Lokal składnicy akt - czy musi być?

[iwoneczka89]

Witam. Nie znalazłam informacji na forum odnośnie mojego problemu. Więc musiałam założyć nowy. Mam nadzieję, że ktoś mi pomoże bo jestem początkująca.
Sprawa ma się tak: pracuje w GOPS-ie. Dawniej nasze dokumenty trafiały do archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta ponieważ tam była księgowość więc Burmistrz brał nasze dokumenty. Od roku odłączyliśmy się całkiem od UM. mamy swoją instrukcję kancelaryjną, jrwa. Jednak nie mamy pieniędzy na utworzenie swojej składnicy akt. Czy jest możliwość alby np zawrzeć z Burmistrzem jakąś umowę, by nasze dokumenty mogły być przechowywane w archiwum UM? czy w ogóle są gdzieś takie przepisy które pozwalają na taką czynność. bo ja szukałam i nic nie znalazłam. Może ktoś z Was ma podobną sytuację. Jak to teraz rozwiązać? bo AP wymaga od nas Az a jeżeli brak funduszy na stworzenie takiego az? Pomóżcie:)

[archum89]

Nie rozumiem bo raz piszesz,o składnicy akt, a później o tym, że AP wymaga od Was AZ...więc w końcu co?
I o co chodzi, nie macie pomieszczenia czy nie macie funduszy by takie wyposażyć?

[iwoneczka89]

jesteśmy jednostką która nie tworzy dokumentów archiwalnych wiec nie musimy mieć archiwum zakładowego tylko składnicę akt. Jednak ani nie mamy pomieszenia aby utworzyc taką składnicę ani funduszy. I czy możemy zawrzeć umowę z Urzędem Miejskim by u nich składać nasze dokumenty. Bo u nas też nie ma ani archiwisty. jest tylko osoba która powinna odebrac dokumenty i dostarczyć do składnicy. ale takiej owej nie posiadamy.

[marcia]

Nie macie u siebie jakiegoś pomieszczenia, które można byłoby przystosować na archiwum? Na początek nie musicie tam mieć niewiadomo jakiego wyposażenia (od znajomych wiem, że w ich zakładach pracy dokumenty leżą po prostu na podłodze "na kupie'').

[marcia]

ups, chyba moja odpowiedź jest już nieaktualna wobec tego, co wyżej napisano

[iwoneczka89]

no dobrze. ale w takim razie co z instrukcją archiwalną, w której trzeba podać wszystkie wymagania odnośnie warunków pomieszczenia. przyjedzie na kontrolę a archiwum nie istnieje.

[archum89]

Moim zdaniem, najbliższa kontrola jaką będziecie mieć będzie za 4 lata- do tego czasu powinniście coś wymyślić.
Dużo macie tej dokumentacji? Jeśli nie to może proponuję szafę pancerną na początek....

[iwoneczka89]

no własnie jest duzo dokumentów. wszytskie do tej pory były w szafach pracowników ale wszystkim zaczyna brakować miejsca. i są już dokumenty do brakowania.

[archum89]

Ja jako archiwsta urzedu Miejskiego nie przyjęłabym od mojego MGOPS-u zadnej dokumentacji, bo po pierwsze brak miejsca, a po drugie AP przyczepiłoby się mi do tego w czasie kontroli, ze przechowuję nie swoją dokumentację, jak to miałam w sierpniu zeszłego roku- by powiedziano mi ze nie powinnam mieć w zasobie dokumentacji płacowej szkoł....
A Twój Urząd się na to zgodzi?

[iwoneczka89]

Bo już myśleliśmy o tym, żeby zawrzeć umowę z burnistrzem, i dawać do nich nasze dokumenty. a archwistka UM zajmowała by sie naszymi dokumentami i pilnowała wszystkiego. ale czy to jest w ogole możliwe?

[iwoneczka89]

własnie chciałam sie dowiedzieć czy takie czynności są w ogole możliwe. bo jeżeli tak by było to w instrukcji zaznaczyli byśmy warunki które panują w archiuwm w UM.

[archum89]

No do mnie się doczepili że nie powinnam mieć w siebie dokumentacji dot. szkół, więc nie wiem jak podeszliby do Twojej sprawy.
Czy są jakieś przepisy nie umiem Ci powiedzieć....skończyłam archiwistykę, ale o tym nie było nawet mowy...;/

Nie macie jakiejś piwnicy, strychu- cokolwiek....?

[archum89]

Wiesz co myślę, że powinnaś ustalić to z odpowiednim dla was AP- jak się na ten fakt zaopatrują, czy nie mają przeciwskazań- zadzwoń a na pewno Ci odpowiedzą

[iwoneczka89]

to w takim razie proszę mi jeszcze powiedzieć taką sprawę. Powiedzmy znajduje pomieszczenie i składamy tam nasze dokumenty.(czyli tworzymy składnicę akt). i co dalej? mamy dokumenty już 5 lat, i nadają się ode do brakowania. Pracownik nie ma uprawnień archiwisty, zajmuje się tylko dodatkowo nadzorem nad dokumentacją. Czy jednostka chcąc brakować dokumenty musi pisać do AP o zgode? Czy mamy też je przekazac firmie która usuwa dokumnety, na podstawie zawartej umowy np z naszym UM. Czy my sami musimy zawrzec z nimi taką umowę?

[archum89]

Nie wszystkie dokumenty, które macie nadają się  do wybrakowania po 5 latach, bo zapewne macie rózne kategorei nie tylko B5, a na pewno B10 itd...
Wy jako jednostka tworząca tą dokumentację sporządzacie protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i załączacie go do wniosku do AP z prośbą o wybrakowanie danej dokumentacji. Pożniej po otrzymaniu pozwolenia mozecie przekazać je firmie ktora zbiera makulaturę ( bo o taką ci chodzi, tak?).
Ja nie zawierałam z tą firmą zadnje umowy, zadzwoniłam i przyjechali odebrali- podpisali mi protokół tylko ze zobowiązują się zniszczyć i nie wykorzystac jej do celów nie powolanych wraz z adnotacją ile j.a przejeli.