Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism

[muniekdm]

To jest sąd.  Tutaj wszystko rządzi się swoimi prawami. Jeszcze dużo potrzeba, aby zmienić nawyki i nauczyć pracowników w wydziałach właściwego postępowania z dokumentacją. 

[MarcinP]

Sąd sądem, ale sprawiedliwość musi być po naszej stronie 

[muniekdm]

Chciałbym trochę wrócić do dziennika. Komórka organizacyjna rejestruje pisma w stworzonym przez siebie zeszycie, który dla nich spełnia rolę dziennika. Według przepisów jaki dziennik powinna stosować komórka, ten z aneksu 3 czy z aneksu 17 z podręcznika Pustuły.
Kiedyś wydziały stosowały ten rozbudowany i nazywało się to dziennik prezydialny ogólny, więc chyba tak powinno być dalej sloro już chcą rejestrować pisma w dzienniku.

[muniekdm]

Już tutaj pisałem, że w wydziałach źle postępują z dokumentacją. Teraz przyszły zalecenia pokontrolne, aby sosować IK i RWA. Co teraz zrobić? Wymagać, aby wydziały poprawiły dokumentację, tzn. zarejestrowały sprawy w spisach spraw i nadały znak zgodny z RWA. Czy tylko podzielić zgodnie z RWA i nadać symbol na teczkę. Jeśli teraz wydziały będą musiały nagle tę całą dokumentację uporządkować i rejestrować to spodziewam się licznych protestów.

[muniekdm]

Od pewnego czasu zdarza się w mojej instytucji, iż prezes i dyrektor wydają wspólne zarządzenie. W RWA jest osobny symbol dla zarządzeń prezesa i osobny dla zarządzeń. Jaki zatem będzie znak sprawy, gdy zarządzenie jest wspólne?

[EwelinaP]

Wydaje mi się, że zarówno jedne, jak i drugie mają kategorię A, więc chyba nie ma znaczenia, który numer będzie nadany. Trzeba tylko pamiętać o konsekwencji i w rozwinięciu tytułu podać, że są to zarządzenia wspólne. Jeśli jednak kategoria archiwalna jest różna dla tych numerów, to oczywiście wybrałabym numer z wyższą kategorią.

[metricisRegninotarii]

Hmm ale jakie to właściwe wspólne zarządzenia? Przeceż dyrektor i Prezes mają różny zakres obowiązków

[muniekdm]

Niby tak, ale ostatnio zdarza sie, że wydają wspólne zarządzenie np. dotyczące pracy jednostki. Ostatnie takie zarządzenie dotyczy ustanowienia dnia wolnego i dnia, w którym ten wolny dzień bedzie odpracowywany.
Dla wyjaśnienia to u  nas w sądzie zarządzenia prezesa mają kat. A, natomiast  dyrektora (wcześniej kierownika finansowego) mają kat. BE-25.

[Pawel]

Jeśli chodzi o zarządzenia wspólne to nie problem bo pewnie i tak są tworzone w dwóch egzemplarzach i przechowywane i u Prezesa i u Dyrektora. Natomiast te nieszczęsne Ldz-ty to nic innego jak teczka o nazwie "korespondencja" i wystarczy im tylko jedno hasło z wykazu, u mnie jest to symbol komórki, nr z rwa, kolejny nr sprawy łamany przez rok. Zostało wprowadzone to Zarządzeniem Prezesa po zaleceniach pokontrolnych. Wszyscy kierownicy wydziałów zostali poinformowania i Ldz-ty się skończyły.
Chciałem jeszcze zapytać czy macie w sądzie uzgodnione i zatwierdzone przez Archiwa Państwowe jrwa oraz IK?

[muniekdm]

Uważam, że właśnie jest problem.  Zarządzenia te mogą być w dwóch miejscach (U Prezesa i Dyrektora), tylko teczka zarządzenia prezesa posiada inny symbol a zarządzenia dyrektora inny, więc jak mogłyby zarządzenia o symbolu 011 (prezesa) znaleźć się także w tecze zarządzeń dyrektora z symbolem 012.
W moim sądzie jest zatwierdzona w 2006 roku instrukcja i RWA z 2010r.

[Pawel]

Mamy o tyle lepiej, że zarządzenia Prezesa są jedną klasą, Dyrektora inną a wspólne jeszcze pod inną dlatego u nas nie ma problemu, a pytałem o to czy ktoś ma zatwierdzoną IK w Sądzie przez AP bo ewentualnie poprosiłbym o podesłanie jej do wglądu, teraz jesteśmy w trakcie nanoszenia poprawek na poprzednią przed odesłaniem do AP w celu zatwierdzenia.

[muniekdm]

Takie ma zagadnienie dotyczące znaku sprawy. W moim sądzie w IK został określony symbol komórki jedynie dla oddziału administracyjnego i księgowości. Co zrobić z pozostałymi komórkami, które prowadzą dokumentację. Niektórzy w wydziałach wpisują symbol A (Oddział Administracyjny). Także Komisja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych posługuję się tym symbolem. Dostanę teczki z Administracji i ZFŚŚ z takim samym znakiem sprawy Co zrobić poza tym, że trzeba zmienić IK?

[PatMaj]

Bardzo dziwne, żeby oddziały nie miały swojego skrótu, albo chociażby nazwy... Jakoś te komórki trzeba identyfikować. Nie miałam styczności z sądami, ale chociażby Oddział Spraw Cywilnych mógłby mieć skrót OC

[Śpioszek]

Takie ma zagadnienie dotyczące znaku sprawy. W moim sądzie w IK został określony symbol komórki jedynie dla oddziału administracyjnego i księgowości. Co zrobić z pozostałymi komórkami, które prowadzą dokumentację. Niektórzy w wydziałach wpisują symbol A (Oddział Administracyjny). Także Komisja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych posługuję się tym symbolem. Dostanę teczki z Administracji i ZFŚŚ z takim samym znakiem sprawy Co zrobić poza tym, że trzeba zmienić IK?

Zerknij w Wasz Regulamin Organizacyjny, jakie macie komórki i wówczas należy określić wg komórek ich symbole- jako załącznik do RO lub odrębnym aktem normatywnym (zarządzeniem itp.)
Tam też będzie określony zakres zadań komórek- jeśli ZFŚS wchodzi w kompetencje Oddziału Administracji- dostanie symbol tejże komórki.

[archiwonka]

Nie wiem jak to wyglada w sądach,ale administracja to dosyć szerokie pojecie, a dokumentacja dotycząca ZFŚS może wchodzić w kompetencje księgowości i kadr.Na pismach które otrzymuję  z sadow,jest zazwyczaj znak sprawy, na który składa się  symbol komorki=w tym wypadku oznaczenie wydzialu. W AP, które zatwierdzalo nasze normatywy,uznano ze instrukcja kancelaryjna nie powinna zawierać symboli organizacyjnych.