przyjęcie dokumentów do składnicy akt

[archiwistka90]

Ne jest tak, że lewa jest nieprawidłowa, jednak z tego co pamiętam na zajęciach "Archiwum zakładowe" też uczono nas takiego sporządzania spisów z.-o.
Wydaje mi się, że w tej formie jest  po prostu czytelniejszy.

[stany]

    A ja uważam , że ten z lewej jest czytelniejszy i od   ... nastu lat tak robię, czyli wg. RWA , ale w danym roku, dodam ,że spis brakowania akt sporządzam w ten sam sposób i wiadomo przechodzi przez AP i nie ma zastrzeżeń.
 Dokumentację z komórek przyjmujemy kpl. rocznikami  i układamy na spisie wg.  RWA , jeżeli są do przyjęcia  akta np. z kilku  lat , to  układam  też wg. RWA  , ale w każdym  roku  oddzielnie, bo inaczej to by był  groch z kapustą.

3023 - rok 1998                   
3140 - rok 1998                     
.........................
3020 - rok 1999                     
3023 - rok 1999                     
3140 - rok 1999
.........................
3023 - rok 2000                   
3140 - rok 2000   

[archiwistka90]

No może tak, ale jak się zagłębiam i szukam dokumentacji, to najpierw wg klasy, potem rocznik. Często jest tak, że nie pamiętają, w którym roku to było, a w takim układzie wszystkie teczki z poszczególnych lat stoją obok siebie...

[stany]

Ostatnia odpowiedz dotyczy chyba układu teczek w archiwum na regałach, a nie układu w spisach z-o , czy dobrze zrozumiałem ? , jezeli tak - to  inny temat.

[Jarek]

Dołączam tę dyskusję do starego wątku w którym dyskutowaliśmy już o tych dwóch metodach szeregowania akt na spisie zdawczo-odbiorczym do az. Moim zdaniem żeby móc mówić że któraś z tych metod jest prawidłowa musielibyśmy miec oparcie w konkretnym przepisie. Ten wymóg spełnia tylko grupowanie akt najpierw latami a dopiero w ich obrębie wg jrwa - o ile instrukcja kancelaryjna określa wymóg przekazywania akt do az kompletnymi rocznikami (np. rozporządzenie z 18.01.2011 nie zawiera już takiego wymogu). Upieram się też przy zdaniu że ta metoda jest bardziej sensowna w przypadku prowadzenia ewidencji zasobu az w postaci papierowej. W elektronicznej ewidencji az całe te układanki tracą trochę sens.

[Rovan]

Można jak sądzę przyjąć, że wobec braku ścisłych uregulowań obydwie metody są uprawnione, a na ich stosowanie mogą mieć wpływ najwyżej preferencje lokalnego AP.
Wydaje się, że jedyny sposób na uniknięcie tych wątpliwości to przekazywanie każdego rocznika na osobnym spisie

Ostatnia odpowiedz dotyczy chyba układu teczek w archiwum na regałach, a nie układu w spisach z-o , czy dobrze zrozumiałem ? , jezeli tak - to  inny temat.

Niby tak, ale układ teczek na regałach wynika bezpośrednio z ich układu na spisie z-o.

[archiwistka90]

Otóż dokładnie stany - to, jak mam ułożone j.a. na półce w archiwum zalezy od tego jak mam je ułożone w spise z.o., czyż nie?

[MarcinP]

Ja przyjmuję dokumentację aktową do archiwum zakładowego tylko w układzie zaprezentowanym w prawej kolumnie, a więc zgodnie z kolejnością symboli w wykazie akt. Tylko taki układ jest zgodny z rozporządzeniem PRM z 18 I 2011 r.

[stany]

     Co do ułożenia w spisie z-o poniżej cytat Jarka:

Chodziło mi o wypowiedź Rovana kt. przywołał rozporządzenie z 2002 r. Instrukcje kancelaryjne mówią dość jednogłośnie o przekazywaniu akt kompletnymi ROCZNIKAMI, co w mojej ocenie jednoznacznie wskazuje, że akta powinny być szeregowane wg jrwa w obrębie rocznika.

Dodam ,że łatwiej jest też wydzielić do brakowania teczki ze spisu sporządzanego wg. kolumny lewej, bo roczniki nie są wymieszane jest przejrzyściej i z tego powodu.

W archiwum układam teczki wg. RWA, tak też zaleca AP , a nie wg. wpływu  , czyli wg. sygnatur , a to też i ze  względu na  łatwiejsze i  szybsze wyszukiwanie potrzebnych  akt.

[Jarek]

Ja przyjmuję dokumentację aktową do archiwum zakładowego tylko w układzie zaprezentowanym w prawej kolumnie, a więc zgodnie z kolejnością symboli w wykazie akt. Tylko taki układ jest zgodny z rozporządzeniem PRM z 18 I 2011 r.

Kiedy tak się jeszcze nad tym zastanawiam, to trudno się z tym nie zgodzić. Mam jednak wrażenie że to czysty przypadek a nie przemyślana przez autorów rozporządzenia zasada. Ja się w każdym razie i tak będę trzymał swego 

[MarcinP]

A więc pozostajemy przy zdaniach odrębnych