Przechowywanie i konserwacja akt - zniszczone akta kat. A

[Ania]

Dzień dobry,
Od niedawna powierzono mi opiekę nad archiwum zakładowym w urzędzie gminy i mam przygotować min. spisy akt kat A do przekazania do archiwum państwowego. Niestety kilka teczek jest kompletnie zniszczonych (chyba pogryzionych przez jakieś owady) a wczesniej chyba były nawet zalane wodą. Praktycznie nie ma możliwości żadnego korzystania z nich. jednak na spisie figurują jako sprawozdania i teraz archiwum państowe chce je przejąć. Co w przypadku takich akt, z których nie da się już zupełnie nic wyczytać i chyba żadne zabiegi nie pozwolą na odzyskanie ich treści. Co powinniśmy zrobić, żeby archiwum nie miało żadnych zastrzeżeń?
Z góry dziękuję za odpowiedź.

[Bogusław Kleszczyński]

Zasadniczą kwestią jest to od kiedy akta znajduja się w tym stanie, czy AP wiedziało o tym, że istnieje taka sytuacja - czy zauwazyli to podczas kontroli i czy wydano w zwiazku z tym jakies zalecenia pokontrolne?

Duzo zależy od tego które to AP i jakie ma środki do konserwacji materiałów archiwalnych a wreszcie od wartości rzeczonych akt. Widziałm juz akta które zostały odratowane z niemal całkowitego spopielenia i choć można z nich wyczytać może z 10% treści ale jednak zostały poddane konserwacji i sa przechowywane.

Najlepiej sprawdzić protokoły dawnych kontroli w AZ a później niezwłocznie zawiadomic AP. Pod żadnym pozorem prosze NIE BRAKOWAĆ NA WŁASNĄ RĘKĘ!! Decyzje o ewentualnym wybrakowaniu moze podjąc tylko AP.

Pozdrawiam gorąco i życzę powodzenia

[mł.pom.magazyniera]

Można zwrócić sie do archiwum także z prośbą o ekspertyzę i wydanie opini co zrobić z tymi aktami. Tak będzie najlepiej i najbezpieczniej.

[sirsilis]

(...)Widziałm juz akta które zostały odratowane z niemal całkowitego spopielenia i choć można z nich wyczytać może z 10% treści ale jednak zostały poddane konserwacji i sa przechowywane.

(...)

czy jest sens ratowania bardzo zniszczonych akt?? Odratowanie takich akt jest kosztowne w stosunku do poznijeszego przechowywania i ewentualnego korzystania akt

[Bogusław Kleszczyński]

To juz nalezy zostawić do decycji archiwum. Czasem bywa że gra jest warta świeczki - przynajmniej dla mnie była warta bo z aktami o których wspomniałem miałem do czynienie jako uzytkownik. Ponieważ moje badania dotyczyły zagadnień historii i organizacji kancelarii materiał ten w pewnym stopniu odpowiadał moim potrzebom - można było ocenić akta od strony formy, choć z treścią było różnie...

Czasem dobrze jest zdecydować się na konserwacje zabezpieczajacą i nieudostepnianie w nadzieji, ze kiedyś beda środki na pełną konserwację. Oczywiście akta aktom nie równe pod wzgledem wartosci ale to tylko argument za indywidualną oceną.

W odosobnionych przypadkach (pracownicy IPN byc moze powiedzą że nie takich odosobnionych   ) sam fakt i sposób uszkodzenia materiałów archiwalnych jest wiele mówiacy. Tak czy inaczej dyskusja o tym czy warto konserwować, czy też spisac "na straty" moze odbyc się w AP a archiwum zakładowe nie moze samodzielnie podjać decyzji.

Pozdrawiam