Zmiana kwalifikacji archilwanej dokumentacji

[agatekagate2]

Witam
proszę o informację dotycząca zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji a mianowicie czy ja jako archiwista zakładowy mam teraz przejrzeć cały zasób archiwalny pod kontem tego czy kwalifikacja archiwalna się nie zmieniła? czy potrzeba do tego jakieś specjalne protokoły z podpisem komisji i dyrekcji czy wystarczy ze ja naniosę zmiany na spisy zdawczo odbiorcze tak jak jest to wskazane w instrukcji nr 11 NDAP z dn. 15.07.2011r. Czy przy okazji mam zmieniać znak tecziki na ten obecnie obowiązujący??
proszę o pomoc

[pmm]

Moim zdaniem spomniana Infromacja nr 11 NDAP wyczerpująco i klarownie opisała całą procedurę.
Archiwista powinien zweryfikować spisy pod kątem poprawności kwalifikacji i w uzasadnionych przypadkach właśnie tę procedurę przeprowadzić.

[Rovan]

1 - Tak, do Ciebie jako archiwisty należy obowiązek sprawdzenia całego zasobu AZ i wytypowania tych akt, dla których trzeba będzie dokonać rekwalifikacji.
2 - Wprwadzie ani z zapisów Rozporządzenia PRM z 18.01.2001 r., ani z informacji nr 8 i 11 NDAP nie wynika, że rekwalifikacja musi zostać dokonana komisyjnie, niemniej jeśli dzięki temu będziesz spokojniej spać nie widzę pprzeciwwskazań.
3 - Masz dokonać rekwalifikacji, a nie reklasyfikacji, a więc znak teczki zostaje bez zmian.

[bela]

Jak taka rekwalifikacja wygląda?
Wystarczy zmienić kwalifikację w spisie oraz na pudle, teczce? Czy to jednak bardziej skomplikowana procedura? 

[Śpioszek]

Ja najpierw robiłam przegląd ewidencji- przekreślałam na spisie zdawczo-odbiorczym kolorem czerwonym kategorię niższą i poprawiałam na wyższą. W przypisie opisując podstawę zmiany kwalifikacji.

Następnie na podstawie poprawek na spisach- poprawiałam kategorie już na konkretnych teczkach w archiwum. I tyle

[bela]

Dzięki. Tak właśnie zrobię 

[MarcinP]

Ja przekwalifikowuję dokumentację dopiero przy typowaniu akt do brakowania. Wiem, co, kiedy można typować do zniszczenia - na teczkach nie zmieniam kategorii.

[Śpioszek]

Ja przekwalifikowuję dokumentację dopiero przy typowaniu akt do brakowania. Wiem, co, kiedy można typować do zniszczenia - na teczkach nie zmieniam kategorii.

Jeśli nie jesteś pod nadzorem archiwum państwowego to możesz sobie na to pozwolić
W innym przypadku jest obowiązek dokonania zmian kwalifikacji zarówno w ewidencji, jak i fizycznie na teczkach. Rozporządzenie z 2011 r. na takie akcje dawało okres karencji 5 letni Obecnie więc dla jednostek, które ono obowiązuje czas już minął.

[sylwia]

Witam wszystkich Jest to mój pierwszy post - wiele wątków już przeczytałam ale nie znalazłam odpowiedzi.
Jestem w trakcie typowania dokumentacji do brakowania, część zmieniła kategorię z B do BE wg instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. Mam przygotowane już spisy dokumentacji celem wysłania ich do AP wraz z wnioskiem o zgodę na brakowanie, które to przygotowuje się osobno dla kat. B i BE.

I tutaj pytanie: teczki z pierwotną kat. B, które 'stały się' BE umieszczam na spisie z którą kategorią? W Informacji nr 11 NDAP z 15.07.2011 r. jest wzór spisu i postępowania w przypadku zmiany kategorii archiwalnej z B na BE, A itp. i to swoją drogą planuję zrobić. Ale uważam, że trochę mija się z celem przygotowanie tych spisów zmieniających B na BE a potem i tak brakowanie tej dokumentacji i tworzenie tych spisów tylko po to żeby w nowej formie, aktualnym stanie wysłać je do AP z wnioskiem.

Mam nadzieję, że w miarę jasno opisałam moje dylematy Dzwoniłam do mojego AP jednak osoby tym się zajmujące są na urlopie.

[szycha]

Mam przygotowane już spisy dokumentacji celem wysłania ich do AP wraz z wnioskiem o zgodę na brakowanie, które to przygotowuje się osobno dla kat. B i BE.

A czy pracownik AP przeprowadził ekspertyzę dokumentacji BE? Jak nie to wysyłanie spisu BE do AP w celu wydania zgody na brakowanie mija się z celem bo i tak odpiszą, że bez ekspertyzy nie ma takiej opcji...

W Informacji nr 11 NDAP z 15.07.2011 r. jest wzór spisu i postępowania w przypadku zmiany kategorii archiwalnej z B na BE, A itp. i to swoją drogą planuję zrobić. Ale uważam, że trochę mija się z celem przygotowanie tych spisów zmieniających B na BE a potem i tak brakowanie tej dokumentacji i tworzenie tych spisów tylko po to żeby w nowej formie, aktualnym stanie wysłać je do AP z wnioskiem.

Zmiana z B na BE wymaga jedynie przekreślenia kat. "B" i dopisania "BE", albo samego "E" do "B" nie trzeba tworzyć nowego spisu. Przenosimy na nowy spis jak zmienia się z "B" na "A".
No i nic nie mija się z celem bo nie wiem pod które AP podlegasz ale u mnie na ekspertyzę "BE" czeka się latami, a i tak nie możesz się o to doprosić i archiwum pęcznieje od dokumentacji "BE". A czemu się tyle czeka? Braki kadrowe w AP.

[Rovan]

A czy pracownik AP przeprowadził ekspertyzę dokumentacji BE? Jak nie to wysyłanie spisu BE do AP w celu wydania zgody na brakowanie mija się z celem bo i tak odpiszą, że bez ekspertyzy nie ma takiej opcji...

Odpowiedzią ze strony AP na otrzymanie wniosku ze spisem kat. BE powinno być pismo z informacją o terminie ekspertyzy.
Przynajmniej tak zareagowali gdy ostatnim razem wysłałem im taki spis

[sylwia]

Dziękuję za odpowiedzi. W międzyczasie udało mi się porozmawiać z panią z AP, wysłałam jej mailowo spisy, do których nie ma uwag. Pismo już przygotowałam więc pozostaje puścić pocztą. Dodatkowo napisała, że będzie chciała dokonać ekspertyzy kat. BE jak już otrzyma wniosek na brakowanie. Ogromnym plusem jest odległość mojej firmy od AP - całe 3,5 km 

Wracając do zmian w istniejących spisach z-o: zapisuję je jako nową, drugą wersję starego spisu, ze zmianami dot. 1) zmiany kat. B5 na B50 i 2) przepisania pozycji na nowy spis z-o w związku z tym, że dokumentacja stanowi materiały archiwalne. Spisy opatrzone są datą ww. zmian.