Kategoria archiwalna - książki inwentarzowe działów

[friki]

Witam,

O ile wiem, przepisy mówią, że książki inwentarzowe należy przechowywać 5 lat.

Zaznaczam, że nie chodzi o księgi inwentarzowe biblioteki, gdzie są przychody i rozchody książek. Chodzi o książki inwentarzowe poszczególnych działów instytucji, w których odnotowuje się przychód i rozchód rozmaitych dóbr np. mebli, sprzętu biurowego, komputerowego, narzędzi, maszyn i urządzeń itp.

Pytanie zaś brzmi - od którego momentu powinno naliczać się te 5 lat? Od ostatniego wpisu w książce? Od kasacji wszystkich materiałów wpisanych do książki? Od założenia nowej książki dla działu?

MAm sytuację tego typu: książki często zaczynające się od lat 60tych 70tych i często kończące się na latach 70tych tj. ostatnie zapisy w tych książkach pochodzą z lat 70tych, ale są też zapisy z lat 90tych. W każdym razie książki te nie są już używane i podobno stan posiadania działów obrazuje elektroniczna ewidencja / inwentarze/. Zatem moje pytanie - jak wcześniej - czy 5 lat liczyć od ostatnich wpisów w tych książkach czy też uznać je za wciąż ważne, chociaż większość z wpisanych tam rzeczy zapewne nie istnieje od dawna, a te co istnieją widnieją w systemie elektronicznym?


Dziękuję

[Rovan]

Ogólna zasada jest taka, że okres prezchowywania liczymy od zamknięcia dokumentacji, a więc w przypadku książki inwentarzowej od zdjęcia ze stanu ostatniej widniejącej w niej pozycji.
Jeśli jednak wspomniana książka nie jest już użytkowana, zaś widniejące w niej pozycje (te wciąż aktualne) zostały przeniesione do nowej ewidencji (np. nowej książki, czy ewidencji elektronicznej), taką książkę możemy uznać za zakończoną. Pięcioletni okres przechowywania liczymy od 1 stycznia roku następnego po ostatniej dacie w książce.

Tak przynajmniej ja postępowałem i nie miałem problemów ze zgodą na brakowanie.