umowy zlecenia z programów i projektów

[Trelka]

Dzień dobry, jak archiwizujecie umowy zlecenia z programów i projektów finansowanych ze środków zew? w naszym jrwa wygląda to tak:

08 PROGRAMY I PROJEKTY WPÓŁFINANSOWANE ZE ŚRODKÓW ZEW. W TYM Z U.E.       (SPRAWY FINANSOWE PRZY KLASIE 33)
080 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne....         kat.A
081 Wnioskowanie o udział w programach i projektach... oraz ich realizacja    kat.A


33 Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych    kat.B10

I tu pytanie czy pod 081 jako "realizacja" czy pod 33?
będę wdzięczna za podpowiedź
i jeszcze takie, nowy jrwa mamy od 2021, więc wszystko co do mnie trafia muszę odnaleźć w nowym i starym jrwa i wybrać do archiwizacji wyższą kategorię, i na pudle archiwizacyjnym wpisać oba numery, zgadza się? mam umowy z 2018 roku
dziękuję z góry

[Rovan]

Pod klasę właściwą dla umów cywilnoprawnych.
W klasie 081 ma się znajdować wyłącznie dokumentacja ogólna projektów
W klasie 033 - dokumentacja finansowa
Dokumentacja przetargowa projektów w klasie dla zamówień publicznych, pozostałe rodzaje dokumentacji w klasach właściwych tematycznie.

Częstym błędem jest wrzucanie całości dokumentacji projektu do "realizacji".

i jeszcze takie, nowy jrwa mamy od 2021, więc wszystko co do mnie trafia muszę odnaleźć w nowym i starym jrwa i wybrać do archiwizacji wyższą kategorię, i na pudle archiwizacyjnym wpisać oba numery, zgadza się? mam umowy z 2018 roku

Kategoria archiwalna z tego JRWA, w którym jest wyższa, natomiast klasyfikacja zawsze wg tego wykazu, który obowiązywał w momencie założenia teczki.
Ustalając kategorie archiwalna dla dokumentacji projektów UE należy zwrócić uwagę, czy przypadkiem umowa o dofinansowanie nie nakazuje przechowywania dłuższego niż by to wynikało z wykazu akt.

[Trelka]

Czyli rozumiem, że w przypadku jeżeli program narzuca z góry okres przechowywania akt, inny niż jrwa, to nadrzędnym przepisem jest wymóg z programu? oczywiście jeżeli okres przechowywania z niego wynikający jest dłuższy niż ten w jrwa?
dziękuję serdecznie

[Rovan]

Tak.
W przypadku dokumentacji projektów UE ustalając okres jej przechowywania musimy brać pod uwagę:
- przepisy krajowe (wyrażone w jrwa)
- zapisy umowne
- przepisy wspólnotowe (te ostatnie nakazują z reguły 3-letnie przechowywania od rozliczenia programu operacyjnego, z którego projekt był finansowany (dla perspektywy 2021-2027 okres ten wynosi 5 lat).

[Trelka]

Dobrze tak zrobię, rozdzielę to sobie. Korespondencja osobno, umowy zlecenia osobno, itd.
tylko taki jeszcze mi pojawił się problem z listami obecności, nie wiem co z nimi zrobić... Chodzi o listy obecności uczestników Dziennego Domu Seniora, który powstał z projektu dofinansowanego z ministerstwa. W starym jrwa nie ma nic na taki temat, oni zresztą prowadzili wszystko bez jakiejkolwiek klasyfikacji, w nowym jrwa- od 2021,  już jest Dom seniora, ale co mi z tego skoro dokumentacja jest z 2018  W starym jrwa znalazłam takie hasła:
303 realizacja budżetu gminy
3023 rozliczanie subwencji ogólnej i dotacji celowych  B5
albo
303 gospodarka pozabudżetowa
3030 opracowania i materiały w sprawach planowania i realizacji srodków pozabudżetowych B5
3031 rozliczenie dotacji ze źródeł pozabudżetowych B5

mogłabym użyć, któregoś z nich?  w działach kultury, oświaty, pomocy społecznej nic kompletnie nie znajduję...