dokumentacja konkurów na stanowisko

[krzysiekp]

witam
W instytucji państwowej ogłaszany jest konkurs na różne stanowiska. Kandydaci składają swoje oferty (CV, listy motywacyjne itp.) Jak długo należy przechowywać  dane osób nieprzyjętych po zakończeniu procedury zatrudniania? Czy istnieje przepis prawny mówiący coś na ten temat?

[krzysiekp]

jeszcze jedno mam pytanie w tej kwestii a mianowicie często w RWA rożnych instytucji jest wzmianka, że tryb niszczenia ofert regulują oddzielne przepisy tylko jakie?

[nikodem.b]

tryb niszczenia ofert regulują oddzielne przepisy tylko jakie?

Ano, właśnie! Na takie, ogólnie obowiązujące, przepisy również nie trafiłem. Może autorom zapisów spotykanych w jrwa chodziło po prostu o przepisy wewnętrzne (zarządzenie wewnętrzne, to przecież też przepis) regulujące kwestie postępowania z dokumentacją kandydatów nieprzyjętych, oparte na obowiązującej ustawie o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 Nr 101, poz. 926 ze zm - art. 23, a w szczególnosci jego ust. 2) - nie można przechowywać danych osobowych pozyskanych od kandydatów dłużej, niż jest to niezbędne do celów rekrutacji, chyba że owi kandydaci wyrażą na to zgodę.

[krzysiekp]

racjonalne było by przechowywanie tych danych przez "pewien" okres bo przecież wybrana osoba może po np. miesiącu zrezygnować z pracy i wtedy można nawiązać kontakt z innymi kandydatami w sprawie ewentualnego zatrudnienia. W większości RWA instytucji klasa dla tego typu dokumentów posiada kategorię B5 a dla protokoły komisji rekrutacyjnej kwalifikuje nawet do materiałów archiwalnych.

[Rovan]

Wg przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji (klasy 0-3) opublikowanej przez NDAP 15.12.2011 r. mamy dwie klasy dot. naboru na stanowiska:
110 - Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy - kat. B2 (przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z
odrębnych przepisów)
111 - Konkursy na stanowiska - kat. BE5/B5 (akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji
klasyfikuje się przy klasie ?Własne komisje i zespoły (stałe  i doraźne)?)

Tak więc o ile dokumentacje dot. przygotowania i przeprowadzenia naboru powinno się wedle tych wytycznych przechowywać min. 2 lata, o tyle oferty osób nieprzyjętych w ogóle nie podlegają archiwizacji - muszą zostać zniszczone niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji (por. ustawa o ochronie danych osobowych).