Oto sprawozdanie 
Opole, 29 - 30 listopada 2012 r. VI Zjazd IFAR odbył się w siedzibie Archiwum Państwowego w Opolu, a uczestniczyli w nim pracownicy archiwów państwowych (z Opola, Poznania, NAC), Uniwersytetu Szczecińskiego oraz archiwiści zakładowi.
Na początku Zjazdu uczestników przywitała p.o. dyrektor AP Opole Renata Łuczków-Makłowicz oraz dyrektor NAC Wojciech Woźniak.
Głównym punktem programu pierwszego dnia były warsztaty, w trakcie których przedstawiono możliwości Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej ZoSIA. W warsztatach, prowadzonych przez Macieja Zdunka (NAC) wzięło udział 20 osób. Miały one okazję w sposób praktyczny zapoznać się z systemem, m.in. z przepływem pracy, funkcjonalnościami w zakresie inwentaryzacji i ewidencji zasobu archiwalnego, sposobem sporządzania raportów, importu danych, ich wyszukiwaniem itd.
Obradom drugiego dnia Zjazdu przewodniczył Rafał Magryś, nasz Admin
.
Pierwszym punktem programu był "ZoSIAton alfa ? czyli ulepszamy ZoSIA na podstawie opinii nowych użytkowników", prowadzony przez Macieja Zdunka. Uczestnicy warsztatów przedstawili tu swoje propozycje nowych funkcjonalności, m.in. możliwość przesuwania opisów j.a. między zespołami czy opcję wyświetlania podpowiedzi przy poszczególnych polach formularzy.
Następnie Henryk Niestrój (AP Opole) i Sławomir Marchel (AP Opole) zaprezentowali nową stronę internetową
Archiwum Państwowego w Opolu, przedstawili również plany jej rozwoju, przede wszystkim Intranet dla pracowników oraz zamknięte forum dla archiwistów zakładowych i pracowników nadzoru.
Potem Henryk Niestrój w wystąpieniu pt. "Landratura opolska i jej funkcjonowanie w czasie II wojny światowej" zaprezentował zespół akt landratury opolskiej z lat 1743-1943, przechowywany w archiwum w ilości ponad 2 tys. j.a. i przeznaczony w najbliższym czasie do ponownego opracowania. Duże zainteresowanie zebranych wzbudziło omówienie organizacji kancelarii landratury: sposób załatwiania spraw w urzędzie, obieg pism, rygorystyczna organizacja czasu pracy urzędników, czyli m.in. kwestie urlopów, wyjazdów służbowych, korzystania z telefonów, godziny pracy itd.
Katarzyna Kalisz (NAC) w referacie zatytułowanym "Kryteria wartościowania materiałów fotograficznych" przedstawiła projekt założeń kwalifikatora dokumentacji fotograficznej, nad którym trwają prace w NAC. Powstanie kwalifikatora dla potrzeb wartościowania fotografii wydaje się być pilną koniecznością nie tylko dla archiwum specjalistycznego, takiego jak NAC, ale także dla pozostałych archiwów. Prelegentka przedstawiła cele kwalifikacji archiwalnej fotografii, czyli wyselekcjonowanie do wieczystego przechowywania fotografii różnego pochodzenia (od różnych osób czy instytucji) i wykonanych różnymi technikami. Główne kryteria kwalifikacji to: kryterium treści, autorstwa, nośnika i techniki wykonania oraz jakości technicznej i stanu fizycznego fotografii. Kwalifikator powinien też wskazać zasady postępowania z reprodukcjami, dubletami, fotografiami seryjnymi.
Kolejna prezentacja, autorstwa Hanny Staszewskiej (AP Poznań) nosiła tytuł "O przepisach metodycznych, czyli kto za tym stoi i komu to służy? Próba analizy tworzenia, wdrażania i monitorowania normatywów w archiwach państwowych". Przedstawiono w niej procedurę tworzenia normatywów: od powołania zespołu naukowego, poprzez konsultacje i opiniowanie przez rozmaite organy NDAP, archiwa państwowe i Centralną Komisję Metodyczną. Procedura ta, często długotrwała i skomplikowana nie gwarantuje sprawnego i skutecznego tworzenia przepisów metodycznych, nie wypracowano też dotychczas sprawnego mechanizmu monitoringu normatywów już obowiązujących. W tym kontekście na uwagę zasługuje działalność zespołu naukowego, powołanego przez NDAP w lipcu 2012 r., którego celem jest m.in. wskazanie kierunków nowelizacji obowiązujących wskazówek metodycznych.
Następnie Anna Sobczak (Uniwersytet Szczeciński) przedstawiła relację z obrad
ICA Brisbane 2012. Był to kolejny już Międzynarodowy Kongres Archiwalny, tym razem odbywający się w Brisbane w Australii (prelegentka poczęstowała słuchaczy kawałkami suszonego mięsa kangura:). Spośród ok. 150 wygłoszonych tam referatów do omówienia wybrano kilka, a dotyczyły głównie digitalizacji (m.in. w Chinach i Rosji).
W kolejnym wystąpieniu pt. "Cyfrowe archiwum - przyszłość w kooperacji!" Anna Sobczak zapoznała zebranych z projektem archiwum cyfrowego
DIMAG, rozwijanym przez Landesarchiv Baden-Württemberg. Docelowo archiwum to ma składać się z modułów wartościowania i gromadzenia, opracowania, archiwizowania i udostępniania zdigitalizowanych materiałów. Oprogramowanie jest rozwijane na podstawie komponentów open source, mocno podkreśla się w nim koncepcję współpracy między różnymi podmiotami.
Wojciech Woźniak (NAC) przedstawił "Sprawozdanie z międzynarodowej konferencji The Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation Vancouver, Kanada". W konferencji, organizowanej pod auspicjami UNESCO we wrześniu 2012 r. wzięło udział ok. 500 osób z 50 krajów. Tematyka konferencji obejmowała problemy przechowywania dokumentacji elektronicznej, repozytoriów cyfrowych, digitalizacji, archiwizacji Internetu, praw autorskich itp. Przy tej okazji zaprezentowano też rozmaite projekty digitalizacyjne z różnych krajów. Rezultatem obrad konferencji jest deklaracja, zawierająca rekomendacje dla UNESCO, organizacji członkowskich, organizacji profesjonalistów, przemysłu.
Następnie Wojciech Woźniak omówił temat: "Digitalizacja mikrofilmów akt stanu cywilnego w NAC - praktyczne doświadczenie z zarządzania projektem". Przypomniał definicje i cechy projektu oraz główne zasady zarządzania projektem wg metodyki PRINCE2.
W lipcu 2012 r. NAC otrzymał 600 tys. zł w ramach programu "Digitalizacja materiałów archiwalnych z zasobu archiwów polskich i zagranicznych w 2012 r." na digitalizację mikrofilmów z ponad 20 archiwów państwowych, przechowywanych w NAC oraz ich zamieszczenie na stronie
www.szukajwarchiwach. W ramach przetargu wyłoniono firmę zewnętrzną, która zdigitalizowała wyznaczone mikrofilmy: w efekcie uzyskano 4 mln 700 tys. skanów, które zostaną zamieszczone w Internecie w 2013 r.
To było ostatnie wystąpienie w programie Zjazdu. Rafał Magryś podziękował pracownikom AP Opole, szczególnie Henrykowi Niestrojowi za zaangażowanie w organizację Zjazdu i zaprosił na kolejne spotkania.
W dyskusjach, zarówno tych oficjalnych jak i kuluarowych podnoszono wiele tematów i problemów, dotykających archiwistów z różnych ośrodków, co umożliwiło wymianę doświadczeń, myśli, pomysłów, mniej lub bardziej zawodowych i archiwistycznych
Mieliśmy też okazję zwiedzić budynek archiwum, pomieszczenia pracowników i magazyny, podziwiając wszechobecny w Opolu porządek
Bardzo owocne były też nieformalne obrady wieczorne, gdzie w luźnej atmosferze podejmowaliśmy działania integracyjne
.
Kolegom z Opola dziękujemy za gościnę i bardzo miłe przyjęcie.
Do zobaczenia za rok na kolejnym Zjeździe
Pozdrawiam
Hanna Staszewska
Ankieta