Prowadzenie teczek - dokumenty nietworzące akt sprawy (wątpliwości)

[Rovan]

PIT sam w sobie jest dokumentem nietworzącym akt sprawy, gromadzonym w zbiorze deklaracji podatkowych.
Natomiast wydanie duplikatu tej deklaracji na wniosek pracownika jest jak najbardziej sprawą.
Tak samo, jak np. listy płac, czy ewidencja czasu pracy są dokumentacją nietworzącą akt sprawy, ale wstąpienie pracownika z wnioskiem o wydanie mu kopii tych dokumentów wszczyna sprawę.

To, że dany dokument jako taki nie tworzy akt sprawy nie oznacza, że nie może wejść do akt sprawy - np. faktura za wykonanie usługi realizowanej jako zamówienie publiczne będzie częścią akt sprawy tego zamówienia, a jednocześnie dokumentem nietworzącym akt sprawy w zbiorze faktur.

[Forumowicz]

Bardzo dziękuję za wyjaśnienie

[Marta88]

Witam,
Czy wydanie upoważnień wewnętrznych dla pracowników tworzy sprawę?
Jest wniosek, czasami inne dokumenty poprzedzające wydanie upoważnienia dla danego pracownika... Wydaje mi się, że samo upoważnienie jako takie nie tworzy, ale nie wiem jak to traktować...

[Rovan]

Wydanie upoważnienia jest sprawą. Egzemplarz upoważnienia umieszczony w aktach tej sprawy jest częścią akt.
Natomiast jeśli jednostka dodatkowo prowadzi zbiór wszystkich wydanych upoważnień, to egzemplarze upoważnień w takim zbiorze nie tworzą akt sprawy.

[łucja]

Pozwolę sobie odświeżyć wątek. Czy dobrze rozumiem, że w danym roku w jednej komórce organizacyjnej można dla tej samej klasy można zakładać teczki dla dokumentacji tworzącej akta sprawy i dla dokumentacji nietworzącej akt sprawy? Np. dla klasy 0231-Udział w obcych zjazdach, konferencjach seminariach, sympozjach, forach (kat.BE5), zaproszenia na które odpowiedział dyrektor będą dokumentacją tworzącą akta sprawy, a te zaproszenie na które nie odpowiedziano będą dokumentacją nie tworząca akt spraw? Jeśli tak jak odróżnić te teczki? Cz w EZD da się różnicować klasę w której rejestruje się sprawy i gromadzi dokumentację nietworzącą akt spraw?

[EwelinaP]

Można zrobić dwie teczki, np. dla klasy 2600 dot. zaopatrzenia materiałowego. W tej, w której znajdują się niewykorzystane oferty należy w tytule dodać uszczegółowienia w nawiasie kwadratowym informujące o zawartości. Można też w momencie, kiedy pojawi się pierwsza taka oferta, założyć grupę spraw wydzielonych, choć w tym przypadku lepiej brzmi po staremu - podteczkę na te niewykorzystane oferty. System klasy ezd powinien mieć możliwość utworzenia dla danego numeru jrwa teczki dla dokumentów nietworzących akt sprawy.

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź. Nie wiem czy dobrze zrozumiałam, ale jeśli w danej klasie  występuje dokumentacja tworząca i nietworząca akt sprawy to można:
1) założyć w danej klasie dwie teczki na dokumentację np. w klasie 2600 na oferty niewykorzystane (z uszczegółowieniem hasła:oferty niewykorzystane) i oferty wykorzystane (tu chyba jako dokumentacja tworząca akta sprawy;
2) założyć teczkę i podteczkę; pierwsza niewykorzystana oferta w klasie 2600 będzie podstawą zarejestrowania podteczki na niewykorzystane oferty (a wykorzystane rejestrujemy w teczce macierzystej.

Nie wiem jak to przedstawia się w EZD, bo z tego co wiem w EZD zaznacza się klasy dla dokumentacji nietworzącej akt sprawy i wtedy w całej klasie występuje tylko taka dokumentacja (w przypadku  założenia sprawy w danej klasie system EZD blokuje tworzenie dokumentacji nietworzącej akt sprawy. Czyli w EZD możliwe byłoby  tylko utworzenie podteczki na niewykorzystane oferty? Dobrze myślę?

[Barsa]

W EZD dla danego symbolu mogą być i sprawy, i doki nie tworzące sprawy... System sobie z tym radzi

Admin zaznacza klasy dla których występuje też dokumentacja nie tworząca akt sprawy.

[łucja]

 Z podręcznika EZD RP: Jako niestanowiące akt sprawy można zaklasyfikować pisma znajdujące się w module Do obsłużenia i przypisane do kategorii Dokument, Przekazanie lub Kopia.(...) Następnie system wyświetli klasy JRWA wskazane wcześniej przez administratora jako niestanowiące akt sprawy. W celu prawidłowego zaklasyfikowania pisma należy wybrać jedną z nich i kliknąć przycisk Tak.
Użytkownik ma także możliwość wznowienia pisma, które zostało wcześniej zaklasyfikowane jako niestanowiące akt sprawy. W tym celu należy przejść do modułu Spis pism niestanowiących akt sprawy, zaznaczyć pole wyboru przy danym numerze NAS i wybrać z menu kontekstowego opcję Wznów.

Czy dobrze rozumiem, że w EZD RP w klasie wskazanej jako NAS (nietworząca akt sprawy) można wznowić dowolnie wybrane pismo NAS i zarejestrować na spisie spraw jako dokumentację tworzącą sprawy? N

[Barsa]

Pisałem o EZD PUW, bo na nim pracuję i w nim oczywiście, że można wznowić pismo, które wylądowało na spisie akt nie tworzonych sprawy i utworzyć z niego sprawę. Chyba dwa dni temu miałem ze 3 takie przypadki, że musiałem prosić pracowników żeby to zrobili, bo chyba nie mieli co zrobić z dokumentami i powrzucali kilka w nie stanowiące sprawy i dodatkowo do losowych klas

Radzę na testowym sobie "poćwiczyć", choć ja też na produkcji mam zawsze 1-2 koszulki/sprawy, na których sobie coś tam testuję. Tylko trzeba pamiętać, że historia zostaje

[łucja]

Bardzo dziękuję