Porządkowanie akt - opisywanie akt osobowych

[Dzno]

Gdzie mogę znaleźć rozporządzenie NDAP z 1996r. odnośnie opisu teczki /koperty/ z aktami osobowymi.
Czy wszystkie akta /również pracowników zwolnionych przed 1996r./ muszą być opisane zgodnie z tym rozporządzeniem?

[Anonymous]

Witam

Obawiam się, że zaszło jakieś nieporozumienie. W 1996 r. NDAP nie wydało żadnego rozporządzenia, które dotyczyło problematyki, o której mowa w pytaniu. Z regulacji prawnych tego roku mogę jedynie wskazać Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika(Dz. U. Nr 62, poz. 286) tekst dostępny na:  http://www.abc.com.pl/serwis/du/1996/0286.htm

pozdrawiam
Andrzej Klubiński

[mł.pom.magazyniera]

a co z Pismem Okólnym Nr 1 Naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 X 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek dotyczacych oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej.

[Anonymous]

Wskazanie na  Pismo okólne nr. 1 w kontekście pytania zadanego przez Dzno wydaje mi się mało precyzyjne, czy mógłbym prosić o uzasadnienie Pańskiej sugestii?

pozdrawiam
Andrzej Klubiński

[Archivarius]

Dwa akty prawne i dwie różne kwestie.

[mł.pom.magaz.]

Wskazanie na Pismo okólne nr. 1 w kontekście pytania zadanego przez Dzno wydaje mi się mało precyzyjne, czy mógłbym prosić o uzasadnienie Pańskiej sugestii?

i w zasadzie ma pan rację pismo nie odpowiada na to pytanie tutaj zadane, chciałem tylko zauważyć, iż NDAP jednak zajmowała sie tą problematyką i pismo to mogłoby być trochę rozwinięte aby objąć całośc problematyki akt osobowych w przechowywanych w archiwum a nie tylko z czasu PRL

kiedyś opisywaliśmy akta osobowe i wyglądało to tak: góra koperty lub teczki nazwa zakładu lub instytucji, środek nazwisko i imię osoby, lewy dolny róg sygnatura, i to się sprawdza do dziś wraz z dobrze zrobioną ewidencja
pozdrawiam

[dutka]

Podłączam się pod temat, ponieważ mój wpis dotyczyć będzie znakowania akt osobowych, czyli także opisywania teczki.

Pytanie jest takie - jak powinien wyglądać znak akt osobowych? Oczywiście znam zasady - że skrót komórki i symbol liczbowy z wykazu akt.

Ale jak to się ma do akt osobowych studenta, których pierwszym elementem identyfikacyjnym jest numer indeksu? Albo jak to się ma do akt pracownika, które też mają swój własny numer identyfikacyjny i nie jest to zalecany instrukcjami znak dwuelementowy, ale przypisany danej osobie kolejny numer z rejestru lub innej prowadzonej ewidencji?

Wiadomo też, że wiele instytucji znakiem indentyfikacyjnym akt czyni właśnie ten konkretnie przypisany danej teczce znak. I jest to raczej powszechna praktyka, ponieważ ułatwia szybszą indentyfikację osoby, na pewno na poziomie komórki, która takie akta wytwarza, w archiwum może tu już nie mieć takiego znaczenia, ale praktycznie dopóki akta są w ruchu ten element wydaje się istotny.

Jak to wygląda w świetle przepisów i czy stosowanie tych numerów z rejstru dla akt pracowniczych a numerów indeksu dla akt studenckich jest w takim razie uprawnione i możliwe? Czy powinno się umieszczać znak określony w instrukcjach oraz numer przypisany danej teczce, czy jedynie któryś z nich?

[Anonymous]

Po zarchiwizowaniu? Nr spisu zdawczo odbiorczego i numer pozycji na tym spisie. I tyle. Wszystkie inne oznaczenia mogą być wtedy używane tylko jako dodatkowe, pomagające zidentyfikować akta czy osobę.

brr, ostatnio prześladuje mnie szatańska liczba 666 - poprzedni post miał taki nr, wczoraj w sklepie zapłaciłem 6,66 zł, w pracy mam kłopot z panią kt. ma tel. wewnętrzny 666 ... tfu, tfu, na psa urok  

pozdrawiam

[dutka]

Po zarchiwizowaniu? Nr spisu zdawczo odbiorczego i numer pozycji na tym spisie. I tyle. Wszystkie inne oznaczenia mogą być wtedy używane tylko jako dodatkowe, pomagające zidentyfikować akta czy osobę.

mnie właśnie interesuje sytuacja przed zarchiwizowaniem - tę sprawę też muszę mieć na względzie, chodzi o prawidłowe opisywanie teczek na poziomie komórek, nim teczki trafią do archiwum. STąd te moje zapytania. Wszak obowiązują instrukcje i przepisy, a jeśli pracownik w komórce wpisuje na teczkę, co uzna za stosowne, to przecież jest bałagan, nie mówiąc, że wbrew przepisom. I o to chodzi, czy przepis zezwala tylko i wyłącznie na skrót i symbol z wykazu, czy w przypadkach podanych możliwy jest kompromis - to jest obydwa wspomniane w moim wcześniejszym poście znaki akt ?

[Anonymous]

ale tutaj nie ma żadnego problemu - przecież instrukcje kancelaryjne nie zabraniają, by na teczkach umieszczać dodatkowe oznaczenia, inne niż znak teczki. Dokumentacja pozostanie u wytwórcy, nie trafi do jakiegoś przechowawcy który może mieć własne wymogi co do sposobu opisywania akt. W celu uniknięcia bałaganu i dowolności w dodawaniu dodatkowych oznaczeń na aktach można to przecież uregulować w drodze np. zarządzenia wewnętrznego.

Jarek

[dutka]

ale tutaj nie ma żadnego problemu - przecież instrukcje kancelaryjne nie zabraniają, by na teczkach umieszczać dodatkowe oznaczenia, inne niż znak teczki.
Jarek

tak, tylko, że sprawa polega na tym, że ten dodatkowy element oznaczenia pracownik chce określać mianem znaku teczki /powiedzmy, że razem z  tymi dwoma podstawowymi elementami/,  a nie jako przeznaczoną tylko dla jego działu informację i to dodatkowe oznaczenie trafia potem do spisu akt do rubryki "znak teczki". I czy to jest prawidłowe postępowanie, wydaje mi się, że nie do końca.

jednak to rozróżnienie jest niezbędne, to jest oczywiste, że na każdej jednej teczce np. studenta wpisuje się jego indywidualny nr indeksu, tylko czy można ten numer traktować na równi ze znakiem teczki?

[Anonymous]

nr pracownika z ewidencji pracowników czy nr indeksu studenta nie może być jednak w żaden sposób łączony ze znakiem teczki, powinien zawsze i bezwzględnie funkcjonować odrębnie - bo to przecież zupełnie odrębne oznaczenia i ich stosowanie wynika z odrębnych regulacji. No chyba że instrukcja kancelaryjna przewiduje taką ewentualność ale mam nadzieję że nie, bo to się nijak ma do systemu bezdziennikowego. Tam gdzie w spisie ma być znak teczki, należy dać znak teczki, natomiast myślę, że nie ma przeciwskazań, by do spisu zdawczo-odbiorczego dodać rubrykę "nr z ewidencji pracowników" czy "nr indeksu".

Jarek

[Anonymous]

... jeszcze gwoli uzupełnienia: w przypadku akt osobowych znak teczki, czyli akronim komórki i symbol z wykazu ma znaczenie tylko porządkujące ze względu chociażby na kategorię archiwalną, chyba nigdy się go nie używa jako jakiegoś wyróżnika tych akt (ja się w każdym razie z tym nie spotkałem), więc w praktyce znaczenie będzie mieć:
1. przed zarchiwizowaniem - nr z ewidencji pracowników lub nr indeksu studenta,
2. po zarchiwizowaniu - nr pozycji na spisie zdawczo-odbiorczym akt, a powyższe oznaczenia tylko ewentualnie jako pomocnicze.

Jarek

[Anonymous]

Gdzie mogę znaleźć rozporządzenie NDAP z 1996r. odnośnie opisu teczki /koperty/ z aktami osobowymi.
Czy wszystkie akta /również pracowników zwolnionych przed 1996r./ muszą być opisane zgodnie z tym rozporządzeniem?

[jefka]

U mnie teczki studentw maj tylko numery albumow i zadnych innych numerow. Moje archiwum jednak tylko teczki studentow ma calkowicie wydzielone. Nie ewidencje sie ich z innymi teczkami.