Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - akta osobowe

[MarcinP]

Gdy mam w teczce dwa świadectwa pracy informujące np. o podjęciu pierwszej pracy w okresie 1987-1988 i drugiej 1990-1999, to mogę w rubryce spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych wpisach daty zatrudnienia i zwolnienia: 1987 i 1999? Czy muszę wpisać wszystkie cztery daty?
Pozdrawiam 

[krzysiekp]

zakładam, że mówisz o świadectwach z jednego zakładu pracy. Ja przyjmuję daty skrajne czyli tak jak proponujesz choć z taką sytuacja mam rzadko do czynienia bo u mnie kadrowe oddają do archiwum teczki po roku od zwolnienia tak więc ponowne przyjęcie skutkuje założeniem nowej teczki

[Rovan]

U mnie w przypadku przerwy w zatrudnieniu pracownika zawsze podawany jest komplet dat. Mamy dzięki temu dokładne dane odnośnie okresów zatrudnienia.

[szycha]

u mnie kadrowe oddają do archiwum teczki po roku od zwolnienia tak więc ponowne przyjęcie skutkuje założeniem nowej teczki

czyli np. Jan Kowalski jeśli drugi raz zostaje zatrudniony w tej samej firmie to ma dwie teczki osobowe? czy to aby nie jest zła praktyka?


a jeśli chodzi o pytanie MarcinaP.
Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku w swoich schematach odnośnie porządkowania dokumentacji osobowej pisze tak: "przy kilku świadectwach pracy  z danej firmy wypisujemy cały zakres (np. jest 1983-1984 i 1999-2005 to wypisujemy lata 1983-2005)"

[luke]

U mnie w przypadku przerwy w zatrudnieniu pracownika zawsze podawany jest komplet dat. Mamy dzięki temu dokładne dane odnośnie okresów zatrudnienia.

Dokładnie tak. Przecież zatrudnienie było w latach 1987-1988 i 1990-1999 a nie w latach 1987-1999.
Z drugiej strony jeśli są wytyczne archiwum państwowego, odpowiedzialnego za ten rodzaj dokumentacji. Zawsze można pracujących tam specjalistów dopytać

http://www.archiwa.gov.pl/pl.html?start=7
Zmiana zakresu zadań Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej
01 sierpnia 2012
Z dniem 1 sierpnia 2012 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej przejęło całość zadań związanych z udzielaniem informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

APDOP przejęło też administrowanie ogólnopolską bazą danych Miejsca Przechowywania Dokumentacji Osobowej i Płacowej Pracowników (na podstawie decyzji nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 lipca 2012 r. zmieniającej decyzję w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu Dokumentacji Osobowej i Płacowej)

W związku z tym zapytania w sprawach miejsc przechowywania dokumentacji osobowej lub płacowej, a także wnioski dotyczące potwierdzenia okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia na podstawie tej dokumentacji należy kierować pod adresem:

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej
ul. Stefana Okrzei 1
05-822 Milanówek

lub adres e-mailowy:

udostepnianie@apdop.gov.pl
kancelaria@apdop.gov.pl

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej udziela również informacji telefonicznych pod numerami:
+48 (22) 635 68 22,
+48 (22) 724 78 72,
+48 (22) 724 76 05,
+48 (22) 724 76 79

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych z dniem 1 sierpnia 2012 zaprzestaje udzielania informacji w zakresie miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Korespondencja w tych sprawach, która wpłynie do NDAP po dniu 31 lipca 2012 r. będą przekazywana do APDOP w Milanówku celem załatwienia według właściwości.

[luke]

http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/file/pdf/pismo_2_1984.pdf
W piśmie okólnym mowa jest o:
C. Daty skrajne jednostki inwentarzowej.
1. W rubryce 3 inwentarza książkowego i 5 karty inwentarzowej wpisuje się daty
skrajne materiałów zawartych w jednostce inwentarzowej.
2. Przez daty skrajne jednostki rozumie się najwcześniejsze i najpóźniejsze daty akt
zawartych
w jednostce, z wyjątkiem dat załączników.
3. Daty skrajne jednostek określa się w zasadzie przy pomocy dat rocznych,
przedzielonych łącznikiem. W przypadku gdy istnieją znaczne luki czasowe w
materiałach zawartych w danej jednostce, należy to uwidocznić przecinkiem, np.
1945,1960?1972; 1910, 1925?1939; 1945?1950, 1965.

[szycha]

moje pytanie - jakie to są "znaczne luki czasowe" rok, dwa, czy dziesięć??

[MarcinP]

Dla mnie "luką czasową" jest już jeden rok kalendarzowy. Daty zapisuję tak: 1985-1988, 1991-1999
I pozostanę przy tej formie zapisu, gdyż jest nabardziej czytelna. A forma zapisu proponowana przez archiwum w Milanówku jest zbyt mało precyzyjna.

[marcia]

Może to też pomoże
http://www.apdop.gov.pl/kategoria/29/schematy-porzadkowania.html

[Joanna000]

Podczepiam się pod temat, nie chcę robić dodatkowych postów o podobnej tematyce.
Na podstawie Jednolitego, rzeczowego  wykazu akt tworzone są akta osobowe pracowników placówki. Zlecono mi zarchiwizowanie teczek akt osobowych  osób nie będących już pracownikami placówki. (chodzi mi o pracowników obsługi, ale także nauczycieli)
Z inną dokumentacją m.in. arkusze ocen uczniów, opinie, projekty unijne, dokumentacja intendenta  etc. nie miałam większego problemu, jednakże z aktami osobowymi pojawiają się  wątpliwości, ponieważ nie jestem pewna co taka teczka powinna zawierać, czy badania profilaktyczne pracowników (wstępne, okresowe, doraźne) też powinny w niej być?
Jeżeli chodzi o nauczycieli awans zawodowy pracowników (wnioski, korespondencja, plany rozwoju zawodowego itp.- i tu też pojawia się problem, jeżeli chodzi o dokumenty z awansu, je przetrzymuje Pani dyrektor, a resztę dokumentów Sekretarz szkoły).
Wykaz akt podaje mi, które dokumenty przechowuje się w aktach osobowych pracowników, czy jest to równoznaczne z tym, że te dokumenty powinny znajdować się w teczce?
Byłabym wdzięczna za wszelkie informacje lub podanie źródeł z których mogłabym skorzystać by móc w poprawny sposób zarchiwizować tę dokumentację.

[Rovan]

Zapoznałaś się z Rozporzadzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286)?

Odnosząc sie do konkretnych, poruszonych przez Ciebie kwestii:
1. orzeczenia lekarskie wydawane w zwiazku z badaniami medycyny pracy trafiaja do akt osobowych;
2. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych trafiają do akt osobowych;

Szczegółowy wykaz dokumentów jakie maja trafić do akt osobowych pracownika znajdziesz w w/w rozporzadzeniu, wraz z podziałem na części (A, B, C).

[krzysiekp]

witam
czy istnieje przepis mówiący o tym, że oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z kodeksem etyki firmy powinno być włożone do jego teczki akt personalnych.  Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 nic o tym nie wspomina.

[Rovan]

Myślę, że ma tutaj zastosowanie par. 6, ust. 2, pkt 2 b):

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
(...)
b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

Szczególnie jeśli kodeks etyki jest integralnym elementem regulaminu pracy.

[krzysiekp]

dzieki Rovan za wskazówkę. Rozporządzenie było ostatnio nowelizowane w 2009 a przecież od 2010 funkcjonują standardy kontroli zarządczej i chyba stąd brak ich zapisów w starszych aktach normatywnych.