Prowadzenie teczek - sprawa z dwoma znakami

[tomek11]

witam

czy dopuszczamy taka możliwość że cześć załatwianej sprawy jest prowadzona pod jednym numerem sprawy np db-1000/1/2012. Następnie sprawa dostaje nowy numer db-1999/1/2012zakończenia jest prowadzona pod tym numerem??
oczywiście w starym i nowym spisie spraw jest informacja o przerejestrowaniu.

[Rovan]

Znak sprawy jest niezmienny i stały/identyczny dla całej dokumentacji danej sprawy.
Wyjątkiem jest sytuacja gdy sprawa zakończona jest po jakimś czasie wznawiana, lub zostaje w trakcie realizacji przejęta przez inną komórkę. Zazwyczaj procedura taka jest opisana w obowiązującej w danym podmiocie instrukcji kancelaryjnej.
Poniżej odpowiedni zapis z nowej instrukcji dla organów samorządowych:

§ 28. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej w sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

[stany]

Rovan zacytował & 28 odnoszący się do systemu EZD. Natomiast & 55 odnosi się do postępowania w takich sytuacjach w systemie tradycyjnym

§ 55. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego
jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero
wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji,
akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym
spisie spraw w formie wzmianki: ?przeniesiono do znaku sprawy ........?, i przenosi się akta sprawy
do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.