Prowadzenie teczek - co robić z pismami do wiadomości i błędnie skierowanymi?

[muniekdm]

No właśnie MarcinieP. W ogóle mam takie wrażenie, że pracownikom się wydaje, że niektóre dokumenty są ich i mogą sobie z nimi robić co im się podoba. Przecież to tylko jakieś informacje, które ktoś przysłał. Nie wymagają podjęcia żadnych czynności, więc to nic ważnego. Zapoznałem się, przyjąłem do wiadomości, można zniszczyć. Smutne to, ale prawdziwe.

[GAP1]

Panowie, Wasze posty poszły w jakimś dziwacznym kierunku. I jeszcze to straszenie więzieniem. Pozwólcie więc, że postaram się wyjaśnić kilka kwestii. Po pierwsze, istnieją 2 sytuacje: pismo do wiadomości wpływa z zewnątrz lub pismo do wiadomości jest wytwarzane przez daną komórkę organizacyjną wewnątrz urzędu i wpływa do innych komórek. Po drugie, oczywistym jest, że nie wszystkie pisma do wiadomości będą kwalifikowane na BC. Zwłaszcza pisma z zewnątrz. Ale też nie każde tego typu pisma będą szły do teczki. Przecież pisma tego typu mają różną treść - czasami ważną, czasami kompletnie trywialną. Po trzecie, nigdzie nie napisałem, że pisma BC nie przechodzą procedury brakowania zgodnie z przepisami. Oczywiście, przechodzą. Akurat w naszej instytucji dokumentacja kancelaryjno-manipulacyjna jest traktowana bardzo poważnie (moim zdaniem, nawet za bardzo, ale to prywatna opinia).
Reasumując, pismo dotyczące pozwoleń na budowę w oczywisty sposób nie będzie szło na zniszczenie. Ale pisma dotyczące problemów z Internetem lub pocztą elektroniczną, wytwarzane przez komórkę informatyczną (czyli wewnątrz danego urzędu), ważne tylko tego dnia, kiedy zachodzą niniejsze problemy, idą na BC. Moim zdaniem, zbieranie tego typu informacji w teczkach - jest bezsensem. Archiwum wtedy spuchnie tak ...

[muniekdm]

Od kiedy przy przejmowaniu korespondencji pisma dzieli się na te ważne,które trafią do teczki aktowej i te trywialne, które do niej nie trafią?  Uważam, że każde pismo powinno być klasyfikowane zgodnie z RWA. Te mniej ważne, których nie można podciągnąć pod jajiś konkretny symbol z wykazu mogą trafić do teczki jako np. Inna korespondencja i tyle.
Jeśli wszystkie pisma nie będą szły do teczki, to w takim razie gdzie?

[Rovan]

Jedyna sytuacja, w której dokument otrzymany do wiadomości mógłby zostać zakwalifikowanyy do kat. BC to ta gdy dane pismo zostało zadekretowane na kilka komorek org. Komórka wiodąca otrzymała oryginał (który kwalifikuje zgodnie z JRWA), zaś pozostałe komórki dostały kserokopie (BC).

[GAP1]

No cóż, w naszej "resortowej" instytucji obowiązują widocznie inne zasady. Klasyfikacja następuje wg rzeczowego wykazu akt, ale - jak już napisałem - istnieje też podział pism wg treści.
Z drugiej strony, fakt, że wymaga to doświadczonego personelu archiwalnego. Przyznaję, że mniej doświadczony archiwista mógłby w taki sposób pismo ważne przepuścić na protokole brakowania BC.
OK, może i u Was są bardziej rozsądne zasady. W każdym razie nie staram się dogmatycznie trzymać tylko jednego rozwiązania.

[muniekdm]

Generalnie chodzi o to, aby dokument był traktowany zgodnie z obowiązującymi zasadami. Trafił do teczki,  miał jakąś kategorię, nawet może być BC. Tylko, aby archiwista miał nad tym kontrolę. Nie może decydować pracownik jakiejś komórki. Uznaje, że to pismo nie jest ważne i sobie niszczy po zapoznaniu się z nim, bo to było tylko do wiadomości.

[GAP1]

Ale przecież obowiązuje procedura brakowania dokumentacji BC. Jeśli w danej instytucji jest ona stosowana (a faktycznie jest z tym różnie), to przecież archiwum musi dokonać sprawdzenia takich pism. I jeśli coś nie powinno trafić na kategorię BC, to jest wycofywane z protokołu. Taka sytuacja panuje w naszej instytucji, i muszę przyznać, że sporo pism wycofujemy z BC na teczki. Nawet zdarza się czasami kategoria A.

[muniekdm]

Ja się boję, że u mnie pracownicy sami sobie niszczą niektóre pisma. Poza procedurą. To mnie martwi. 

[GAP1]

Wcześniej pracowałem w archiwum pewnej instytucji, gdzie procedura brakowania BC znajdowała się jedynie na papierze. Faktycznie nikt jej nie stosował, nawet archiwum się tym nie przejmowało. I to dopiero był dramat.