Prowadzenie teczek - sprawa prowadzona w 2 komórkach

[tomek11]

prowadzę sprawę w komórce merytorycznej, na pewnym etapie sprawa idzie do działu finansowego gdzie jest rozliczana(do DF są przekazywane 2-gie egzemplarze dok. - tez oryginały). w DF także jest  prowadzona teczka dot. mojej sprawy (2-gie egz moich dokumentów+dok finansowa). Dokumenty finansowe z DF dot.mojej sprawy trafiają również do mojej komórki.Na ich podstawie zamykam sprawę.
Czy DF zakłada nową, swoją sprawę czy korzysta z mojego numeru z RWA? Jeżeli korzysta z mojego RWA to teczka prowadzona w DF to Bc?

[marcia]

Ty jesteś komórką merytoryczną i u Ciebie powinna być cała dokumentacja sprawy. Dla innego działu jest to dokumentacja Bc. Jeśli jednak z jakiegoś powodu zależy im na tym, żeby nadać tej dokumentacji inną kategorię, to mogą to zrobić, ale dopiero za zgodą AP.

[MarcinP]

Za zgodą AP? A z jakich przepisów to wynika?

[tomek11]

ale dla DF to jest nowa sprawa...dział DF zajmuje sie tylko rozliczaniem tych projektów.w wykazie akt jest również przewidziana kategoria dla DF. Ale zastanawiam sie czy prowadzenie i zakładanie w ten sposób spraw jest konieczne....

[stany]

   Jeżeli chodzi o kom. DF i  sprawę rozliczeń finansowych przez tą komórkę ,przypuszczam ,że u nich jest to dokumentacja nie tworząca sprawy, ale zaklasyfikowana do danej teczki i zarazem konieczna do założenia u nich tej teczki. Nie  zawsze inna komórka musi korzystać z twojego numeru.

Pozdrawiam

[tomek11]

DF dostaje drugie "oryginalne " dokumenty (umowy, decyzje)  i na ich podstawie zakładają u siebie sprawę wiec chyba jest to dokumentacja tworząca akta sprawy?

Jeżeli DF założy u siebie sprawę to dla mnie ich dokumenty rozliczeniowe (finansowe) z ich numerem będą Bc?? 

[MarcinP]

Tę kwestię instrukcja kancelaryjna będąca załącznikiem do rozporządzenia Premiera z 18 I 2011 r. stanowi jasno, że w komórce niemerytorycznej jest to kat. Bc.
Oczywiście zasada JEDEN ZNAK = JEDNA SPRAWA (ja ją tak przynajmniej nazywam) jest obowiązkowa w systemie EZD, ale nieobowiązkowa w systemie tradycyjnym.

[archiwistka90]

Zgadzam się, że powinniście określić, która z komórek jest merytoryczna, wówczas druga jest traktuje dokumentację jako Bc. Zakładając, że jest to kategoria A, za jakiś czas do AP trafiłyby dwie teczki z niemal tymi samymi dokumentacji. A wiadomo, że AP dubletów nie lubi

[EwelinaP]

Moim zdaniem powinno byc tak: w dziale np. organizacyjnym  (kom. macierzysta) jest teczka ze sprawami, w skład których wchodzą rozliczenia. Dla tych faktur komórką macierzystą jest dział finansów. Dokumentacja prowadzona przez DA stanowi niejako załącznik do faktury. Wiadomo, że dok. finansowa nie tworzy akt sprawy, więc nie jest rejestrowana. Całość, zgodnie z jrwa przechowywana jest 5 lat. Jeśli jednak tworzy się teczkę o kat. Bc, to przy okazji wydzielania matriałów do zniszczenia ja takową wciągam na spis do AP z adnotacją, że to drugie egzemplarze i wtedy AP decyduje, czy je zostawić, czy przerprowadzić ekspertyzę itp.

[stany]

    Jak wcześniej zaznaczałem ,że w DF będzie to  teczka nie tworząca akt sprawy najprawdopodobniej kat. B5 , a ten drugi egzemplarz będzie jako załącznik - / kopia  / do rozliczenia w DF  i  teczka ta musi być w DF wg. klasyfikacji DF, natomiast u ciebie też musi być prowadzona teczka wg. własnej- twojej klasyfikacji ,dokładniej nie sprecyzowałeś o co chodzi  i  jaka to kategoria ,ale kategoria  nie ma tu znaczenia. W twojej teczce jako kom. merytorycznej egzpl. pisma będzie głównym dokumentem w tej sprawie , a kopia faktury / można dołączyć / jako załącznik do tej sprawy i nie potrzeba żadnej zgody AP.

Pozdrawiam

[Jarek]

Zarówno w systemie tradycyjnym, jak i systemie EZD, może być tak że dwie lub nawet więcej komórek może być komórkami merytorycznymi (w ramach swoich kompetencji) dla jednego zagadnienia. W sprawie wydania jakiejś decyzji, prowadząca ją pod swoim znakiem komórka merytoryczna wystąpi do archiwum zakładowego o odszukanie dokumentów i do radcy o opinię prawną - az w ramach swoich kompetencji założy sprawę dot. przeprowadzenia kwerendy, zaś radca założy sprawę dot. wydania opinii. I będzie to postępowanie właściwe, zgodne z klasyfikacją dokumentacji w jrwa. Czasem może się zdarzać nawet tak, że ta merytoryka będzie się multiplikowała z użyciem jednej i tej samej klasy z wykazu akt.