Internetowe Forum Archiwalne > Udostępnianie
Zarządzenie nr 4 z 2000 r. - propozycje zmian
Hanna Staszewska:
W piśmie do archiwów z 17 września br. Naczelny Dyrektor zapowiedział nowelizację Zarządzenia nr 4 z 2000 r. (znowelizowanego w grudniu 2011 r. zarządzeniem nr 15) http://www.archiwa.gov.pl/pl/prawo/70-akty-normatywne-naczelnego-dyrektora-archiwow-pastwowych.html .
Nowelizacja ma przede wszystkim uprościć procedurę dostępu do informacji oraz wprowadzić dalsze ułatwienia kopiowania akt przez użytkowników.
Można zgłaszać propozycje :)
Co proponujemy?
Robert:
Warto nadmienić, że powyższa zapowiedź to poniekąd wynik dyskusji, jaka wywiązała się po referacie dyr. Huberta Wajsa pt. ?Archiwa polskie a starzy i nowi użytkownicy - co powinno zmienić się we wzajemnych relacjach??* wygłoszonym na niedawnym Zjeździe. Tak się domyślam, bo nie mam akurat tego pisma przed sobą.
Otóż generalnie chodzi o kwestię kopiowania m.a. własnym sprzętem, m.in. zapisu o kopiowaniu max. ?75% danej jednostki archiwalnej?, deklaracji etc. Tu pojawiła się sugestia, aby odejść od zapisu 75% i bodajże podawania tematu pracy badawczej (nawet w zgłoszeniu temat podawany jest dobrowolnie). Zarządzenie nie jest wg mojej opinii restrykcyjne jeśli chodzi o ewentualne zastrzeżenia w dostępnie do informacji, tzw. prawnie chronionych. To wynika z innych aktów prawnych.
Ja bym poszedł jednak dalej, bo jakoś czuję się wywołany zapytaniem "Co proponujemy?" ;)
Otóż, jeśli chodzi o udostępnianie, chyba czas najwyższy uprościć ewidencję i procedurę realizacji zamówień. Funkcjonujące narzędzia są dostępne, m.in. SUMA, albo EMPEU (z wykorzystaniem bazy SUMA do rejestracji zgłoszeń ? wszystkie dane osobowe) stosowany z powodzeniem w AP w Rzeszowie. Od września działałoby także w AP w Toruniu Oddział we Włocławku, gdyż Oddział jest na to gotowy zarówno jeśli chodzi o ewidencję elektroniczną zasobu, jak i wyposażenie pracowni naukowej (komputery).
Większość (tak sądzę) AP wciąż prowadzi ewidencję ?papierową?.
Mamy co prawda zapis, którego brakowało mi w poprzedniej wersji Zarządzenia (mowa była o prowadzeniu pomocy tradycyjnych, a bazy - SUMA - mogła stanowić narzędzie fakultatywne - dodatkowe):
Dyrektorzy archiwów państwowych mogą zadecydować, że środki ewidencyjne, które służą dokumentowaniu udostępniania materiałów archiwalnych, będą prowadzone w formie elektronicznych baz danych, odbiegającej od dyspozycji § 10 ust. 3 i 4 oraz § 12 ust. 3. Obowiązani są
wówczas przestrzegać zasad i standardów zalecanych do stosowania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Jednakże decyzja, jak widać, należy do dyrektorów AP, którzy w zasadzie nie mają dużego wyboru jeśli chodzi o elektroniczne bazy danych. Z tego, co wiem, tylko SUMA znajduje się w rejestrze GIODO, a co za tym idzie spełnia ww. "zasady i standardy" (powiedzmy?).
Mimo wszystko nawet SUMA też jest jakąś alternatywą dla pomocy papierowych (kilku pomocy ewidencyjnych). W każdym razie raporty ułatwiają przygotowanie sprawozdań, choć baza sama w sobie doskonała nie jest. Analizując jej funkcje i przydatność jedynym plusem było właśnie szybkie podsumowanie liczby udostępnionych j.a., użytkowników i odwiedzin. W przeciwnym razie musiałbym to wszystko liczyć ?na piechotę?. Kilka dni co najmniej stracone na taką (tylko!) oto pracę.
Jakie to ma znaczenie, jeśli mowa o uproszczeniu procedury dostępu do informacji i ułatwienia kopiowania akt przez użytkowników?
1. Mniej dodatkowych formularzy do wypełnienia przez użytkowników (mowa o deklaracji) ? tu ograniczyłbym się wyłącznie do zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego;
2. Jeśli zamówienia składane byłyby przez użytkownika za pośrednictwem komputera (bazy danych ? vide EMPEU w AP w Rzeszowie) i rewersy byłyby drukowane (wypełniane ręcznie bardzo często trudno odczytać?) ? realizacja zamówień dla obu stron byłaby przyjemnością.
Tak uproszenie procedury dostępu do informacji rozumiem gdyż Zarządzenie nie reguluje udostępniania w sieciach informatycznych informacji o zasobie archiwalnym, pomocy ewidencyjno-informacyjnych i kopii cyfrowych materiałów archiwalnych(§2 ust. 3)
Powyższe zgodne byłoby poniekąd z ideą informatyzacji administracji, dokumentowania działalności, gromadzenia informacji i jej wymiany.
Zachęcam do dyskusji. Przyjmę wszystko, nawet słowa krytyki :)
*Panel Stare archiwa - nowe wyzwania
nikodem.b:
--- Cytat: Hanna Staszewska w Październik 01, 2012, ---Nowelizacja ma przede wszystkim uprościć procedurę dostępu do informacji oraz wprowadzić dalsze ułatwienia kopiowania akt przez użytkowników.
--- Koniec cytatu ---
No i ekstra.
Zwiedziłem jako użytkownik kilka archiwów państwowych i myślę, że tylko likwidacja mizerii organizacyjno-lokalowo-kadrowo-płacowej jest w stanie coś w nich tak naprawdę zmienić. :(
Hanna Staszewska:
Oczywiście Robert ma rację jeśli chodzi o kopiowanie i uproszczenie procedur zamawiania akt.
Nowelizacja powinna przede wszystkim umożliwienie archiwom stworzenie katalogu e-usług dla użytkowników (może chociaż trochę zbliżymy się do tego, co oferują biblioteki), czyli przede wszystkim elektroniczny rewers. I tu pytanie: czy § 3 ust. 2 umożliwia to? I czy konieczny jest wzór rewersu (zał. nr 3)? Może wystarczyłoby określenie obowiązkowego zestawu danych, który rewers ma zawierać. To samo dotyczy zgłoszenia użytkownika.
I uwagi do § 5:
Ust. 1 stanowi, iż nie udostępnia się księgi nabytków i ubytków. Jaka jest podstawa takiego podejścia? Czy to jest zgodne z ustawą o dostępie do informacji publicznej? I jaki jest sens tego zakazu w sytuacji, gdy dane z księgi nab/ubyt są podawane we wstępach do zespołów, które są szeroko dostępne (również na stronie www.archiwa.gov.pl ). I jeszcze jedno: w paragrafie tym, w wyliczeniu pomocy ewidencyjno-informacyjnych brakuje księgi przesunięć międzyzespołowych: udostępniamy czy nie?
Ponadto w ust. 3 należałoby wyraźnie zapisać, iż w pracowni naukowej powinien być zapewniony dostęp do komputerowych baz danych (skoro takie zalecenie zapisano w stosunku do pomocy ewidencyjno-informacyjnych).
Z ust. 5 trzeba chyba wykreślić słowo ?ogólnych?, gdyż pracownicy archiwum powinni udzielać informacji także szczegółowych.
I jeszzcze ważna sprawa:
Robert cytuje § 17 ust. 3:
--- Cytat: Robert ---Dyrektorzy archiwów państwowych mogą zadecydować, że środki ewidencyjne, które służą dokumentowaniu udostępniania materiałów archiwalnych, będą prowadzone w formie elektronicznych baz danych, odbiegającej od dyspozycji § 10 ust. 3 i 4 oraz § 12 ust. 3. Obowiązani są wówczas przestrzegać zasad i standardów zalecanych do stosowania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
--- Koniec cytatu ---
I dalej komentuje:
--- Cytat: Robert ---Jednakże decyzja, jak widać, należy do dyrektorów AP, którzy w zasadzie nie mają dużego wyboru jeśli chodzi o elektroniczne bazy danych. Z tego, co wiem, tylko SUMA znajduje się w rejestrze GIODO, a co za tym idzie spełnia ww. "zasady i standardy" powiedzmy?).
--- Koniec cytatu ---
Coś mi się wydaje, że nie chodzi o GIODO, tylko o zasady i standardy, jakie powinny obowiązywać w bazach danych tworzonych i użytkowanych w archiwach, czyli coś, co określono w Decyzji nr 4 NDAP z 1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości komputerowych baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych. Tylko że decyzja ta została uchylona, tak więc zasad i standardów jak na razie nie ma (jest za to Rada ds. informatyzacji, która ma opiniować ?nowe przedsięwzięcia informatyczne w archiwach państwowych?, czyli system do udostępniania też, jeśli archiwum sobie taki stworzy).
Z powyższego wynika, że dyrektorzy nie mają czego przestrzegać, gdyż zasad i standardów nie ma :o
cdn.
Robert:
--- Cytat: Hanna Staszewska w Październik 03, 2012, ---Coś mi się wydaje, że nie chodzi o GIODO, tylko o zasady i standardy, jakie powinny obowiązywać w bazach danych tworzonych i użytkowanych w archiwach, czyli coś, co określono w Decyzji nr 4 NDAP z 1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości komputerowych baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych. Tylko że decyzja ta została uchylona, tak więc zasad i standardów jak na razie nie ma (jest za to Rada ds. informatyzacji, która ma opiniować ?nowe przedsięwzięcia informatyczne w archiwach państwowych?, czyli system do udostępniania też, jeśli archiwum sobie taki stworzy).
--- Koniec cytatu ---
Przyznam, że odwoływałem się do poprzedniej wersji Zarządzenia, gdzie SUMA bodajże z nazwy była wymieniona jako narzędzie fakultatywne, a to dlatego że jako jedyna spełniała wspomniane "zasady i standardy", których nie ma (sic!), albo nie było, bo Decyzja Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości komputerowych baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych raczej do bazy SUMA się nie odnosi... ??? Zamiarem autorów było ujednolicenie zasad tworzenia struktur informatycznych, stanowiących podstawy systemu informacji o narodowym zasobie archiwalnym. SUMA w sieci nie działa i nie ma do niej dostępu z zewnątrz, nie jest też narzędziem generującym "informację archiwalną". Od biedy można przypiąć do niej co najwyżej zasady określone w §4 Decyzji.
Natomiast, jak pisałem, SUMA jako jedyna baza stanowiąca środek ewidencyjny całego procesu udostępniania (zawierająca m.in. dane osobowe użytkowników) została zarejestrowana od wersji 3.0, którą archiwa otrzymały o ile dobrze pamiętam w roku 2007. Co do wcześniejszych nie jestem pewien. Nie wnikałem. Aktualnie jest to też jedyne narzędzie oddane do dyzpozycji dyrektorów AP.
--- Cytat: Hanna Staszewska w Październik 03, 2012, --- Z powyższego wynika, że dyrektorzy nie mają czego przestrzegać, gdyż zasad i standardów nie ma :o
--- Koniec cytatu ---
Konstrukcja zapisu § 17 ust. 3 o przestrzeganiu zasad i standardów zalecanych do stosowania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wg mojej opinii może oznaczać także zasady i standardy zewnętrzne. W każdym razie co do powyższego nie sposób się nie zgodzić :)
Wracając natomiast do kwestii udostępniania księgi nabytków i ubytków, niekoniecznie w postaci "książkowej", ale i elektronicznej. Sam jakiś czas temu starałem się o uzyskanie dostępu do wersji elektronicznej (SEZAM) bezpośrednio z NDAP. Jak się okazało (albo okazuje) brak jest procedur, które by tą kwestię regulowały (wspomnianej podstawy). :) Pamiętam, że wówczas występowałem z prośbą o udostępnienie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Było łatwiej, bo musiałbym zgłaszać się do dyrektorów poszczególnych archiwów. Jedyne, co można było usłyszeć to to, że mamy w tym przypadku do czynienia z wewnętrznym środkiem ewidencyjnym... §5 odnosi się do osób "bezpośrednio" korzystających, ja korzystałem pośrednio ;D
--- Cytat: Hanna Staszewska w Październik 03, 2012, ---Ponadto w ust. 3 należałoby wyraźnie zapisać, iż w pracowni naukowej powinien być zapewniony dostęp do komputerowych baz danych (skoro takie zalecenie zapisano w stosunku do pomocy ewidencyjno-informacyjnych).
--- Koniec cytatu ---
Zgoda. Szczególnie, że i tak już się bazy w pracowniach udostępnia (może nie wszędzie, ale jednak) :)
PS. Zachęcamy do dyskusji! :)
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej