Zwrócona korespondencja (nieodebrana przez adresata)

[Rovan]

Ostatnio pracownicy Działu Windykacji w mojej firmie zadali mi pytanie - Jak postępować z zwrócona przez pocztę korespondencją, niepodjętą przez wierzycieli? Do niedawna pisma takie były (bez rozpieczętowania) dopinane do akt sprawy, jednak od początku 2011 r. gromadzone są osobno (podobno zmieniły się w tej kwestii przepisy).
Teraz zastanawiają się, czy powinni ową korespondencje przekazywać do AZ, czy też mogą ją po prostu zniszczyć.

Mam z tym pewien problem - Z jednej strony jest to niejako 2-gi egz. pisma (1 był wysyłany do wierzyciela, 1 zostawał w dziale), a więc kat. Bc. Z drugiej strony praktycznie wszystkie sprawy, których te pisma dotyczą wciąż są w toku (a jako że windykacja zazwyczaj ciągnie się latami - jeszcze długo w toku pozostaną, a miejsca w k.o. jest coraz mniej). Tak więc nie jestem pewien - kazać im przechowywać te zwroty aż do zakończenia sprawy i dopiero wówczas wybrakować, czy też potraktować jako wtórniki i zniszczyc od ręki?

[archiwistka90]

uważam, że powinno się zachować zwroty, ze względu na to, że niejako jest to dowód na to, że próbowaliście dostarczyć korespondencję wierzycielowi.
O jakich przepisach mówisz w związku z tym, że zwroty rejestrujecie osobno?

[marcia]

Ja zwroty mam dołączane do sprawy. Czasem jest tak, że człowiek sam po jakimś czasie zgłosi się po to pismo i wtedy mu je daję.

[Rovan]

U mnie również do tej pory zwroty były dołączone do akt sprawy. Dopiero od początku 2011 przyjęto zasadę przechowywania ich osobno (właśnie się dowiedziałem, że nie wynika to z żadnych nowych przepisów - jak mnie wcześniej przekonywano - lecz z wewnętrznej procedury). Na szczęście są oznaczone znakami spraw, których dotyczą i odpowiednio uporządkowane, więc w razie potrzeby nie będzie problemu z dotarciem do dokumentacji.
Ostatecznie udało mi się "podpiąć" je pod pasującą klasę z JRWA, dostaną kat. B5 (jeśli w ciągu tego okresu nikt się po nie nie zgłosi, to później też raczej nie).

[Jarek]

Takie traktowanie tych pism to nieporozumienie. Powinny być porzechowywane wraz z aktami sprawy. Skoro są oznaczone znakami sprawy to mają już i swoją klasę, i swoją kategorię archiwalną właściwą dla danego rodzaju spraw. Takie gromadzenie niepodjętych./niedoręczonych mogłoby mie cmiejsce tylko gdy podmiot prowadzi dokumentację spraw elektronicznie w systemie EZD - do tego można moim zdaniem wykorzystać skład przesyłek wychodzących.

[Rovan]

EZD wprawdzie nie mamy (jeszcze), mamy natomiast system elektronicznego obiegu dokumentacji oraz dodatkowy system gromadzący elektroniczne wersje wszystkich dokumentów dot. windykacji należności. Pisma, o których mowa znajdują się w tym systemie, dlatego też niedoręczone zwroty traktuje de facto jako 2-gie egzemplarze.