przyjęcie dokumentów do składnicy akt

archiwistka90 · Październik 10, 2012,

Ne jest tak, że lewa jest nieprawidłowa, jednak z tego co pamiętam na zajęciach "Archiwum zakładowe" też uczono nas takiego sporządzania spisów z.-o.
Wydaje mi się, że w tej formie jest po prostu czytelniejszy.

stany · Październik 10, 2012,

A ja uważam , że ten z lewej jest czytelniejszy i od ... nastu lat tak robię, czyli wg. RWA , ale w danym roku, dodam ,że spis brakowania akt sporządzam w ten sam sposób i wiadomo przechodzi przez AP i nie ma zastrzeżeń.
Dokumentację z komórek przyjmujemy kpl. rocznikami i układamy na spisie wg. RWA , jeżeli są do przyjęcia akta np. z kilku lat , to układam też wg. RWA , ale w każdym roku oddzielnie, bo inaczej to by był groch z kapustą.

3023 - rok 1998
3140 - rok 1998
.........................
3020 - rok 1999
3023 - rok 1999
3140 - rok 1999
.........................
3023 - rok 2000
3140 - rok 2000

archiwistka90 · Październik 10, 2012,

No może tak, ale jak się zagłębiam i szukam dokumentacji, to najpierw wg klasy, potem rocznik. Często jest tak, że nie pamiętają, w którym roku to było, a w takim układzie wszystkie teczki z poszczególnych lat stoją obok siebie...

stany · Październik 11, 2012,

Ostatnia odpowiedz dotyczy chyba układu teczek w archiwum na regałach, a nie układu w spisach z-o , czy dobrze zrozumiałem ? , jezeli tak - to inny temat.

Jarek · Październik 11, 2012,

Dołączam tę dyskusję do starego wątku w którym dyskutowaliśmy już o tych dwóch metodach szeregowania akt na spisie zdawczo-odbiorczym do az. Moim zdaniem żeby móc mówić że któraś z tych metod jest prawidłowa musielibyśmy miec oparcie w konkretnym przepisie. Ten wymóg spełnia tylko grupowanie akt najpierw latami a dopiero w ich obrębie wg jrwa - o ile instrukcja kancelaryjna określa wymóg przekazywania akt do az kompletnymi rocznikami (np. rozporządzenie z 18.01.2011 nie zawiera już takiego wymogu). Upieram się też przy zdaniu że ta metoda jest bardziej sensowna w przypadku prowadzenia ewidencji zasobu az w postaci papierowej. W elektronicznej ewidencji az całe te układanki tracą trochę sens.

Rovan · Październik 11, 2012,

Można jak sądzę przyjąć, że wobec braku ścisłych uregulowań obydwie metody są uprawnione, a na ich stosowanie mogą mieć wpływ najwyżej preferencje lokalnego AP.
Wydaje się, że jedyny sposób na uniknięcie tych wątpliwości to przekazywanie każdego rocznika na osobnym spisie

Cytat
Ostatnia odpowiedz dotyczy chyba układu teczek w archiwum na regałach, a nie układu w spisach z-o , czy dobrze zrozumiałem ? , jezeli tak - to inny temat.

Niby tak, ale układ teczek na regałach wynika bezpośrednio z ich układu na spisie z-o.

archiwistka90 · Październik 12, 2012,

Otóż dokładnie stany - to, jak mam ułożone j.a. na półce w archiwum zalezy od tego jak mam je ułożone w spise z.o., czyż nie?

MarcinP · Październik 12, 2012,

Ja przyjmuję dokumentację aktową do archiwum zakładowego tylko w układzie zaprezentowanym w prawej kolumnie, a więc zgodnie z kolejnością symboli w wykazie akt. Tylko taki układ jest zgodny z rozporządzeniem PRM z 18 I 2011 r.

stany · Październik 13, 2012,

Co do ułożenia w spisie z-o poniżej cytat Jarka:

CytatChodziło mi o wypowiedź Rovana kt. przywołał rozporządzenie z 2002 r. Instrukcje kancelaryjne mówią dość jednogłośnie o przekazywaniu akt kompletnymi ROCZNIKAMI, co w mojej ocenie jednoznacznie wskazuje, że akta powinny być szeregowane wg jrwa w obrębie rocznika.

Dodam ,że łatwiej jest też wydzielić do brakowania teczki ze spisu sporządzanego wg. kolumny lewej, bo roczniki nie są wymieszane jest przejrzyściej i z tego powodu.

W archiwum układam teczki wg. RWA, tak też zaleca AP , a nie wg. wpływu , czyli wg. sygnatur , a to też i ze względu na łatwiejsze i szybsze wyszukiwanie potrzebnych akt.

Jarek · Październik 13, 2012,

Cytat: MarcinP w Październik 12, 2012,
Ja przyjmuję dokumentację aktową do archiwum zakładowego tylko w układzie zaprezentowanym w prawej kolumnie, a więc zgodnie z kolejnością symboli w wykazie akt. Tylko taki układ jest zgodny z rozporządzeniem PRM z 18 I 2011 r.

Kiedy tak się jeszcze nad tym zastanawiam, to trudno się z tym nie zgodzić. Mam jednak wrażenie że to czysty przypadek a nie przemyślana przez autorów rozporządzenia zasada. Ja się w każdym razie i tak będę trzymał swego

MarcinP · Październik 13, 2012,

A więc pozostajemy przy zdaniach odrębnych

Aktualności:

przyjęcie dokumentów do składnicy akt