Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism

[muniekdm]

Zerknij w Wasz Regulamin Organizacyjny, jakie macie komórki i wówczas należy określić wg komórek ich symbole- jako załącznik do RO lub odrębnym aktem normatywnym (zarządzeniem itp.)
Tam też będzie określony zakres zadań komórek- jeśli ZFŚS wchodzi w kompetencje Oddziału Administracji- dostanie symbol tejże komórki.
[/quote]

Gdyby jeszcze był ten Regulamin Organizacyjny ZFŚS  jest osobnym tworem. Tak się porobiło gdy IK tworzą dyrektorzy Mam tylko dylemat czy przyjmować teczki z wydziałów, gdy w znaku sprawy symbol komórki organizacyjnej będzie błędny.

[archiwonka]

Mam pytanie dotyczące pism wewnętrznych np. zaopatrzenia w meble. U nas wygląda to tak:piszemy pismo w 2 egzemplarzach,idziemy z nim do Dyrektora, który wyraża zgodę. Egzemplarz zostawiam dla siebie drugi zanoszę  do działu zamówień. I teraz zamówienia są komórką merytoryczną- odpowiedzialna za załatwienie sprawy,jednak w naszym zakładzie nie praktykuje się pisania odpowiedzi na pisma wewnetrzne-zamówienia kupują i dostarczają.Czyli albo mają dokumentację nietworzaca akt sprawy jeśli mają same wnioski o zaopatrzenie albo dokumentację tworząca akta spraw jeśli w danej kwestii prowadzą jakas korespondencję z firmami mającymi wykonać to zamówienie,Tak?A jak komórka organizacyjna,która wszczęła sprawę  ma oznaczać takiego rodzaju pisma?Symbol swojej komórki organizacyjnej i hasło dotyczące zaopatrzenia?

[MarcinP]

A zatem komórką merytoryczną do zakupu mebli jest ta druga komórka, a nie Wasza. W Waszej wniosek o zakup mebli będzie mieć najwyżej kat. Bc. Szkoda papieru na kat. Bc i najlepiej sporządzić wniosek w jednym egzemplarzu.

[archiwonka]

Dokładnie tak myślałam,tylko dopóki nie dostanę " tych mebli "to wolałabym mieć to pismo? Czyli żeby mi nie zasmiecali składnicy mogę spokojnie powiedzieć ze dokumentacje tego typu zamiast porządkować wrzucić do niszczareczki, zgadza się?

[Jarek]

Ale komu chcesz tak powiedzieć? Co ma trafić do niszczarki? Jedyny zbędny egzemplarz pisma to Twój.

[archiwonka]

Ale komu chcesz tak powiedzieć? Co ma trafić do niszczarki? Jedyny zbędny egzemplarz pisma to Twój.

Miałam na myśli inne komórki organizacyjne, które ten drugi egzemplarz przechowują,a potem chcą zdawać  mi tego rodzaju dokumentację  do składnicy.Nie miałam na myśli komórki  merytorycznej,której zadaniem jest załatwienie sprawy...

[PatMaj]

a nie powinno być tak, że owszem komórka niemerytoryczna rejestruje takie pisma, ale zachowując ją u siebie jako kategorię Bc? Następnie w momencie brakowania z archiwum zakładowego, archiwista dopisuje dokumentację Bc do spisu dokumentacji przeznaczonej na brakowanie (wprost z komórek, bez przekazywania do a.z.)?

[MarcinP]

Zasadą jest przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego - zarówno: kat. B, Bc oraz kat. A. U mnie wygląda to w ten sposób, że wszystko jest przekazywane do archiwum, a kat. Bc. jest brakowana tak jak pozostała, a więc po uzyskaniu zgody wydanej przez właściwe archiwum państwowe. Nie wolno niszczyć kat. Bc bez zgody archiwum państwowego.
Należy zmierzać do tego, aby nie wytwarzać zbędnej kat. Bc. Mniej papieru, mniej problemu

[archiwonka]

Rozumiem,ze jeśli 5 instrukcji, procedur straciło ważność,wtedy te instrukcje z 20 komórek organizacyjnych otrzymujecie z kat Bc i brakujecie, a tylko z komórki merytorycznej przechowujecie przez 25 lat...Jesli coś nie wpływa do składnicy akt, to przecież nie napiszę  wniosku do  AP o brakowanie,jeśli nie mam tego w posiadaniu...

[muniekdm]

Należy dążyć, aby każda dokumentacja trafiała do składnicy czy archiwum. Ja ostatnio stosuję u siebie taki zabieg, iż komórka organizacyjna przekazuje dokumentację kat BC, a ja przy najbliższej okazji wciągam tę dokumentację na spis brakowania. Nie ma sensu trzymać kopii, zwłaszcza, że w archiwum miejsca brak.

[Śpioszek]

Należy dążyć, aby każda dokumentacja trafiała do składnicy czy archiwum. Ja ostatnio stosuję u siebie taki zabieg, iż komórka organizacyjna przekazuje dokumentację kat BC, a ja przy najbliższej okazji wciągam tę dokumentację na spis brakowania. Nie ma sensu trzymać kopii, zwłaszcza, że w archiwum miejsca brak.

I tak i nie- jeśli mamy dokumentację kategorii Bc, która pojawia nam się w jrwa, a w momencie potencjalnego przekazywania do az nie ma już wartości bieżącej- to jaki jest sens wciągać ją na stan az...? Można, tylko pytanie po co... nie dokładajmy sobie pracy i nie zaśmiecajmy ewidencji archiwum...
Skoro dopuszcza się brakowanie bc z poziomu stanowiska, to korzystajmy z tego. Wówczas brakujemy ww. dokumentację z poziomu komórki organizacyjnej- oczywiście w porozumieniu z archiwistą zakładowym i za zgodą ap. 

Pozostała Bc, którą sobie wytworzymy, a której nie ma w jrwa, i jest powstanie nie wynika z wewnętrznych procedur, instrukcji- jest zwykłym śmieciem
To, że ktoś sobie skserował np. komplet zarządzeń i trzyma je na stanowisku, nie oznacza że w momencie ich dezaktualizacji musi występować do ap o zgodę aby je wyrzucić. Nie dajmy się zwariować...

[archiwonka]

Pozostała Bc, którą sobie wytworzymy, a której nie ma w jrwa, i jest powstanie nie wynika z wewnętrznych procedur, instrukcji- jest zwykłym śmieciem
To, że ktoś sobie skserował np. komplet zarządzeń i trzyma je na stanowisku, nie oznacza że w momencie ich dezaktualizacji musi występować do ap o zgodę aby je wyrzucić. Nie dajmy się zwariować...

Nie wiem jak jest w Waszych jrwa, ale  w moim mam tylko kategorię  archiwalna dla komórki merytorycznej...

[Jarek]

Bo zapisy o Bc umieszcza się teraz tylko w instrukcji kancelaryjnej. Jeśli tworzysz sprawę, czy odkładasz do teczki która ma symbol z jrwa to wówczas traktujesz jako Bc archiwizowane.

[archiwonka]

Gorzej jeśli takiego zapisu w instrukcji nie ma...
Nasunęło mi się inne pytanie-często w uwagach dotyczących jrwa są  zawarte takie informacje np. umowy,relacje ze współpracy, merytoryczna korespondencja, pozostałe akta kat. B5-co zrobić jeśli w danej komórce jest dokumentacja dotycząca kat.B25 i B5?

[Śpioszek]

Gorzej jeśli takiego zapisu w instrukcji nie ma...
Nasunęło mi się inne pytanie-często w uwagach dotyczących jrwa są  zawarte takie informacje np. umowy,relacje ze współpracy, merytoryczna korespondencja, pozostałe akta kat. B5-co zrobić jeśli w danej komórce jest dokumentacja dotycząca kat.B25 i B5?

Rozumiem, że chodzi o to jeśli w danej teczce jest dokumentacja B5 i B25 razem?
Kwalifikacja teczki pozostaje przy kategorii wyższej, kat. B5 można wyautować podczas porządkowania teczki. A na przyszłość przeszkolić komórki żeby nie łączyły kategorii niskiego okresu przechowywania z wyższą