Prowadzenie teczek - dokumenty nietworzące akt sprawy (wątpliwości)

[Adams]

Co zrobić np. z niezamawianymi przez podmiot ofertami, które nie zostały wykorzystane; na czym polega gromadzenie takich dokumentów - zakłada im się teczkę bez znaku i z pozostałymi rodzajami dokumentów określonych w § 6 instrukcji kancelaryjnej "wrzuca się do jednego worka"? Rejestruje się je?
Proszę praktyków o podzielenie się rozwiązaniami, bo powyższy paragraf budzi wątpliwości.

[Rovan]

Paragraf 6 instrukcji kancelaryjnej jest dość jasno sformuowany i inie powinien budzić wątpliwości. Zgodnie z pkt. 1 dokumentacji nietworzącej akt sprawy nie rejestrujemy (nie nadajemy jej znaku sprawy), poddajemy ją natomiast klasyfikacji i kwalifikacji zgodnie z JRWA. Co za tym idzie nie możemy całości dokumentacji nietworzącej akt spraw wrzucić "do jednego worka" (do jednej teczki). Zakładamy dla tych dokumentów odrębne teczki zgodnie z odpowiednimi klasami JRWA i przechowujemy je przez czas w tymże JRWA określony.

[marcia]

Ja to rozumiem tak samo jak Rovan. Jak ktoś mi zdaje np. listy obecności, to są one pod odpowiednim znakiem i z odpowiednią kategorią archiwalną. Wiadomo, że nie są to żadne sprawy, więc żadna rejestracja czy spis spraw nie są potrzebne, ale teczka musi być ze znakiem

[Jarek]

Chciałem założyć taki wątek i włala, dzięki Adamsowi go mam 
Ja z tą dokumentacją widzę dwa problemy.
Pierwszy jest taki - jak w praktyce robić to przyporządkowanie dokumentacji symbolowi klasyfikacyjnemu. Wg mnie powinno to być zresztą przyporządkowanie znakowi teczki a nie tylko symbolowi, by była jasność która komórka organizacyjna gromadzi dokumentację. Zastanawiam się też w jaki spoósb wiązać konkretny dokument ztym symbolem/znakiem - w EZD jest to niby proste, wystarczy funkcjonalność przywiązywania dokumentu do takiego zbioru, czy też opisywania dokumentu odpowiednią metadaną (tak na marginesie ciekaw jestem kto uznał że znak sprawy nie jest metadaną niezbędną do opisywania dokumentu/przesyłki), ale jak to właściwie robić na papierze? Czy wystarczy że dokument jest w pudle/teczce opisanej symbolem? Czy może powinnismy nanosić go na każdy dokument?

Drugi problem - instrukcja kancelaryjna zawiera katalog rodzajów dokumentacji nietworzącej akt spraw. Zwykliśmy traktować to jako katalog zamknięty, a tymczasem instrukcja umożliwia traktowanie w ten sam sposób innych rodzajów dokumentów.

[Adams]

Paragraf 6 instrukcji kancelaryjnej jest dość jasno sformuowany i inie powinien budzić wątpliwości. Zgodnie z pkt. 1 dokumentacji nietworzącej akt sprawy nie rejestrujemy (nie nadajemy jej znaku sprawy), ...

Czy na pewno rejestrowanie pisma jest równoznaczne z nadawaniem znaku sprawy? Wg mnie pismo może zostać zarejestrowane, ba nawet zadekretowane, ale nawet wtedy nie musi tworzyć sprawę. Proszę mnie poprawić jeśli się mylę. Rozkminiam ten wątek, ponieważ wpłynął do mnie e-mailem wniosek o udostępnienie informacji publicznej z między innymi takie oto pytaniem:

1. Wnosimy o udzielenie infomacji publicznej w przedmiocie: W jaki sposób rejestrowane są i archiwizowane oferty, które z punktu widzenia wydatków publicznych, mogą przyczynić się do optymalizacji kosztów publicznych.
2. Na przykładzie, konkretnego, załączonego dokumentu wnosimy o poinformowanie wnioskodawcy jak został zarejestrowny niniejszy dokument, jaki jest tryb jego dekretacji i archiwizacji, jaki znak przyznano sprawie, etc? - (dokumentacja nie tworząca akt spaw) - Stosownie do regulacji określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.)

Stąd założony przeze mnie wątek.

[EwelinaP]

Ha! Szukałam, szukałam i znalazłam! Mianowicie notatki ze szkolenia przeprowadzonego przez Panią z NDAP  Odnośnie dokumentacji nie tworzącej akt sprawy - nie ma ona znaku (ale ma kategorię archiwalną). Czyli generalnie nie nanosimy znaku sprawy na dokumentację, ale musimy dokonać odpowiedniej kwalifikacji i klasyfikacji archiwlanej.
Dokumentacja nie towrząca akt sprawy, czyli np. życzenia, oferty, zaproszenia, jeśli pozostają bez odzewu, czyli nie rozpoczynają sprawy, nie są rejestrowane - tak dokładnie mam zanotowane. Ale w przypadku poruszonym powyżej, to mam poważne wątpliwości, jak zarejestrować tą sprawę... Generalnie, jeśli korzystalibyśmy z danej oferty, to powinniśmy ją zarejestrować pod 2600 (w starostwach), jako źródła zaopatrzenia (zamówienia wysłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa). Ale co, kiedy nie korzystamy z ofert? Odkładać je do teczki i potem zarchiwizować? Ale po co? I pod jakim numerem? Czy to też traktować jako korespondencję handlową? Przecież takich ofert przychodzi do urzędów cała masa, głównie na maila... Mam nadzieję, że ktoś mądrzejszy się tu jeszcze wypowie 

[marcia]

A może by tak zrobić: jak nie wiemy, pod jaki symbol podpiąć coś o kat. Bc, to może założyć np. teczkę "Inne dokumenty kat. Bc" Zawsze przed brakowaniem ktoś z archiwum państwowego może przyjść na ekspertyzę

[Rovan]

Czy na pewno rejestrowanie pisma jest równoznaczne z nadawaniem znaku sprawy? Wg mnie pismo może zostać zarejestrowane, ba nawet zadekretowane, ale nawet wtedy nie musi tworzyć sprawę.

Zawsze pozostaje rejestr przesyłek wpływających (par. 10, pkt. 1 i par. 40, pkt. 1 i 3 instrukcji kancelaryjnej).
Każda przesyłka przychodząca do danego podmiotu musi być zarejestrowana w kancelarii/sekretariacie oraz zadekretowana na konkretną komórkę/pracownika. Dopiero osoba do której trafi przesyłka określa czy stanowi ona dokumentacje tworzącą akta sprawy i (ewentualnie) rejestruje sprawę.

Tak więc w przypadku ofert niewykorzystanych, które z definicji stanowią dokumentację nie tworzącą akt sprawy, można powołać się jedynie na numer z rejestru przesyłek wpoywających.
Proces klasyfikacji i kwalifikacji (a co za tym idzie przachowywanie) tych dokumentów jest analogiczny jak w przypadku akt spraw (o czm wspominałem wcześniej i ja i EwelinaP).

[Adams]

Chyba w końcu załapałem. Mieliśmy na myśli dwa różne etapy rejestru 1) na poziomie kancelarii, 2) na poziomie merytorycznego pracownika.  Czyli podsumowując: Wpływa oferta, kancelaria rejestruje, szef dekretuje, merytoryczny pracownik przyjmuje po czym stwierdza, że dana oferta stanowi dokument nietworzący akt sprawy. Przyjmijmy, że jest to oferta szkoleniowa, szuka sobie hasła w JRWA (szukanie wiatru w polu - nie znajduje, co wtedy robić?), powiedzmy, że znalazł klasę (2600 ? nie pasuje, ale nieważne). Zakłada teczkę z tym symbolem i przypisaną mu kategorią archiwalną i ... wpina do niej ofertę nie nanosząc na ofercie niczego (żadnych symboli, znaków). Zgadza się?

[Rovan]

Zgadza się Kancelaria rejestrując przesyłkę umieszcza na niej identyfikator (EZD) lub pieczęć wpływu (system tradycyjny) i to powinno wystarczyć.

[EwelinaP]

A co z ofertami przychodzącymi na maila. I to maila, dajmy na to konkretnego pracowanika?

[Adams]

Co do powyższego pytania chciałem zauważyć, że w rozporządzeniu użyte jest określenie "spam", którego nie znalazłem w definicji legalnej owego rozporządzenia, a które odnosi się tylko do wiadomości elektronicznych. Wg wikipedii spam to ? niechciane lub niepotrzebne wiadomości elektroniczne. Najbardziej rozpowszechniony jest spam za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz w Usenecie. Część użytkowników doświadcza także spamu w komunikatorach (np. ICQ czy Gadu-Gadu). Zwykle (choć nie zawsze) jest wysyłany masowo.
Istotą spamu jest rozsyłanie dużej ilości informacji o jednakowej treści do nieznanych sobie osób. Nie ma znaczenia, jaka jest treść tych wiadomości. Aby określić wiadomość mianem spamu, musi ona spełnić trzy następujące warunki jednocześnie:
    Treść wiadomości jest niezależna od tożsamości odbiorcy.
    Odbiorca nie wyraził uprzedniej, zamierzonej zgody na otrzymanie tej wiadomości.
    Treść wiadomości daje podstawę do przypuszczeń, iż nadawca wskutek jej wysłania może odnieść zyski nieproporcjonalne w stosunku do korzyści odbiorcy.
Zastanawia mnie dlaczego nie ma możłiwości potraktowania jako spam ofert papierowych spełniających 3 powyższe warunki...

[Jarek]

Logicznie rzecz biorąc nie powinno być różnicy między spamem papierowym a elektronicznym, obydwa są równie uciążliwe dla punktów kancelaryjnych. Ale niestety doświadczenie uczy że zarówno nasze normatywy, jak i archiwistyka jako ponoć dziedzina nauki, bywają niekiedy odległe od logiki.

Chciałbym wrócić jednak do przywołanego wcześniej przez siebie problemu - instrukcja kancelaryjna zawiera katalog rodzajów dokumentacji nietworzącej akt spraw, traktowane przez nas jako katalog zamknięty, a tymczasem instrukcja umożliwia traktowanie w ten sam sposób innych rodzajów dokumentów. Tak sobie myślę, że po bożemu to powinno wyglądać tak, że to jrwa wskazuje nam te klasy dokumentacji w ramach których nie tworzymy akt spraw (póki co mamy zaś taką mało logiczną sytuację w której instrukcja kancelaryjna przywołuje takie rodzaje dokumentacji dla których nie ma klas w jrwa). Druga opcja to pełna dowolność w wyborze które teczki rzeczowe prowadzić jako akta spraw a które jako dokumentację nietworzącą akt spraw

[Kinia]

Powiedzcie mi czy dokumentacja związana z zfśs to dokumentacja tworząca akta spraw czy nie? Czy tylko można ja zakwalifikować do klasy z jrwa? Bo mam problem z tą dokumentacją jak tworzyć sprawy.

[Forumowicz]

Ja mam pytanie o PITy - czy jeśli klient prosi o wydanie duplikatu PITu rejestrujemy to jako sprawę? Z jednej strony jest to dokumentacja księgowa, więc znajduje się w katalogu wymienionym w instrukcji kancelaryjnej, ale jeśli klient złożył pisemne podanie to wydaje mi się, że jednak jest to sprawa...Jak Państwo traktujecie PITy?