Archiwista zakładowy - koordynator czynności kancelaryjnych

[Jarek]

Zapraszam do dzielenia się uwagami nt. wykonywania przez archiwistów funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych.

[EwelinaP]

Hehe, dobre  Mnie, jako koordynatorowi udało się na razie osiągnąć tyle, że współpracownicy do mnie dzwonią, kiedy nie mogą znaleźć odpowiedniego numeru z jrwa (albo im się po prostu nie chce), czy w innych sprawach kancelaryjnych. Wbrew pozorom to duży plus, bo wcześniej byłam "ta archiwistka, co się wymądrza" i w ogóle prowadzenie teczek było na zasadzie, że co mi tam akurat pasuje itp. No bo jak archiwista, to przecież śmieciarz albo nierób. Ale jak już koordynator, to poważna sprawa. A tak na serio, to u mnie funkcja koordynatora sprowadza się do informowania, pomagania i doradzania w zakresie przepisów kancelaryno-archiwalnych. W planach mamy też kontrolę stanowisk pracy. To wszystko 

[marcia]

U mnie sprawa wygląda podobnie, jak u Eweliny. Ludzie dzwonią najczęściej z pytaniami dot. przyporządkowania sprawy do hasła z wykazu i tradycyjnie z pytaniami dot. opracowywania teczek. Poza tym spisuję te wszystkie problemy (łącznie z tymi, które wychodzą przy stosowaniu EZD) i przedstawiam ich rozwiązanie koordynatorom wydziałowym, którzy następnie przekazują informacje pracownikom swoich wydziałów.

[Rovan]

W mojej firmie nie ma wprawdzie stanowiska koordynatora czynności kancelaryjnych (nie podpoadamy pod rozporządzenie) ale - wnioskując z Waszych postów - widzę, że de facto wykonuję podobne czynności w ramach obowiązków kierownika AZ

[Yokai]

Mnie, jako koordynatorowi udało się na razie osiągnąć tyle, że współpracownicy do mnie dzwonią, kiedy nie mogą znaleźć odpowiedniego numeru z jrwa (albo im się po prostu nie chce), czy w innych sprawach kancelaryjnych. Wbrew pozorom to duży plus, bo wcześniej byłam "ta archiwistka, co się wymądrza"

Smutna prawda u mnie wygląda to podobnie. Plus, za każdym razem gdy któraś z komórek przygotowuje spis zdawczo-odbiorczy dzwoni, pyta jak to zrobić (za każdym razem pytają o to samo, nawet osoby które już spisy robiły nie raz, co mnie zastanawia: skleroza? xD) i liczy, że powiem: zrobię to za was

[marcia]

To jest skleroza ale tylko dlatego, że archiwizację robi się raz w roku - wtedy mogę to zrozumieć, bo sama mam problemy np.  z programami komputerowymi, których rzadko używam. Ciężko mi natomiast zrozumieć, jak można mieć problem ze spisem, jeśli na bieżąco, powoli, po kilka razy tłumaczę i pokazuję i już rozumieją a przynoszą zrobione źle Tego pojąć nie mogę

[Yokai]

To jest skleroza ale tylko dlatego, że archiwizację robi się raz w roku - wtedy mogę to zrozumieć, bo sama mam problemy np.  z programami komputerowymi, których rzadko używam. Ciężko mi natomiast zrozumieć, jak można mieć problem ze spisem, jeśli na bieżąco, powoli, po kilka razy tłumaczę i pokazuję i już rozumieją a przynoszą zrobione źle Tego pojąć nie mogę

Podpisuję się pod tym rękami i nogami, bo nie mogę tego pojąć zupełnie. A gdy już pokazuję, rozumieją, poprawiają i poprawiają źle, to nie wiem co im powiedzieć xD

[Archivarius85]

Witam!! Jestem osobą zatrudnioną w mojej firmie do obsługi AZ - nawet nie mam kierownika AZ, jedyne co napawa jakąś nadzieją to że problem archiwizacji i koordynacji zostanie wciągnięty w politykę jakości (ISO) - i pełnomocnik ds. ISO uwrażliwi dyrekcję, że archiwizacja to nie tylko zdawanie "papierków" do AZ ale też wszytko to co dzieje się przedtem...Czy u Was archiwizacja i czynności kancelaryjne jest w jakiś sposób wciągnięta w politykę jakości?? Pozdrawiam...

[Jarek]

Na temat relacji ISO - system kancelaryjny i archiwum zakładowe dyskutowaliśmy kiedyś tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1003.0.html

[Archivarius85]

Na temat relacji ISO - system kancelaryjny i archiwum zakładowe dyskutowaliśmy kiedyś tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1003.0.html

Dzięki za podpowiedź..pozdrawiam...

[Kinga]

To stanowisko koordynatora sądów też dotyczy ?

[Rovan]

Nie. Oczywiście możecie je utworzyć, ale nie macie obowiązku.
Obowiązek taki mają jednostki samorządu terytorialnego na mocy instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem z 18.01.2011.

[Kinga]

aha dziękuję za odpowiedź

[metricisRegninotarii]

Z tego co się orientuje to w sądzie za biurowość odpowiadają inspektorzy ds. biurowości, przy czym "tylko" w odddziałach orzeczniczych, więc ewentualny koordynator czynności kancelaryjnych w sądzie mógłby tylko aktami "administracyjno-księgowymi" (ładne określenie, prawda? ) się zajmować.

[Kinga]

Całkiem, całkiem. Żeby mógł być, to na jakiej podstawie i kto może o tym zadecydować? Tak sobie myślę, że pewno Prezes jeżeli miałby u siebie archiwistę na etacie /i z archiwisty zmienić nazwę na koordynatora/ - a z ty to różnie w sądach bywa....