Przyjmowanie akt do az - spis spraw a spis zdawczo-odbiorczy

[tomek11]

witam

kolejny dylemat...
otóż prowadzę spis spraw np. są to projekty. mam 100 projektów czyli 100 spraw grupowanych w jednym spisie spraw.każdy projekt jest prowadzony w osobnej teczce.w pierwszej teczce tej grupy spraw jest spis spraw.projekty sa zakończone i przekazywane od AZ na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.   czy w spisach z-o wymieniamy wszystkie projekty?

[marcia]

Jeśli te projekty mają kategorię A, to musisz w spisie z-o każdą fizyczną teczkę opisać pod odrębnym numerem. Jeśli jest to kategoria B, to możesz wziąć wszystkie projekty do kupy i wpisać pod jedną pozycją a w rubryce "ilość teczek" wpisać 100, a w rubryce "daty skrajne" wypisać lata, za jakie te projekty są.

[MarcinP]

A czy nie chodzi tu przypadkiem o projekty będące dokumentacją techniczą? Dla takich projektów stosować należy spis przewidziany dla dokumentacji technicznej, gdzie każdy projekt musi być wyszczególniony osobno.

[tomek11]

nie jest to dokumentacja techniczna.
Jeszcze jedno. Jeżeli w dziale jest np 10 osób prowadzących sprawy, każda z osób ma inna grupę spraw/wszyscy zajmują sie rozliczaniem projektów/. czy spis Z-O tworzymy dla każdej z osób czy dla całego działu(z ten sposób jest będzie tylko 1 spis który składa się z10 poz.)

[tomek11]

Jeżeli spis Z-O założymy dla poszczególnych osób to spisie jest albo jedna pozycja /np składająca sie z 100 tomów-spraw-projektów/ lub ze 100 spraw-pozycji-projektów....

[tomek11]

Jeśli te projekty mają kategorię A, to musisz w spisie z-o każdą fizyczną teczkę opisać pod odrębnym numerem. Jeśli jest to kategoria B, to możesz wziąć wszystkie projekty do kupy i wpisać pod jedną pozycją a w rubryce "ilość teczek" wpisać 100, a w rubryce "daty skrajne" wypisać lata, za jakie te projekty są.

w przypadku kat. A będzie identyczny wykaz projektów, zarówno spisie spraw jaki i w spisie Z-D. Czy to ma sens???

[stany]

    Niezależnie od kategorii na każdej teczce trzeba chronologicznie napisać :Tom I. II, III  itd. Jeżeli jest to ta sama komórka prowadząca te projekty ,to wtedy sporządzasz jeden spis zd-odb. i umieszczasz wszystkie teczki w  spisie z-o w sposób zależny od kategorii.

Pozdrawiam

[tomek11]

czyli sporządzam jeden spis Z-D /dla 10 osób czyli dla całego działu/. każda z osób prowadzi po10 spraw (i każda z tych osób prowadzi spis swoich spraw).Czy w związku z tym na spisie Z-D wpisuje 100 poz/projektów (czyli wszystkie projekty z całego działu) czy tylko 10 poz.??

[stany]

    Jeżeli jest to jednej komórce  o. , każda z 10 osób powinna w jednym spisie spraw kolejno rejestrować prowadzone przez siebie sprawy aż do 100, a w uwagach zaznaczyć nazwisko kto prowadzi daną sprawę- czyli jeden spis spraw i  100 poz. w spisie  spraw i jeden spis z-o , a w nim w jednej poz. 100 teczek dla kat B , a dla kat. A 100 poz .

Pozdrawiam

[Rovan]

Na spisach zdawczo-odbiorczych nie umieszczamy poszczególnych spraw tylko całe teczki rzeczowe.
Przy czym w jednej komórce nie można prowadzić kilku teczek rzeczowych dla tej samej klasy JRWA.
Inaczej mówiąc w danej k.o. wszystkie sprawy z tej samej klasy powinny się znaleźć na jednym spisie spraw. Z kolei jeden spis spraw = jedna pozycja na spisie  zdawczo-odbiorczym.

[tomek11]

ok. dzięki

jeszcze jedno. na spisie spraw wpisujemy nazwisko referenta. jeżeli prowadzimy jeden spis dla całego dzialu to jakie   wpisujemy nazwisko?

[stany]

Kto mówi o umieszczaniu spraw w spisie z-o ? czytaj uważnie napisałem,że 10 osób prowadzi na jednym spisie spraw -100 spraw, w teczce o jednym symbolu, w jednej komórce o.   i napisałem   jeden spis spraw i  100 poz. w spisie  spraw i jeden spis z-o , a w nim w jednej poz. 100 teczek dla kat B , a dla kat. A  100 poz . (bo jest 100 teczek-tomów). Czyli 10 osób prowadzi jedną teczkę o jednym symbolu k.  , która ma 100 spraw.

Nie wpisujemy nazwiska referenta,bo należałoby wpisać 10 nazwisk,a gdzie to zmieścisz, wpisuje   ( można dla jasności ,żeby z łatwością wiedzieć kto  prowadzi daną sprawę tzw.  szybki podgląd )  w uwagach swoje nazwisko  przy swojej sprawie każda z tych 10 osób które prowadza daną sprawę. 

[Rovan]

Stany, moja wypowiedź odnosiła się do pytania tomka11:

Czy w związku z tym na spisie Z-D wpisuje 100 poz/projektów (czyli wszystkie projekty z całego działu) czy tylko 10 poz.??

Twój opis postępowania jest oczywiście jak najbardziej prawidłowy.

[EwelinaP]

Nie wpisujemy nazwiska referenta,bo należałoby wpisać 10 nazwisk,a gdzie to zmieścisz, wpisuje   ( można dla jasności ,żeby z łatwością wiedzieć kto  prowadzi daną sprawę tzw.  szybki podgląd )  w uwagach swoje nazwisko  przy swojej sprawie każda z tych 10 osób które prowadza daną sprawę. 

Metryka sprawy na pewno rozstrzygnie ten problem   

[stany]

   Przykładowo w kom. organiz. Architektury i Budownictwa 10 osób prowadzi jeden spis spraw dot. pozwoleń na budowę ,a spraw jest w roku ok. 1000  i każda z tych 10 osób rejestruje swoją sprawę przydzieloną do załatwienie ,a w rubryce uwagi wpisuje swoje nazwisko i nie ma problemu , wiadomo kto  jest odpowiedzialny za daną sprawę -  i do czego tu potrzebna metryka sprawy ?