Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - pozwolenia wodnoprawne

[MarcinP]

W komórce do spraw rolnictwa zalegają teczki z pozwoleniami wodnoprawnymi wydanymi jeszcze przez Urząd Wojewódzki. W 1999 r., gdy miała miejsce reforma administracyjna, Urząd Wojewódzki zlikwidowano, a pozwolenia wodnoprawne trafiły do w/w komórki rolnictwa i ochrony środowiska nowo utworzonego Starostwa. Nic się z tymi pozwoleniami nie działo - nie wysyłano pism sygnowanych znakiem sprawy Starostwa, a więc pozwoleń wodnoprawnych przejętych przez Starostwo z Urzędu Wojewódzkiego nie przerejestrowano. Jak mam teraz przyjąć te pozwolenia do archiwum zakładowego, skoro "noszą" one znak sprawy nadany w Urzędzie Wojewódzkim? 

[EwelinaP]

Moim zdaniem powinny być one uporządkowane zgodnie z obowiązującymi wtedy przepisami (w sensie jrwa). Na spisie zd-odb. należy wpisać urz.wojewódzki jako aktotwórcę z adnotacją, że dokumetacja została przejęta w wyniku reorganizacji, czy tam zmian admin.

[MarcinP]

Nie jestem przekonany do tworzenia spisu zdawczo-odbiorczego - w tym wypadku pozwoleń wodnoprawnych - w oparciu o symbole z obcego (wojewódzkiego) wykazu akt. Trudno też przekwalifikować dokumentację, skoro żadne pisma w sprawach tych pozwoleń nie były wysyłane. Niemniej przejmowane były sprawy niezakończenie - wydane pozwolenia w większości nadal obowiązują. Sprawy niezakończone należałoby przerejestrować - według instrukcji kancelaryjnej. Ale pism wychodzących w tych sprawach nie było... Dosyć to zagmatwane 

[archiwistka90]

Wg mnie sprawy są zakończone. Nie wysyłasz pism, nic z tymi pozwoleniami się nie dzieje - poza tym, że są aktualne. To jedynie przeszkadzać moze w wybrakowaniu dokumentacji, nie zaś w przejęciu dokumentacji do AZ. Przejmując tworzysz spisy z-o wg wykazu akt obowiazującego w U. Woj, z numerami i układem nadanym przez twórcę.

[MarcinP]

Pozwolenia wodnoprawne nie można traktować jako zakończone dopóki obowiązują - tak stanowi JRWA dla organów powiatu z 1999 r. Okres przechowywania liczy się od daty, gdy pozwolenie przestanie obowiązywać. A spraw niezakończonych przyjmować do AZ nie wolno.

[Rovan]

Dwie sprawy:
1. Oczywiście masz rację - dopóki pozwolenia obowiązują nie możesz ich przejąć do AZ. Niech leżą w k.o. i czekają na swoją kolej.
2. Niezależnie od tego kiedy trafia do AZ muszą być odpowiednio opracowane i opisane. Przy czym zasadą jest, że akta spraw powinny zostać opisane zgodnie ze stanem jaki obowiązywał w momencie gdy sprawy były zakładane (zarówno jednostka i jej struktura organizacyjna, a także ówczesne JRWA). Jedyne odstępstwo od tej zasady można zrobić w przypadku kategorii archiwalnych. Jeśli te w obecnym JRWA różnią się od obowiązujących w chwili powstania akt, stosujemy wyższe.

[MarcinP]

Dzięki Rovan  Masz rację, przyjmę te akta takie, jak były przyjęte z Urzędu Wojewódzkiego. Jedynie kategorię archiwalną zmienię, jeśli obecnie obowiązuje wyższa.
Pozdrawiam!