spisy zdawczo odbiorcze

[Kinia]

Witam, po raz pierwszy robię spisy zdawczo odbiorcze, wiem że wypełnia się go komputerowo ale czy nr spisu, rubrykę 7 i 8 wypełnia archiwista odręcznie? I jeszcze jedno pytanie czy nie jest wymagane dodanie na końcu spisu: Spis zakończono na pozycji .... co stanowi....tomów? Bardzo proszę o odpowiedź

[Dory]

Mozesz nadac numer spisu w elektronicznej wersji spisu, jesli go znasz, nic nie stoi na przeszkodzie. Mozesz tez podac odrecznie. To nie ma znaczenia, wazne, zeby byl ten numer. Jesli obowiazuja u Ciebie papierowe srodki ewidencyjne, podajesz dane w kolumnie 7 i 8 rowniez odrecznie. Gdybys chciala podawac i elektronicznie, i na papierze, wykonywalabys te sama czynnosc podwojnie.
Co do drugiego pytania - chyba mylisz spis zdawczo-odbiorczy ze spisem spraw?
Przepraszam za brak polskich znakow (pisze z telefonu).

[EwelinaP]

Dobrą praktyką jest ścisła współpraca z archiwistą w zakresie wypełniania spisów zdawczo-odbiorczych. W momencie przekazywania dokumentów, albo tuż przed, ważne żeby przed wydrukiem, archiwista podaje zarówno nr spisu, jak i miejsce przechowywania (oznaczenie magazynu), regały i półki, w zależności od rozmiaru spisu można także podać od razu lub wpisać później ręcznie. To kwestia estetyczna bardziej niż merytoryczna.
W ogóle drukowanie spisu w 3(4) egzemplarzach dopiero po sprawdzeniu przez archiwistę pozwala na usunięcie ewentualnych błędów i oszczędność papieru. Pół biedy, kiedy spis ma dwie strony. Gorzej, jak 50...
Podsumowaniem spisu zd-odb. jest podanie ilości metrów bieżących. Ja dodatkowo sumuję w arkuszu kalkulacyjnym liczbę tomów. To wszystko.

[KEwelina]

Witam, po raz pierwszy robię spisy zdawczo odbiorcze, wiem że wypełnia się go komputerowo ale czy nr spisu, rubrykę 7 i 8 wypełnia archiwista odręcznie? I jeszcze jedno pytanie czy nie jest wymagane dodanie na końcu spisu: Spis zakończono na pozycji .... co stanowi....tomów? Bardzo proszę o odpowiedź

Ja zawsze proszę pracowników przed przekazaniem dokumentacji o wersję elektroniczną spisów celem ich sprawdzenia. Zaznaczam im w kolorze jeśli ewentualnie coś jest tam do poprawy. Jeśli jest wszystko ok uzupełniam na komputerze numer spisu. Resztę uzupełniam już ręcznie ołówkiem.

[archug]

Tak samo postępuje, zanim wydrukują na czysto (a u mnie robię to ja ), proszę o przesłanie na maila w celu sprawdzenia i ewentualnych poprawek. Twórczość pracowników w spisach czasami, aż wprawia w zawrót głowy

[archiwistka90]

Odnośnie drugiego pytania - u mnie na spisach znajduje się taka adnotacja, ułatwia mi to potem wpisanie danych w wykaz spisów

[Forumowicz]

Mam pytanie odnośnie przyjmowania dokumentacji z komórki organizacyjnej. Sprawdzam dokumentację (jeszcze nie podpisałam spisów zdawczo-odbiorczych) i w części opisów brakuje różnych elementów, np. kategorii archiwalnej, lub daty skrajne są źle określone. Czy jeśli poprawiam te elementy, nanoszę poprawki również na spisy zdawczo-odbiorcze? I jeśli tak to czy na wszystkie spisy? I czy na spisach też stosuję nawiasy kwadratowe?

[Dory]

Mam pytanie odnośnie przyjmowania dokumentacji z komórki organizacyjnej. Sprawdzam dokumentację (jeszcze nie podpisałam spisów zdawczo-odbiorczych) i w części opisów brakuje różnych elementów, np. kategorii archiwalnej, lub daty skrajne są źle określone. Czy jeśli poprawiam te elementy, nanoszę poprawki również na spisy zdawczo-odbiorcze? I jeśli tak to czy na wszystkie spisy? I czy na spisach też stosuję nawiasy kwadratowe?

Chwila, rozumiem, że komórka przygotowuje opisy i spisy zdawczo-odbiorcze, zatem dlaczego Ty masz poprawiać? To, co jest w opisie, powinno znaleźć się na spisach zd.-odb. Czyli jeśli są błędy, należy poprawić i w opisach, i na wszystkich spisach zd.-odb. Ty tylko weryfikujesz, poprawia pracownik przekazujący dokumentację.

[EwelinaP]

Oczywiście zgadzam się z Przedmówcą. Jeśli są jakiekolwiek błędy w opisie, to - zgodnie z instrukcją archiwalną - po prostu odmawiam przyjęcia teczek. Za prawidłowy opis odpowiada pracownik przekazujący akta, a nie archiwista.

[Forumowicz]

Dziękuję za odpowiedzi