Udostępnianie akt w az - wypożyczanie

[anka5]

W jaki sposób powinno odbywać się udostępnianie z archiwum zakładowego (kopii) dokumentacji (dot. informacji publicznej). Czy jeśli osoba spoza podmiotu zwróci się do wydziału, który przekazał do archiwum te dokumenty to można na tej podstawie udostępnić. Czy wydział ten powinien udzielić informacji, że dokumenty znajdują się w archiwum i należy się zgłosić bezpośrednio do archiwisty.

[marcia]

U mnie jest tak, że jeśli klient zwraca się do wydziału, to potem pracownik wydziału przychodzi po potrzebne dokumenty do archiwum

[stany]

Dokumentację / też kopie/ z AZ wydaje bezpośrednio AZ ,kierownik komórki która wytworzyła dokumenty i kierownik jednostki podpisują zgodę na wydanie czy udostępnienie akt .  Wiadomo ,że akta znajdujące się w AZ  są na stanie AZ i odpowiada za nie Archiwista.

Pozdrawiam

[EwelinaP]

Na następnej stronie w tematach jest coś takiego - Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie. Proponuję tam zajrzeć.
Pozdrawiam!

[stany]

      Pytanie w tej branży- jest już zgoda na wypożyczenie czy udostępnienie akt , np. dla osoby prywatnej i archiwista ma wydać te dokumenty ,a osoba zainteresowana przychodzi osobiście po odbiór - jak wygląda to w waszych urzędach ? Pochwalcie się.

[marcia]

Ja miałam do tej pory klientów, którzy chcieli korzystać z akt na miejscu (różne doktory itp.). No to gdy taki dostanie już zgodę, to mu tam wyciągam z magazynu, co chce, sadzam go przy stole, on sobie coś tam ogląda i notuje, na koniec mówi, że będzie chciał jeszcze skorzystać z tego samego lub czegoś innego. A ja sobie potem doliczam do statystyk do sprawozdania dodatkową osobę, której udostępniłam dokumenty

[szycha]

A ja mam pewien dylemat. Otóż zgłosiła się do mnie osoba ze starostwa i chciała aby jej udostępnić pewną dokumentację (chodzi o pozwolenia na budowę, kiedyś wydawał je urząd miasta a obecnie starostwo). Mój dylemat polega na tym, czy w ogóle mogę jej udostępnić tą dokumentację. W instrukcji niby wszystko ładnie napisane, że trzeba złożyć wniosek o udostępnienie, że na udostępnienie akt osobie z zewnątrz powinien wyrazić zgodę kierownik jednostki organizacyjnej. Ale z drugiej strony na jakiej podstawie mogę jej wypożyczyć, chodzi mi dokładnie o fakt czy akta w archiwum dalej obowiązuje kodeks postępowania administracyjnego? ta osoba nie jest ani stroną w sprawie, ani organem wydającym decyzję o pozwoleniu na budowę... A może zgoda kierownika jednostki wszystko załatwia i nie trzeba zastanawiać się czy aby na pewno ta osoba powinna mieć dostęp do tych akt?

[Jarek]

Zakładam że mówimy o archiwum urzędu miasta. Udostępnienie następuje za zgodą kierownika jednostki, co może oznaczać zwolnienie archiwisty z konieczności zastanawiania się nad zasadnością udostępnienia, ale może też to być tylko "przyklepanie" przez szefa zgody na podstawie oceny wniosku przez archiwistę, ewentualnie w porozumieniu z prawnikiem. Wszystko zależy od zwyczajów  w jednostce, częstotliwości takich przypadków, umiejętności archiwisty, zaangażowania szefa jednostki.

Przede wszystkim - to nie udostępnienie osobie fizycznej, tylko upoważnionemu pracownikowi instytucji o określonych kompetencjach, rozpatrywać więc należy to jako udostępnienie instytucji.
Po drugie - jeśli nie musisz to nie wypożyczaj, udostępnij na miejscu, umożliw zrobienie fotografii akt lub kserokopii.
Po trzecie - po nie tak dawnej nowelizacji udostępnianie akt na podstawie kpa obejmuje także zarchiwizowane akta postępowań.
Po czwarte wniosek o udostępnienie powinien zawierać cel udostępnienia i uzasadnienie, które powinny sporo wyjaśnić.
Jeśli starostwo przejęło dawne kompetencje urzędu miasta w zakresie pozwoleń i teraz m.in. rozpatruje sprawy związane ze starymi decyzjami, to jest to dość istotna przesłanka do tego żeby im to udostępnić, choć bywają różne przypadki.

[szycha]

Tak chodziło w tym wypadku o archiwum urzędu miasta. A też jeszcze jedna rzecz mnie interesuje. Czy wypożyczanie osobom z zewnątrz powinno odbywać się przez wydział (ja wypożyczam akta wydziałowi, a oni udostępniają teczkę osobie z zewnątrz), czy bezpośrednio przez archiwum? Jeśli przez archiwum to np. skąd archiwista może wiedzieć czy osoba może mieć dostęp do wszystkich akt z danej teczki?

[Jarek]

Piszesz w taki sposób, że nie wiadomo czy chodzi o udostępnianie ogólnie, udostępnianie na miejscu czy wypożyczanie.
Instrukcja archiwalna mówi że:

• do udostępniania dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagane zezwolenie kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej
• niedopuszczalne jest przekazywanie [przez korzystającego z wypożyczonych akt] innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty

Najlepiej jeśli archiwum bezpośrednio wypożycza czy udostępnia na miejscu swoje akta, ale nie zawsze tak się da. Pracownik innej komórki wypożycza akta z archiwum i na swoją odpowiedzialność może je udostępnić do komuś do wglądu (o tym nie musi informować archiwum) lub, jeśli to konieczne, wypożyczyć (wtedy musi poinformować archiwum). Wypożyczenia należy jednak zredukować do niezbędnego minimum - wypożyczenia sądom, organom nadrzędnym itp.
Archiwista może wiedzieć czy osoba może mieć dostęp do wszystkich akt z danej teczki  - z lektury tych akt i lektury obowiązujących przepisów.

[szycha]

Ogólnie chodziło mi o udostępnianie na miejscu kontaktowałem się z archiwum państwowym i mówili aby nie wypożyczać poza urząd, chyba że organom ścigania - policji, sądom.
Z góry dziękuję za pewne rozjaśnienie sprawy:)
pozdrawiam

[szycha]

A może koledzy i koleżanki archiwiści podzielili by się swoimi doświadczeniami z udostępniania dokumentacji osobom spoza waszej instytucji? jak to u was wygląda?

[marcia]

U mnie wygląda to tak, że zainteresowany pisze wniosek o udostępnienie akt (wymienia z czego i po co chce skorzystać) i kiedy dostanie zgodę dyrektora generalnego, wtedy przychodzi do nas, mówi, co chciałby zobaczyć, no i my z koleżanką udostępniamy mu to na miejscu i pilnujemy