Data zakończenia sprawy nie zawsze jest tożsama z datą ostatniego pisma w sprawie. Np. momentem "zakończenia" dla upoważnienia będzie data jego wygaśnięcia, a nie wydania. Jeśli decyzja zostaje wydana na 10 lat, to datą zakończenia także jest moment jej wygaśnięcia, a nie wydania. Dla pozwoleń na budowę datą zakończenia sprawy, czyli datą, od której liczy się okres przechowywania, jest moment zniszczenia/rozbiórki budynku. Dla zarządzeń dyrektora faktycznie datą zakończenia powinien być moment wygaśnięcia. Ale czy na pewno? Czy w takim razie poszczególne zarządzenia, jeśli ciągle obowiązują, powinny być przechowywane na stanowiskach pracy? Zarządzenia i tak mają kategorię A. Czy zatem nie lepiej jest przekazać komplet do archiwum? U nas tak się dzieje. Nie dzielimy zarządzeń na te obowiązujące i te uchylone. Tworzą one jeden integralny zbiór, a ich status jest odnotowany w rejestrze. Będą one przechowywane tak długo, jak będzie istniał nasz urząd. Ale możemy sobie na to pozwolić, bo tych zarządzeń jest max 150 rocznie. Jak w większości problematycznych przypadków, zasięgnęłabym opinii archiwum państwowego.