Brakowanie dokumentów

beatka · Marzec 09, 2012,

Witam!
Próbuję się doszukać informacji, na jakiej podstawie komisja likwidacyjna dokonuje oceny akt do brakowania? Czy na podstawie tylko wykazu sporządzonego przez archwistę, czy też konieczne jest przejrzenie wszystkich dokumentów?
Z jakiego przepisu to wynika?
Będę wdzięczna za szybką odpowiedź

marcia · Marzec 09, 2012,

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

beatka · Marzec 09, 2012,

W tym rozporządzeniu pisze tak:
§ 4. 1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.

Chciałam wiedzieć co należy rozumieć pod pojęciem: "polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych"- to znaczy czy niezbędnie konieczne jest przejrzenie przez komisję każdego dokumentu?

Rovan · Marzec 09, 2012,

Powiem Ci jak wygląda to w mojej firmie (akurat jestem w trakcie procedury brakowania).
1) archiwista przegląda spisy z-o i wypisuje akta, których okres przechowywania upłynął
2) występuje do poszczególnych k.o. z zapytaniem, czy widzą potrzebę dłuższego przechowywania danej dokumentacji, czy zgadzają się na jej wybrakowanie
3) Akta na których wybrakowanie k.o. wyraziły zgodę lądują na spisie dokumentacji niearchiwalnej
4) Na wniosek kierownika AZ dyrektor powołuje komisję, której prace ograniczają się de facto do złożenia podpisów na protokole (przygotowanym przez archiwistę).
Dalej już standardowo (wniosek do AP itd.)

Faktyczna ocena dalszej przydatności dokumentacji ma miejsce pomiędzy pkt. 2 a 3, gdy pracownicy k.o. zjawiają się w archiwum aby obejrzeć dokumenty, na których wybrakowanie maja się zgodzić.

marcia · Marzec 09, 2012,

U mnie sprawa wygląda identycznie jak u Rovana

Czasem zdarzy się tak, że jakieś dokumenty pracownicy komórek chcą zostawić, a czasem jest tak, że po ekspertyzie AP robimy z kat. BE teczkę z jedną kartką

beatka · Marzec 10, 2012,

Cytat: Rovan w Marzec 09, 2012,
Powiem Ci jak wygląda to w mojej firmie (akurat jestem w trakcie procedury brakowania).
1) archiwista przegląda spisy z-o i wypisuje akta, których okres przechowywania upłynął
2) występuje do poszczególnych k.o. z zapytaniem, czy widzą potrzebę dłuższego przechowywania danej dokumentacji, czy zgadzają się na jej wybrakowanie
3) Akta na których wybrakowanie k.o. wyraziły zgodę lądują na spisie dokumentacji niearchiwalnej
4) Na wniosek kierownika AZ dyrektor powołuje komisję, której prace ograniczają się de facto do złożenia podpisów na protokole (przygotowanym przez archiwistę).
Dalej już standardowo (wniosek do AP itd.)

Faktyczna ocena dalszej przydatności dokumentacji ma miejsce pomiędzy pkt. 2 a 3, gdy pracownicy k.o. zjawiają się w archiwum aby obejrzeć dokumenty, na których wybrakowanie maja się zgodzić.

Bardzo dziękuję za odpowiedzi

ale jak to w życiu bywa mam jeszcze pytania dotyczące punktów:
1) archiwista przegląda spisy z-o i wypisuje akta, których okres przechowywania upłynął:

Jak rozumiem ten spis jest szczegółowy- czyli każdy dokument opisany jest z osobna, bez żadnych szczególnych zbiorówek?

2) występuje do poszczególnych k.o. z zapytaniem, czy widzą potrzebę dłuższego przechowywania danej dokumentacji, czy zgadzają się na jej wybrakowanie

To zapytanie ma formę pisemną? Jeśli k.o. stwierdzi, ze jakiś dokument jeszcze jest potrzebny, czy w jakiś formalny sposób jest to odnotowywane?
Pozdrawiam
Beata

marcia · Marzec 11, 2012,

1. U mnie spis akt do brakowania składa się z lp., numeru spisu z-o, symbolu z wykazu akt, tytułu teczki, dat. Jeśli mam wątpliwości np. co do tytułu (bo mam np. napisane "sprawozdania", to patrzę, czy to są sprawozdania roczne czy krótsze i w nawiasie dopisuję).
2. Zgoda komórki organizacyjnej jest ustna - daję im do przejrzenia przygotowany spis i decydują (poprzez podpis w protokole brakowania) czy wszystko można zniszczyć lub wykreślają to, co chcą zostawić.

archiwistka90 · Marzec 12, 2012,

Cytat: beatka w Marzec 10, 2012,
Bardzo dziękuję za odpowiedzi ale jak to w życiu bywa mam jeszcze pytania dotyczące punktów:
1) archiwista przegląda spisy z-o i wypisuje akta, których okres przechowywania upłynął:

Jak rozumiem ten spis jest szczegółowy- czyli każdy dokument opisany jest z osobna, bez żadnych szczególnych zbiorówek?

To jest spis z-o.

Właśnie zbiorówka, bez opisania konkretnego dokumentu

Zwykły, klasyczny spis zdawczo-odbiorczy

Co do punktu 2 - zależy jaka duża jest jednostka. U nas, gdzie są 4 k.o. pracownicy mówią nam co zostawić, nie bawimy się w pisemne zgody itp.

Rovan · Marzec 12, 2012,

Droga beatko, ewidencja AZ to z zasady zbiorówka. Prowadzona jest przecież na poziomie jednostki inwentarzowej, która zazwyczaj = teczce (przy aktach wielotomowych pod jedną pozycją spisu możemy mieć wiele teczek).
Zasada ta dotyczy zarówno spisu zdawczo-odbiorczego (standardowy formularz Pu-A-30) jak i spisu dokumentacji niearchiwalnej (Pu-A-33).

Właściwie jedyną pomocą ewidencyjną, która zagłębia się w zawartość teczki jest spis spraw, ale i on nie uwzględnia przecież pojedyńczych pism, a całe sprawy.

beatka · Marzec 17, 2012,

Dziękuję za wyjaśnienia

Mam jeszcze pytanie: jakie są zadania Komisji Likwidacyjnej?
Czy jej przedstawiciele, osoby z tych k.o. których dokumeny dotyczą mają prawo wglądu w teczki celem weryfikacji ich zawartości?
Mam taką sytuację, iż nie wszystkie nazwy są znaczące i nie sposób określić, czy nie należałoby podwyższyć kategorii (zgodnie z obecnie obowiązującą instrukcją kancelaryjną).

Beata

Rovan · Marzec 19, 2012,

Owszem, Komisja ma prawo zweryfikować zawartość teczek.
Jest powszechnie przyjętą praktyką, żę - w sytuacji gdy wg aktualnie obowiązującego w podmiocie JRWA dokumentacja z danej klasy ma inną kategorię, aniżeli miała wg wykazu obowiązującego w momencie jej przekazania do AZ - stosuje się kategorię wyższą.
Czasem taki zapis umieszczany jest wprost w IK.
-------------------------------------------------

Ok, to teraz ja mam pytanie

Mimo, iż trochę już zajmuję się archiwistyką zakładową, nie miałem dotąd okazji występować o ekspertyzę dla dokumentacji kat. BE, której okres przechowywania formalnie upłynął.
Zastanawiam się, czy powinienem sporządzić odrębny wniosek do AP w tej sprawie (z odrębnym spisem dokumentacji wymagającej ekspertyzy), czy też mogę ją umieścić na wspólnym spisie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania (zaznaczając w uwagach, że dane akta wymagają ekspertyzy) i zamieszczając odpowiednią wzmiankę we wniosku o zgodę na wybrakowanie?

Jakie rozwiązanie stosuje się u Was?

EwelinaP · Marzec 19, 2012,

Nie wiem, czy umieszczanie dok. Be na spisie akt do brakowania jest poprawne. U mnie ekspertyza odbywa się podczas kontroli z AP. Wiedząc, że będzie taka kontrola przygotowuję spis dokumentacji o rzeczonej kategorii. W ten sposób oszczędzam czas i pracę zarówno swoją, jak i Pana z AP.
Pozdrawiam!

marcia · Marzec 19, 2012,

U mnie robi się oddzielny spis z dokumentacją do ekspertyzy i z protokołem i wysyłamy pismo z prośbą o ekspertyzę.

Rovan · Marzec 20, 2012,

Dzięjuję za porady.
Zdecydowałem się sporządzić osobny spis dla BE oraz pisemko z prośbą o ekspertyzę.

EwelinaP · Marzec 13, 2014,

Nie chcę zakładać nowego wątku, by nie powielać tematyki. W związku z tym, że jestem w trakcie pierwszego brakowania od czasu wejścia w życie nowych przepisów, mam pytanko. Chodzi o paragraf 38 pkt. 4 - zatwierdzenie przez sekretarza przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji z danej komórki. W jakiej formie ma to zaistnieć? Po prostu opinii dołączonej do akt brakowania i podanej do wiadomości danego wydziału? Czy może macie jakieś inne praktyki w tym zakresie?

Aktualności:

Brakowanie dokumentów