. Najczęściej nic na następny dzień mi nie zostawało. Także tutaj nie ma mowy o zaległościach. Problemem było to, że tak na dobrą sprawę tylko ja orientowałem się w tejże materii. Wybierając się na urlop w lipcu miałbym świadomość, że wracając w sierpniu zastałbym pokaźny stos rewersów, zgłoszeń etc. do wpisania do pomocy tradycyjnych i nieszczęsnej bazy SUMA. Pół miesiąca arcyciekawej pracy.
Kiedy ja urlopowałem się w sierpniu, pozostali wrócili do pracy... Tu dla odmiany na myśl przychodziło - 'a może faktycznie to kwestia organizacji pracy?' I pewnie tak było, bo przez krótki okres czasu miałem w pracowni drugą osobę. Faktycznie zrobiliśmy kawał niezłej roboty. Niestety (niestety dla mnie..
- albo ja, albo straciłby nadzór - zawsze ktoś, na nowy etat szans nie było) ta osoba przesunięta została do nadzoru i znów zostałem sam. Ale dzielnie wytrzymałem. Pełna mobilizacja, kawałek czasu na opracowanie wygospodarowałem, choć kilkanaście wstępów popełniłem w domu, albo w trasie, bo obsługując pracownię ciężko było się jednak skupić. Tak na marginesie, pracę z nadzorem raczej sobie chwaliłem. Była tu gdzieś mowa o jakiejś niechęci do współpracy pomiędzy oddziałami w tych większych archiwach, ja muszę powiedzieć, że info z nadzoru pozwoliło pewne problematyczne zespoły opracować. Myślę, że wyczerpująco. Gdyby nie to i nieco innych czynności, jak np. udział w zebraniach naukowych (z referatami), życiu SAPu, pracą w czytelni jak ją opisałem - szybko bym się zniechęcił.
Miesiąc kiedy pracownia była zamknięta poświęcaliśmy też na te większe, istotne sprawy - porządki w magazynach, scontrum, prace remontowe.
Nie docierały do mnie uwagi użytkowników, którzy chcieliby korzystać akurat w sierpniu, ale nie mogą bo pracownia jest nieczynna... Wiele uwag z kolei było do czegoś innego. Wyszliśmy od zamknięcia czytelni, a co z godzinami realizacji zamówień i limitami zamówionych j.a.? Najwięcej uwag jest właśnie do tego i najwięcej od niemałej grupy użytkowników poszukujących swoich przodków w dużej mierze na początkowym etapie badań ograniczających się do akt metrykalnych.
Zgoda, są regulaminy oparte zresztą na Zarządzeniu nr 4. Mamy tu jednak całkowitą dowolność, bo pracę czytelni organizuje dyrektor AP - w tym właśnie godziny realizacji zamówień i limity. Czy to nie jest ograniczanie dostępu do zasobu?
I to przez cały rok!
Z kierownikiem wiele razy rozmawialiśmy o ewentualnych korektach w tej sprawie. Realizacja zamówień 7 lat temu ustalona była w odstępach 30minutowych od godziny 8:30 do 14:30. Kiedy nastąpił pewien boom jeśli chodzi o odwiedzających i liczbę udostępnianych m.a. doszedłem do takiego momentu, że praktycznie nie wychodziłem z magazynu, a spokojne 20 minut na posiłek urosło do rangi problemu. Wprowadziliśmy zatem odstępy godzinowe. Jakoś to funkcjonowało... ale dalsze ograniczenia mogłyby wywołać falę głosów niekoniecznie zadowolonych.
Trzeba mieć jednak świadomość, że m.a. to nie zbiory biblioteczne i udostępniane są jednak na innych zasadach. Ważna jest w tym miejscu edukacja wśród przyszłych użytkowników, ale często także użytkowników już odwiedzających pracownie, często niestety zupełnie nieprzygotowanych do korzystania z archiwaliów. Ciężko powiedzieć, czy taki użytkownik ma świadomość, że korzysta z m.a., skoro: problemem dla niego jest wypełnienie rewersu nawet po xx tłumaczeniu, a określenie zakresu chronologicznego badań w zgłoszeniu jest mało zrozumiałe? Digitalizacja w szczególności tych materiałów, które udostępniane są najczęściej, miejmy nadzieje pozwoli na przeniesienie jakiejś części użytkowników do sieci. Kto wie...
Na koniec, ten każdy "wolny" sierpień, nie licząc urlopu, nie był dla mnie aż taki wolny.
Dziękuję za uwagę.
